メール添付でファイルを送信するときの問題点と解決法

メール送付でファイルを送信する際に起こりうる問題

業務でファイルを共有したいと考えたとき、手軽な方法はメールに添付して送信する方法です。しかし、この方法でのファイル共有には問題が起こる可能性があります。

受信してもらえないことがある

以下のようなことが原因で、ファイルを添付したメールが受信してもらえないこともあります。

• 添付ファイルの容量が大きい
• 添付ファイルのあるメールを受け取れないようにしている
• 受信側のメールボックスの容量が空いていない

受信可能なメール容量に制限をかけている場合、容量の大きなファイルを添付しているとメールを受信してもらえません。そもそも、特定の拡張子のファイルが添付されているメールは受信拒否になっていることもあります。

また、メールボックスには1アカウントで使える容量の制限があり、空き容量がないとメールが届きません。

セキュリティ上の問題や誤送信の可能性がある

圧縮したファイルの中にウイルスが入っていた場合、気づかずにファイルを開いてしまいPCがウイルスに感染してしまう可能性があります。

また、間違った宛先にファイルを送ってしまうと、ファイル内の機密情報などが漏洩してしまうでしょう。一度送ったファイルを取り戻す方法がない点も問題です。

スマートフォンでの受信が難しい

ファイルを添付したメールをスマートフォンやタブレットで受信した場合、ファイルの内容が確認できない可能性があります。とくにZIP形式などの圧縮ファイルは開けずに、出先では内容の確認ができない場合があります。

ファイルを送信する有効な方法

メールでファイルを送信する際に、ファイルサイズが大きい場合はメールの容量制限を超えてしまい送信できないことがあります。メールの送信は、容量を抑えるためにファイルの圧縮や分割、ファイル内の画像の解像度を下げるなどの方法があります。また、手間と時間がかかりますがDVDやUSBメモリーなどの記憶媒体にデータを保存し、郵送することも可能です。

しかし、トラブルなくファイルを送信するなら、ファイル転送・共有サービスの利用をおすすめします。
大容量ファイルを安全に送付する方法について解説！

ファイル転送・共有サービスが向いている理由

ファイル転送・共有サービスをおすすめする理由は、使いやすさと安全性です。配送のように手間や時間をかけず、セキュリティ面も安心できます。

複数のファイルを一括で転送・共有することも可能です。メールで何通にも分けて送ったりする手間もありません。また、受信者側の環境が原因で受信できないというトラブルも低減できます。

ファイル送信問題を解決するならファイル転送・共有サービスがおすすめ

ファイル転送・共有サービスについて詳しく紹介します。

ファイル転送・共有サービスの仕組み

ファイル転送・共有サービスの利用の流れは以下のようになっています。

• 送信側がインターネット上のスペースにファイルをアップロードする
• ファイルダウンロード用のURLが発行されるので、受信側に伝える
• 受信側はURLのページでファイルをダウンロードする

ファイル転送・共有サービスではインターネット上でやりとりが完結するため、取引先に新しいソフトやアプリの導入を依頼する必要がありません。ファイルの受け取り操作もわかりやすく、取引先の負担になりにくい仕組みです。

ファイル転送・共有サービスのメリット

ファイル転送・共有サービスを使うメリットは以下のような点があげられます。

• 大容量ファイルも、そのままで送信可能
• 物理的なメディアの利用より低コストでスピーディー

メールでは送信できない大容量ファイルをそのまま転送・共有できるのはメリットです。送信側がファイルを加工する手間を省くことができます。また、DVDやUSBメモリーを郵送する場合と比べ、インターネット上でファイルをやり取りするため、スピーディーに転送や共有が可能です。メディアの購入費用や郵送コストも不要になります。

ファイル転送・共有サービスの選び方

多くの企業がファイル転送・共有サービスを提供しており、選ぶのが難しいと感じるかもしれません。以下のチェックポイントを参考に自社に合ったサービスを選ぶと良いでしょう。

• セキュリティ
• 転送可能容量や使用可能人数
• 内部統制に関わる機能
• コスト

法人がファイル転送・共有サービスを利用する際にセキュリティ面の確認は欠かせません。情報漏洩などがないよう、通信やファイル保存時に暗号化されているか、不正アクセス対策や多要素認証の有無など、強固なセキュリティのサービスかをチェックします。

また、一度に扱える容量や使用人数を確認します。オプションで扱えるデータ容量を増やせる場合もあるので、今後、扱うデータが増える可能性がある場合はチェックすると良いでしょう。

内部統制に関わる機能としては以下のような例があげられます。

• ログの確認
• アクセス権限
• ファイルの取り扱い期限

ログとは、誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたかが確認できる機能です。アクセス権限とはユーザーごとにファイルのアップロードやダウンロード、削除など操作に制限をかけることができます。また、ファイルのアップロードやダウンロードに期限を設け、ファイルを適切に扱えるようにします。

企業にとって、コストは無視できません。ただし、低コストのものを導入すると、機能が足りずに後でオプションの追加が必要になる場合もあります。自社に必要なものを見極め、コストとのバランスを検討しましょう。

ファイル転送・共有にはBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアの特徴や主な機能を紹介します。

Bizストレージ ファイルシェアの特徴

Bizストレージ ファイルシェアは、Webブラウザーだけで使用できます。専用ソフトやアプリのダウンロードは不要です。また、一度に最大2GBまでのファイルをやりとりができるため、分割の手間もなく、作業効率がアップします。

また、インターネットにつながっているPCなら出張先やリモートワークでのファイル共有も可能で「今すぐ資料を確認したい」という時にも便利です。

ファイルのアップロード操作方法もドラッグ&ドロップするだけと簡単です。

Bizストレージ ファイルシェアの主な機能

Bizストレージ ファイルシェアではファイルの送受信だけでなく、共有フォルダーの利用も可能です。

ファイルの送受信では、上長承認やアクセス通知などの機能があります。上長のチェック後の送信になるため誤送信のトラブルを未然に防げます。また受信側がファイルをダウンロードすると通知を受け取れるので、受信側がファイルをダウンロードしたかどうかわざわざ確認のやりとりをする必要がありません。

共有フォルダーでは、メンバーを限定したファイル共有ができます。アクセス権限は8種類ありメンバーごとに細かく設定できるので機密情報の取り扱いも安心です。誤ってファイルの上書きをしても最大99世代まで自動でバックアップを取れるので、古いバージョンをダウンロードして見比べることもできます。

優れたセキュリティ対応

豊富なセキュリティ機能で利用中のお客さまからは高い評価を得ています。セキュリティ機能の一部を紹介します。

• 上長承認機能
• ウイルスチェック
• パスワードアクセス制限
• アクセス履歴・ダウンロード履歴
• 暗号化通信・ファイルの暗号化保存
• 2要素認証・ログイン制限

ユーザーがファイルを送信する際、上長による送信内容のチェックと承認を入れることで、誤送信するリスクが低減します。

ユーザーがファイルをアップロードまたはダウンロードする際にウイルスチェックをするかどうか設定可能です。より安全にファイルのやりとりができます。また、相手がファイルをダウンロード／アップロードする画面は、パスワードでアクセス制限をかけることができます。限られたメンバーだけがアクセスできるようにすることで、安全性を高められます。

アクセスログは検索やダウンロードも可能です。誰がどのファイルを利用したのか管理できます。

まとめ

業務で必要なファイルをメールに添付して送ると、暗号化の手間がかかったり、誤送信などのセキュリティの問題が発生したりしていました。ビジネスでファイルを共有するのならセキュリティ機能が豊富で大容量ファイルも扱える法人向けファイル転送・共有サービスの利用がおすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアはWebブラウザーだけで一度に最大2GBまでのファイルを送信可能なので、画像が多い資料の送付にも便利です。セキュリティ機能も充実しているので、機密情報も取り扱いたいと考えている企業にもおすすめです。