ファイル転送の課題！ビジネスでトラブルなく使うための対策方法

ファイル転送とは何？

ファイル転送とは、インターネットなどを経由してコンピューターからほかのコンピューターにファイルを転送することを指します。

メールにファイルを添付して転送をする方法は手軽なこともあり、ビジネスでもよく使われる方法です。しかし、次の章で紹介するような問題や課題もあります。

メールでファイルを転送する際に、起こりうる問題・課題

メールでファイルを転送するには以下のような問題や課題が考えられます。

• 容量不足
• 誤送信
• 圧縮ファイルの確認ができない
• 添付ファイルの閲覧確認ができない
• 情報の流出

それぞれを詳しく解説します。

容量不足

メールサーバーでは、サーバーに負担がかかりすぎないようにするため、受信できる容量を制限していることがあります。メールに添付できるファイル容量はサーバーによって異なりますが、1通あたり10MBまでに制限されていることが多いです。

さらに、メールボックス全体の保存容量が設定されていることも多く、この容量を超えるとメールを受信できなくなってしまいます。

メールをコミュニケーションツールとして使っている場合には業務に支障をきたすこともあるでしょう。

添付ファイルはどんどんと大容量の傾向にあり、今後は容量不足の影響が大きくなることが予想されます。

誤送信

メールアドレスを間違えると添付したファイルも間違った相手に送信してしまいます。また、送信相手は合っていても添付するファイルを選択する際にミスしてしまうこともあるでしょう。どちらの誤送信も情報漏洩につながります。

メールを使ったファイル転送では、ダブルチェック体制が取りにくいのも課題の1つです。メールと連携させる誤送信防止ツールやソフトもありますが、間違いに気づきやすくするシステムなので、ミスをゼロにすることはできません。

圧縮ファイルの確認ができない

大容量ファイルなどはZIPファイル形式などに圧縮して送信することがあります。しかし、圧縮ファイルの転送は次のような場合もあります。

• ファイルが壊れている・文字化けしている
• スマートフォンやタブレットに対応していない

ファイルを解凍できても、ファイルが壊れてしまっていたり、文字化けしていて読めなかったりすることもあります。スマートフォンやタブレットではZIP形式ファイルに対応していないものもあり、内容を確認できません。

添付ファイルの閲覧確認ができない

ファイルの内容を相手が確認したのかどうか、送信側ではわからないのも課題です。別途、メールや電話などで情報共有が必要になります。

情報の流出

メールの盗み見による情報の流出リスクもあります。メールの盗聴方法はIDとパスワードを第三者に知られることで起こる不正アクセスやPCのハッキングなどです。

メールにファイルを添付すると、ファイルの内容も見られ、情報の流出につながる可能性があります。ファイルにパスワードをかけて送る方法もありますが、ファイル送信先と同じメールアドレスにパスワードを送ってしまうと、結局ファイルを開けてしまい効果がありません。

機密情報の入っているファイルをメールで転送することを禁止している企業もあります。

安全・安心にファイル転送をするなら、ファイル転送サービスがおすすめ

安全にファイルを転送するためには次のような機能が必要です。

• 安心して使えるセキュリティ
• 大容量ファイルにも対応できる
• 操作性の良さ
• ファイル転送履歴を管理できる

セキュリティでは通信やファイル保存の暗号化、外部からの攻撃や内部不正を防げることが大切です。操作がしやすいと、操作誤りが起きにいため、業務効率がアップするだけでなく人為的ミスも減るメリットがあります。
ファイル転送サービスなら、これらの機能を備えているのでおすすめです。

何故、ファイル転送サービスが安全・安心なのか

法人向けファイル転送サービスには以下のような機能が備わったサービスがあるので、特に安心してファイルを送ることができます。

強固なセキュリティ対策

法人向けファイル転送サービスは、安全にファイルを転送できるセキュリティ対策をとっていることが多いです。例として、暗号化やダウンロード制限などがあげられます。誤送信や情報漏洩のリスクが下がり、業務に集中できます。

大容量ファイルの送受信や共有機能

大容量ファイルを扱えるので、圧縮作業が不要です。ファイルが壊れるリスクも下がり、安心してファイルを転送できます。

また、共有機能があるサービスでは、ファイルの上書きも可能です。複数人で円滑に作業を進められ業務効率化に貢献できます。

利用履歴が残る

利用履歴が残るため、誰が、いつ、どのファイルを使ったのかが確認できるようになります。必要な人にファイルが届いているのかを確認できたり、不必要な人が不正にファイルにアクセスしていないかのチェックもできるようになります。

システム管理機能がある

システム管理機能を使ってユーザーを管理したり、システムの設定変更やログの確認ができます。容量が足りているのかチェックしたり、ユーザーの登録をしたりして、システムをより効率的に使えるよう管理します。

ビジネスにおけるファイル転送には法人向けサービスがおすすめ

ビジネスでファイル転送サービスを使うのなら、法人向けに提供されているサービスを利用するのがおすすめです。

個人向けと法人向けのサービスの違い

ファイル転送サービスで個人向けと法人向けサービスの違いは以下のようなものがあります。

• セキュリティ面
• 人数や容量の制限
• ログの確認や管理権限の付与

個人向けの無料ファイル転送サービスでは、アカウント登録不要など手軽に使えますが、セキュリティが十分ではないサービスでは過去に情報が漏洩したケースもあります。また、大人数での利用を想定しておらず、転送できるファイルの容量も少ないサービスも多いです。

一方、法人向けサービスでは機密情報の取り扱いなども想定したセキュリティを備えています。また、多要素認証などを使い、パスワードが漏洩した場合でもファイルの情報は守れるような工夫もあります。管理権限の付与でセキュリティをより強固にするとともに、ファイル転送で適切に業務を行えるようにします。

ビジネス向けファイル転送・共有サービスならBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアは、法人向けのファイル転送サービスです。Webブラウザーだけで利用でき、長時間の研修が不要なわかりやすいユーザーインターフェイスがポイントです。

一度に2GBまでのファイルを転送・共有できます。メールのような容量不足に悩むことなくファイルの圧縮作業も必要ありません。

セキュリティ機能が豊富で機密情報も取り扱えるよう、通信や保存ファイルは暗号化されています。また、不正アクセスを検知したら通信を遮断するので、安心です。アクセスログ確認やアクセス権限の管理などもできるので、情報を適切に共有できます。

ファイル転送の課題をクリアし、業務効率化できるのがメリットです。

まとめ

業務で多くのファイルを使うようになり、転送や共有する機会が増えました。その分、セキュリティリスクは高くなり、メールでの転送トラブルに悩む企業も多いです。

法人が安全安心にファイル転送を行うのなら、セキュリティ機能が豊富でシステム管理機能がある法人向けの転送サービスの利用がおすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアでは、お客さまからセキュリティ面で高い評価を受けています。ファイル送受信では、ファイルを送信する宛先を固定したり、上長承認機能も使えるので、誤送信や情報漏洩を防止できます。ファイル共有では、取引先やプロジェクトごとに共有フォルダーを作れるので、必要なメンバーだけでファイルを共有したり、保管できます。システム管理者に負担がかからないよう、一括でユーザー登録したり、サブ管理者を設定する機能もあります。

安全に安心してファイル転送を行いたいと考えている企業はぜひ導入を検討してみてください。