情報共有ツール導入のメリットとトラブル回避のための注意点

情報共有が重視される理由とは

ビジネスにおける情報共有とは、社員が業務で得た情報をチームや会社全体で共有し、蓄積・活用することを指します。情報共有は業務効率化に欠かせなく、特に生産性の向上に大きく影響します。

生産性の向上を図ることができる

情報共有することで生産性のアップが期待できます。理由としては情報共有により、以下のようなメリットがあるからです。

• 特定の社員しか進められない業務を作らない
• 人材育成や引き継ぎが行いやすい
• トラブルへの迅速な対応
• 迅速な意思決定

担当者が不在で資料の場所がわからず、業務に時間を要した経験がある人もいるでしょう。情報共有すると、業務が属人化せず、作業時間を短縮し生産性を向上させることができます。

また、すでに多くの情報が共有できていれば引き継ぎ時に伝えるべき情報は少なくなり引き継ぎ業務の時間短縮が期待できます。知識やノウハウ、ナレッジを共有することで組織全体のスキルアップにもつながるでしょう。

情報共有ができていれば、トラブルや意思決定時も迅速に対応でき、業務を円滑に進めたり損失を最小限に治めたりすることが可能です。

特に、リモートワークの推進により物理的に離れた場所で業務を進める機会が増えました。リモートワークでも効率的に業務を進めるためには、情報共有が大切です。

安全に情報共有をするための方法

情報共有にはさまざまな方法があります。アナログな方法であれば、掲示板や回覧板も情報共有の1つの方法です。では、企業が情報を共有する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。

• メール
• チャットツール
• 情報共有ツール

メールは慣れている人も多く使いやすい印象ですが、誤送信などのリスクがありファイル共有時は手間がかかります。チャットツールはコミュニケーションを取るのには最適ですが、共有した情報を時間がたった後で体系立てて振り返ることが難しいです。

情報共有ツールは、安全に情報共有でき、検索もしやすい点でおすすめします。

情報共有ツール導入のメリット

情報共有ツールを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのか紹介します。

生産性の向上

情報やノウハウを共有すると、それらを社内全体で活用しやすくなります。過去に収集・整理したデータを参照したり、顧客対応や作業履歴を記録することで、次回以降の作業効率のアップが期待できるでしょう。

また、複数人で協力して取り組む業務でも、作業時間の短縮も可能です。例えば、情報共有ツールの導入で資料や書類の受け渡す手間がなくなり、さらに、資料の編集を複数人で同時並行して行うこともできます。テンプレートやマニュアルとして社内で配布することで業務効率化にもつながります。

情報の管理が楽になる

複数人で資料編集していると、最新版がどのファイルか把握しづらく、誤って旧版を編集してしまった、ということもありがちです。情報共有ツールの活用で、資料の最新バージョンが把握しやすくなります。また、過去の情報を検索する際にも便利です。

情報共有し起こりうるミスを防ぐことができる

情報共有ツールを活用することで、次のようなメリットがあります。

• 情報伝達漏れがなくなる
• スケジュールやタスクも共有できる
• 多くの人が確認するため情報の間違いに気付きやすい

間違った情報が伝わったり、そもそも情報が伝わらずに起きるミスがなくなります。メールで共有していると、宛先設定漏れや後から増員されたメンバーへの過去メールの再送に手間がかかる、ということもあります。また、情報だけでなくスケジュールやタスクも共有すると、進捗の管理やフォローも容易です。

情報共有ツールを導入するときの注意点

便利な情報共有ツールですが、導入時には注意点もあります。特にツールの選び方は、その後の業務効率が大きく変わるので、よく検討するようにしましょう。

事前に運用ルールを決めておく

例えば、顧客との情報共有する際にはパスワードをつけるとともに有効期限を設定すること、取引先からのファイル受け取りにもメール添付ではなくツールを使うなど、ツールを通常業務にどのように活用するのか事前にルールを定めましょう。定めたルールがツールに設定反映できると、従業員が誤った操作をするのを防止できます。

アクセス権限の設定はできるのか

アクセス権限とはユーザーによってファイルのアップロードのみ可能としたり、ファイルの編集や削除もできるなどの権限を付与する機能です。必要な情報を必要なメンバーと共有できます。

ツールによってはアクセス権限を詳細に設定できるものもあれば、ユーザーごとの権限付与ができないものもあります。

セキュリティ対策に問題はないのか

セキュリティや安全対策はツールによって差があります。ビジネスで機密情報を共有する場合は、強固なセキュリティ対策が施されているツールがおすすめです。

クラウドサービス導入の際に、セキュリティチェック項目を定めている企業が増えています。サービス提供企業のセキュリティ体制やデータ保管場所などを事前に確認し、全体的なリスク有無を把握しておきましょう。

安全性の高い情報共有ツールならBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供するBizストレージ ファイルシェアは、法人向けファイル転送・共有サービスです。一度に最大2GBまでのファイル共有が可能で、セキュリティ機能も充実しており、機密情報の共有にも利用できます。また、アクセス権限は8種類の設定ができ、情報を適切に共有可能です。

送信時は複数人同時に送信ができ、パスワードやアクセス期限の設定もできます。さらに、上長承認機能で送信先や送信ファイルの誤送信を防ぐダブルチェックができ安心です。

ファイル共有機能では、フォルダーごとに共有メンバーを登録することができます。登録もCSVで一括登録できるので、導入する際にフォルダー管理者の業務が大幅に増えることもありません。

共有ファイルが更新されたら自動的に連絡するように設定でき、誰がどのファイルにアクセスしたのかも確認できるので、簡単に情報共有が行えます。

まとめ

企業にとって生産性を高めるためにも情報共有が大切です。情報共有にはさまざまな方法がありますが、安全で効率的に行うために情報共有ツールの導入をおすすめします。

情報共有ツール導入時には注意点もあります。特に自社に合ったツールを選定しないと、後でオプションが必要になったり、ツールの変更をしたりしなくてはいけません。

NTTコミュニケーションズの提供するファイル転送・共有サービス、Bizストレージ ファイルシェアは法人向けのサービスです。セキュリティ機能が豊富でお客さまから高く評価されています。また、アクセス権限は8段階に分かれており、フォルダーごとにメンバーを登録できます。チームや部署、社を超えたメンバーとも共有しやすく生産性の向上が期待できます。