フォルダー整理のメリットとコツ｜オンラインストレージが便利

フォルダーを整理すべき理由

フォルダーを整理すべき理由は、業務効率化につながるためです。業務効率化とは業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ効率的に進められるように改善することを指します。

働き方改革やリモートワーク導入の影響もあり、業務効率化を図り生産性を向上させることは多くの企業にとって課題となっています。効率化のためにはフォルダー整理は欠かせないと考えられるようになったのです。

フォルダー整理ができていないと発生する問題点

もし、フォルダー整理ができていなかったら、どのような問題が発生する可能性があるのかいくつかの例をあげて紹介します。

必要な時に、必要なデータを見つけることができない

業務中に「このデータを確認したい」と思うことがあります。もし、フォルダー整理されていなかった場合、必要なデータをなかなか見つけ出すことができません。

電子化されたファイルはPCの検索機能で簡単に検索可能ですが、データの保存場所や名前の付け方などルールが徹底されていないと検索することは困難です。

また、現在働いている人は必要なデータを探し出せるけれど、新人や他部署の人には見つけられないこともあります。フォルダーを整理することで、必要な情報が必要な時に確認できる助けになり都度、ファイルの場所を誰かに聞くようなことをなくしていければ、業務をスムーズに進めることができるでしょう。

無駄なデータでPCが遅くなる

フォルダー整理を行わないとPC内に無駄なデータが増えてしまいます。無駄なデータがPCの容量を圧迫し、PCのスピード低下につながる場合もあるでしょう。
無駄なデータやフェイルを削除・整理しておくことでPCのパフォーマンス向上だけでなく、業務効率も向上します。

間違ったデータを送ってしまう可能性も

フォルダー整理を行わず不要なデータを保存したままにしておくと、間違ったデータを取引先に送ってしまう可能性があります。たとえば、メール内容を関係のないファイルを送ってしまったり、別の会社のデータを誤って同封してしまうと、信用低下や情報漏洩リスクにもつながりトラブルの原因となります。

フォルダー整理のコツ

フォルダー整理を行う際に大切なのは、組織単位で進められるように工夫することです。例えば、社内の一部署だけでフォルダー整理を行っても、他部署と連携したときには整理していないフォルダーを利用することになってしまいます。全社で「どうしたら業務効率化できるのか」と考えてフォルダー整理に取り組むと良いでしょう。具体的なコツを紹介します。

フォルダー整理のルールを決める

フォルダー整理をする際には、どのように整理するのかルールを明確にし、徹底するようにします。決めておきたいルールは以下のようなものです。

ファイルの名付けルール

ファイルの名前の付け方を統一しておくことで、フォルダー内が整理され検索しやすくなります。また、誰が見ても何に関するファイルなのかがわかるということも重要です。実際に採用されているファイルの名付けルールの一部を紹介します。

• 担当部署やプロジェクト名を入れる
• 何のためのファイルなのかを明記（請求書、資料動画など）
• 日付を入れる
• 記号を統一
• バージョンを数字2桁で表記

検索しやすくするために、上記のようなことを、どの順番で入力するのかも事前に決めておきます。組織の規模がそれほど大きくなく、ファイルを時系列で確認できるようにした方が良い場合は、ファイル名の始めに日付を持ってくるのがおすすめです。日付の表記の仕方も統一します。

担当部署にあらかじめ番号を割り振っておくことで、社内のファイルが部署ごとに並ぶように工夫している企業もあります。例えば部署Aは10番台、部署Bは20番台という形です。

使用する記号は統一し、半角なのか全角なのかも確認します。

フォルダーの分類ルール

フォルダーの分類方法にもルールを設け、徹底します。例えば、用件ごとにフォルダーを分けた方が良い場合と、使用時期によって分けた方が良い場合があり、請求書や領収書は使用時期ごとにフォルダー分けしている企業も多いです。

階層を深くしすぎない

細かく分類するとフォルダー内のファイル数が少なくなりますが、目的のファイルに到達するまでに多くのフォルダーを開く必要があります。フォルダーを詳細に分類し探しやすくした結果、時間がかかるようになってしまうのです。

データの探しやすさと、目的のデータまでの到達時間を考えると、フォルダーは3～4階層に収めておくと使いやすいでしょう。

アクセスを制限する

フォルダーにアクセスできる人を制限することで、人為的なミスによる誤ったフォルダーの編集や削除を予防可能です。同時に、適切な情報管理ができます。

定期的にフォルダー整理・バックアップする

フォルダーは定期的に整理をし、バックアップをとります。取り扱うファイルやフォルダーは、年々増えてしまうものです。不要なフォルダーが多いとファイルサーバーの容量が圧迫されてパフォーマンスに影響します。データの保存期間を決めるなどして、定期的にフォルダーの整理を行うと良いでしょう。保存用に別のストレージを用意するのもおすすめです。

また、うっかり削除してしまうことや、あるはずのファイルが見当たらないということも考えられます。定期的にバックアップをとり、もしもの時に備えておきましょう。

定期的なフォルダー整理やバックアップは業務効率化に欠かせませんが、実際には面倒だったり忘れていたりして先延ばしにしがちです。次に紹介するようなオンラインストレージなら、フォルダーの整理やバックアップを自動で行えるものもあります。

フォルダーの整理はオンラインストレージで便利に

オンラインストレージにはフォルダーの整理がしやすい機能がたくさんあります。

Bizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアは法人向けオンラインストレージサービスです。Webブラウザーだけで2GBまでの大容量ファイルや機密情報をやり取りできます。

フォルダー単位でアクセス権限が設定できる

メンバーごとに8種類のアクセス権を設定できます。メンバーによって、アップロードのみに制限したり、ファイルやフォルダーに関するすべての操作が可能など、細かにアクセス権限を設定することで、セキュリティを保ちつつ、ミスによりフォルダーの構成が壊れてしまうことを防ぎます。

アクセス履歴が確認できる

業務上、アクセス履歴の確認が必要な時もあります。特に管理部門では、ファイルの管理・整理業務がとても重要な仕事です。閲覧権限を付与した人のみが閲覧できているのか、情報の漏れはないのか、などの確認が必要であることからアクセス履歴機能を設けています。
誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたのかという履歴を確認することができます。

自動でバックアップをとってくれる

共有フォルダー内のファイルを同名で上書きすると、もとのファイルが自動でバックアップされます。最大で99世代まで残すことができ、過去世代のファイルをダウンロードすることも可能です。

社外の関係者とも共有可能

社内で使うだけでなく、取引先とのデータのやり取りにも便利です。社外の関係者にもアクセス権限を設定することで、自社社員と同様にデータを取り扱うことができます。

まとめ

フォルダー整理は業務効率化につながるため、こまめに行いたい作業です。ポイントとしては部署ごとでなく、全社をあげて行うなど組織単位で整理することで業務連携時もスムーズに進みます。ファイルの名前の付け方やフォルダーの分類方法などルールを明確にすると良いでしょう。

また、定期的にフォルダー整理やバックアップをとる作業を行うことをおすすめしますが、実際には難しいと感じている企業が多いです。その場合は、オンラインストレージの機能を使うことで解決できる可能性があります。