ファイルを受け渡しする際の注意点・問題点からおすすめ方法まで解説！

ファイル受け渡しとは？

ファイル受け渡しとは、電子データを受け渡しすることを指します。データの内容は以下のようにさまざまです。

• 文書
• 表計算
• 画像
• 動画
• 音楽

これらの受け渡しの方法もさまざまです。

• メール
• インターネット経由、クラウド型サービス
• DVDなどの記憶媒体の郵送や手渡し

一般的に業務で使われているのは、メールです。

ファイル受け渡しのより良い方法や、注意点などを詳しく紹介します。

ファイルを受け渡しする際の注意点

ファイルを受け渡しする際は、以下の2点に注意したほうがいいでしょう。特に、業務メールでのファイル受け渡しでは気をつけたい点です。

ファイルを暗号化する

ファイルを暗号化することで、開封できる人を制限できます。
特に、ファイルに機密情報が含まれる場合は、安全にファイルを受け渡せるように暗号化している企業がほとんどです。

容量が大きいファイルを圧縮する

企業の多くは、メール添付ファイルを10MB程度に制限しているので、容量が大きすぎるファイルは、サーバーに負荷がかかります。送信側と受信側のどちらかのサーバーで容量オーバーが起きるとファイルの不着となるので、圧縮した経験がある人も多いでしょう。

ファイルの圧縮にはZIP形式などを利用します。簡単に圧縮と解凍が可能であるため、最もよく使われている方法の1つです。

メールでのファイル受け渡しは、セキュリティ上の問題も

多くの人が使い慣れた業務メールでのファイル受け渡しは、手軽ですぐに使えるというメリットがあります。しかし、セキュリティ面では問題もあります。

メールでのファイル受け渡しにおけるセキュリティ上の問題点

• パスワードが破られやすい
• ウイルス感染の可能性

メールによるファイルの受け渡し方法ではZIPファイルにパスワードを設定して送信することが多いです。しかし、ZIPファイルのパスワードをどんなに複雑なものにしても、多くの方は、同じ経路であるメールで通知しており、誤送信対策には不十分です。

また、そもそもパスワード付きZIPは、暗号強度が弱いため無料のソフトでも比較的短時間で解析できると言われています。

ZIPファイルの問題点として、ウイルスチェックの問題があります。多くのメールサーバーでは、メールにウイルスなどが添付されていないかを自動的にチェックする機能があります。

しかし、暗号化ZIPファイルとして圧縮されたファイルの内容はチェックできず、ファイルを開いたときにウイルス感染してしまうリスクがあるのです。セキュリティを高めるため、一部の企業ではZIPファイルそのものの受け取りを拒否している場合もあります。

詳しくはこちらの記事に記載しています。
PPAPとは？ピコ太郎じゃない！？今話題の業務メールのセキュリティ問題「PPAP」のことがわかる

ファイル受け渡しにクラウドを活用するメリット

メールでのファイルの受け渡しは手軽に行えますが、クラウドサービスを活用して利便性を向上できます。具体的なメリットを紹介します。

最新バージョンのファイルがわかりやすい

ファイルは一度送信したら終わり、ではありません。状況に応じて修正したり追加したりとファイルの授受を重ね変化していきます。メールで何度もやりとりしていると、最新のバージョンがどれなのかわからなくなってしまいます。

クラウドを活用すると、アップロードの通知を受けることや古いバージョンのファイルを自動でバックアップして一覧表示することが可能です。

最新バージョンを見落とすこともありませんし、古いファイルを見直すこともできます。

共有メンバーがダウンロードしたかどうかのチェックもできるので、最新バージョンの確認ができていないために起きるミスも防ぐことが可能です。

業務の効率化

メールによるファイル受け渡しは、細かな時間ロスが多いです。クラウドを利用することで業務の効率化が見込めます。ロスしている時間とは、具体的に以下のようなものです。

• ZIPファイルの作成・解凍、パスワード発行のための時間
• ファイル付きメールの送受信にかかる時間
• バックアップ作成
• 受け取り確認

1件ずつは数十秒から数分で終わる場合も多いです。しかし、クラウドを利用することで、さらに短時間で済ませられれば、業務効率化のメリットがあります。

また、受け取り確認を別のメールでする場合、相手から返事を得るのに数日かかることもあります。すぐに把握できるようになると、とても便利でしょう。

ファイル受け渡しの無料サービスと有料サービスの違い

ファイル受け渡しサービスには無料のものと有料のものがあります。

無料のものはアカウント登録をすれば、すぐに利用できるものも多く、手軽に利用できるのがメリットです。

有料サービスはコストがかかりますが、その多くがアクセスログ機能を提供しているため、重要な機密情報の管理には欠かせません。さらに、法人利用に適切な機能にも注目です。

有料で使えるようになるサービスの例

• 大容量データも扱える
• セキュリティの充実、暗号化機能
• ファイル整理機能
• ワークフロー機能
• オプションサービスの追加

画像の多く含まれたファイルや動画を受け渡したい場合は、大容量データも扱える有料サービスがおすすめです。

セキュリティの設定は有料サービスの方が充実しています。特に、アクセス権限については詳細に設定できることが多く、ファイルごとに設定することで情報を守ることが可能です。また、アクセスログを確認することで、実際に誰がアクセスしたのか知ることもできます。

業務効率化につながるポイントとしては、ファイルの自動削除機能が挙げられます。
送信済みのファイルを指定期間で自動削除できるサービスは、手間なくディスク容量を効率的に使用できます。また、長期間にわたってクラウドにファイルを保管したくない企業にとってもメリットがあります。

有料サービスでは、任意のオプション機能を用意しているものもあり、自社にあったものを選べば、より業務を効率化できます。

企業間のファイル受け渡しでセキュリティ対策を求めるなら

企業間のファイル受け渡しでは、セキュリティ対策を重視したいところです。NTTコミュニケーションズが提供しているBizストレージ ファイルシェアについて紹介します。

NTTコミュニケーションズが提供する「Bizストレージ ファイルシェア」

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル転送とファイル共有が行える法人向けクラウドサービスです。

一貫したセキュリティ体制を整え、NTTグループとして世界中のCSIRTやセキュリティチームと連携しているのがポイントです。

豊富なセキュリティ機能の一部を紹介します。

• 暗号化通信
• 不正アクセスの検知・遮断
• アクセスログ
• 上長承認

不正アクセスは検知・遮断します。さらに、アクセスログも確認できるので、外部からのアクセスだけでなく、社内の不正なアクセスもチェックできます。また、ファイルの送信前に上長承認機能でダブルチェックを行うことで、誤送信を防ぐことも可能です。

まとめ

ファイル受け渡しは業務メールを使った方法が浸透しています。しかし、セキュリティの問題や業務効率化を図るために、今後はクラウドのサービスを使った方法が主流になるでしょう。

Bizストレージ ファイルシェアは、NTTグループならではのノウハウで安全性と安定性の高いシステムを提供しています。お客さまは特別に意識せずとも、安心安全にファイルの受け渡しを行えるのがメリットです。業務メールでのファイル送受信に不安を感じているのなら「Bizストレージ ファイルシェア」がおすすめです。