業務効率化の目的と進め方｜課題を知れば改善方法がわかる

業務効率を重視すべき理由

業務効率を重視する理由は主に以下の3点です。

• 労働人口の減少
• 労働時間の短縮
• 経費を削減し収益を向上させる

日本は少子高齢化社会で、労働人口は減っていきます。また、ワークライフバランスや働き方改革などで、労働時間を短くしプライベートを充実させる動きが加速しています。限られた労働力と労働時間で企業が収益をアップさせるためには、業務を今まで以上にスムーズに進められるかどうかが課題になります。

テレワークの普及に伴い業務の効率向上がさらに重要に

テレワークによって今まで以上に業務効率の向上が求められるようになりました。理由としては、離れた場所での分業があげられます。
テレワーク時は、従業員各々が異なる場所にて業務を行っているため、データや情報を共有することが難しいです。また、お互いの業務の進捗がわからず、送った資料やデータが重複している可能性もあります。さらに保安上の問題で、会社でしか手に入れることができない資料などがある場合、会社に行くこともあるでしょう。

これからの時代において、テレワークを避けることはできません。なぜなら、人々の価値観・生活様式が変わったためです。このような環境変化に対応し、新たな業務環境を構築することこそ、業務効率化の前提となるでしょう。

業務効率の向上のためには具体的な目標が必要

業務効率を向上させるためには、具体的な目標を立てることがおすすめです。主に次の3つを中心に考えます。

①時間やコストを削減する

業務にかかる時間やコストを削減し、業務効率を向上させる目標を立てると、工数や作業時間時を減らすことができ、人件費の削減にもつながるでしょう。
また、作業フローを見直すことも、業務効率を向上させる1つの方法でしょう。作業フローを見直す分かりやすい例には、ペーパーレスがあげられます。わざわざ紙にしなくても確認ができる情報をデータ化することで、紙代、インク代の節約を図ることができ、作業工数の削減にも貢献できます。

②ミスを減らし無駄をなくす

ミスが起こると、それに対応するためにさらなる人員や時間が必要になる場合があります。ミスが起こる業務オペレーションの見直しや、そもそも無駄な業務をなくすことで、それらの業務に充てていた時間を、収益アップのための業務に入れ替えることもできます。

③社員のモチベーションアップ

業務効率化のためには社員のモチベーションをアップさせることもよい目標です。例えば、「業務効率をアップさせて残業や休日出勤を減らせるようにしよう」という目標を決め、無駄やミスの少ない環境で働くことで従業員の満足度を高く保てるようになります。

また、一部の社員による努力にとどめず、全社で組織的に進められるような工夫するとよいでしょう。

よくある業務効率化の課題

業務効率化を進める際には、次のようなことが課題となる場合があります。

ルールが曖昧

業務やフローに関するルールが曖昧だと、業務効率化は難しいです。例えば、マニュアル化されていないためにベテラン社員しか業務が行えないということが考えられます。
また、社内ルールが曖昧だと、「アクションができない・何度も確認が必要になる」などの問題が起こります。結果的に業務に時間がかかってしまい業務効率の低下につながります。
業務工数に余裕がある社員がいるのに、組織全体の業務が進まない場合は、社内ルールを再度整備することも良いでしょう。

分業体制が明確になっていない

業務内容をタスク化し、優先順位を確認しながらメンバーで分業して業務を進めることで業務効率がアップします。誰がどの業務を行うのか、どの業務から行えば良いのかが明確になっていないと複数人が同じ業務を進めてしまう可能性があり、無駄が大きいです。

また、業務を分業する際には、それぞれの得意分野を把握しているかどうかも重要になります。タスクの管理者は、分業することでより効率的に進められるような方法を見つけることも大切です。

データや情報の共有ができていない

データや情報を共有することで、無駄な業務を省ける可能性があります。作業工程の中で作業が重複している場合があり、データや情報を共有しておけば一方の作業が不要になる例があります。

業務効率化の改善策

業務を効率化する場合は、次のような点を改善すると良いでしょう。

業務を見直し、自動化する

無駄な業務を見つけ出し、省いたり減らしたりすることで業務効率が改善される可能性があります。
業務の見直しにデジタル技術を活用し、自動化できる業務範囲を広げていくことも良いでしょう。慣れるまでは一時的に業務効率が下がったり、新しいシステムの導入時に初期コストがかかったりする場合もありますが、長期的な観点では業務の自動化は効率アップとコスト削減効果が期待できます。

マニュアルやテンプレートを作成する

業務を見直す際に、業務ルールやフローについても確認します。マニュアル化することで、誰でも業務を進められるようになるでしょう。手順やチェックリストがあれば、業務の進行状況を簡単に確認できるようになります。

また、テンプレートを作成して社内のフォーマットを決めることで、書類の作成と確認のための時間を短縮できます。書類を始めから作る手間を省くとともに、必要項目の記載忘れなどのミスを防ぐ効果もあります。

情報を共有し、コミュニケーションの効率を向上する

情報を共有することで、必要な情報をいつでも使えるようにし、業務効率をアップすることができます。適切に情報共有をすることで従業員の間に連帯感が生まれ、コミュニケーションが活性化するでしょう。問題解決やフォローもスムーズに行えるようになるのもメリットです。

業務効率化のカギは「共有・自動化」

業務を効率的に進めるには、データや情報を共有し、可能な業務は自動化することが大切です。社内だけでは対応が難しいので、専用の外部システムの利用をおすすめします。

業務効率化に役立つツール「Bizストレージ ファイルシェア」

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアは、法人向けのファイル転送・オンラインストレージサービスです。Webブラウザーだけで2GBまでの大容量ファイルや機密情報などのやり取りができます。

法人向けということもあり、暗号化通信やファイルの暗号化保存などのセキュリティ機能が整えられています。また、ウイルス検出なども可能で安心して利用できるサービスです。

企業間の業務効率化を図ることができる

Bizストレージ ファイルシェアは、業務効率化のポイントとなるデータや情報の共有に特化したサービスです。

共有フォルダー機能ではアクセス権限を8つの種類に分けて設定可能です。アクセス権を設定に、社内ルールを反映することで、意図しない情報漏れを防ぐ効果もあります。

共有フォルダーでファイルを上書きした際には自動でバックアップが残るので、古いデータを確認やダウンロードすることが可能です。

ファイルの送受信では、送信先相手がファイルにアクセスしたらメールで通知を受け取ることもできます。画面でアクセス履歴を確認することも可能です。共有フォルダー機能ではファイルのアップロード時にメンバーにメールで通知します。頻繁にコミュニケーションを取る必要もありません。社外の取引先にも自動で知らせられます。

まとめ

日本の労働人口の減少やテレワークの普及に伴い、業務効率化は欠かせません。しかし、業務効率化にはルールが曖昧、またはデータや情報の共有ができていないなどが課題になっており、悩みを抱えている企業もあります。マニュアルを作成したり業務を自動化したりと具体的な改善策で業務の効率化を進めましょう。

NTTコミュニケーションズの提供するBizストレージ ファイルシェアは、法人向けのファイル転送・オンラインストレージサービスです。企業間の業務効率化を図るための特徴が多くあります。業務効率化を向上されるための専用システムなので、決められたルールの徹底を通して、ミスなく安全にデータや情報の共有ができるのがポイントです。自社だけでの取り組みでは業務効率向上が難しいと感じている方は導入を検討してみてはどうでしょうか。