大容量ファイル共有サービスを比較するポイント

1. クラウドの大容量ファイル共有サービスを選ぶ理由

近年、業務で大容量ファイルを扱う場面も増えてきています。特に高解像度の写真や動画が含まれるファイルは容量が大きくなりやすく、場合によっては1ファイルが1GB近くなることもあるでしょう。

それらのファイルを社内外でやりとりする方法として利用する機会が増えているのが、クラウド上で提供される大容量ファイル共有サービスです。リモートワーク下で職場外からファイルを共有する手段として、またメールに代わり外部の相手にファイルを届ける手段としても活用されています。

大容量ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、インターネット上のサーバーにファイルをアップロードして共有できるサービスです。インターネット上にあるデータ保管場所（ストレージ）という意味合いで、オンラインストレージとも呼ばれています。ソフトウェアの機能を提供するSaaS（Software as a Service）に分類されるクラウドサービスの1つであり、主には個人向けに 提供される無料のものと 、法人向けにセキュリティ機能が充実している有料サービスがあります。

法人向け有料サービスの場合、サービス提供側は所有するサーバー容量を部分的に貸し出します。利用企業側は、利用料を支払って自社内のファイルサーバーと同じような使い勝手で、クラウド上にファイルをアップロード、ダウンロードすることが可能です。費用は、利用できるサーバー容量や利用人数に応じて変動します。

無料サービスの場合は、機能や容量の一部を無料で利用できるようにして多くのユーザーを獲得し、より高機能・大容量で利用できる有料プランへ誘導するフリーミアム型のビジネスモデルが主流です。

従来のファイル共有手段

ファイルを共有する従来の手段としては、社内向けでは組織内に設置したファイルサーバーやNAS（ネットワーク上に設置するハードディスク）に保存する方法、簡易的にWindows 10 のフォルダー共有設定を利用する方法などがあります。

社外向けでは、電子メールに添付してファイルを送信するという方法がよく利用されるでしょう。個人情報などセキュリティ上の問題でメール送信が難しいデータの場合には、CD-RやUSBメモリーなどの物理メディアにデータを保存して郵送や手渡しで相手に届けるという方法もあります。

それぞれメリット・デメリットがありますが、ファイルサーバーは機器導入・保守費用がかかる、電子メールはファイルの容量制限があるなど、現在の利用ニーズにマッチしない部分が出てきています。大容量ファイル共有サービスを導入すれば、それらのデメリットの多くを解消できるため、多くの企業が注目しています。

大容量ファイル共有サービスの導入メリット

大容量ファイル共有サービスのメリットとしてまず挙げられるのは、クラウドサーバーにファイルを保存するため、インターネット環境があれば社内・社外を問わずどこからでもアクセスできることです。リモートワークで業務ファイルが必要になった場合でも、認証されれば自宅からダウンロード可能です。利便性が向上するだけでなく、機密データをUSBメモリーに保存して持ち帰る際に紛失するといった情報漏洩リスクも軽減できます。

またコスト面では、自社で独自にサーバーなどの機材を購入する必要がないため、導入・保守費用を抑えられます。拡張性が高く必要な容量を必要な期間だけ確保できるため、無駄に費用を支払わなくて済む点もメリットです。

大容量ファイル共有サービスと大容量ファイル転送サービス

混同しやすいサービスにファイル転送サービスがあります。これは、クラウドサーバーにファイルを保存しておき、遠隔にいる相手へ発行されたURLを伝え、ファイルをダウンロードしてもらうというものです。

大容量ファイルを簡単に送受信でき、無料で利用できるサービスも豊富なことから多くの企業で利用されています。しかし無料のファイル転送サービスは、セキュリティ機能が少ないサービスも多く、安全性やコンプライアンスの観点から利用を禁止・制限している企業もあります。

安全にファイルの転送を行うには、セキュリティ機能を強化した法人向けサービスを導入するほか、ファイル転送機能も備えたファイル共有サービスを利用するべきでしょう。

2. 大容量ファイル共有サービスの比較ポイント

コストを抑えた柔軟なシステム運用や、政府によるリモートワークの推進や要請への対応といった理由から、クラウドファーストの流れは加速しています。ファイルの共有についても、オンプレミスよりクラウドサービスを選択する企業が増えてきています。

注意したいのが、自社に合ったサービスの見つけ方です。法人向けのクラウドサービスでは、業務に支障が出ないようセキュリティや利便性に配慮したサービスであることが求められます。しかし、各サービスでさまざまな特徴をアピールしているため、どこに注目して比較すればよいかわかりにくいと感じている方も少なくないでしょう。

そこで今回は、前述のような大容量ファイル共有サービスのメリットを享受するために、企業はどのようなポイントに着目して比較選定すべきかを6つに分けて紹介します。無料トライアル期間があるサービスも多いため、導入前に使い勝手や機能性を確認すると導入後の失敗が少なくなります。

最重視すべきセキュリティ対策の機能

インターネット上のサーバーに企業の機密情報や個人情報を保存することに対して不安を持つ方は少なくありません。それだけに通常のID・パスワード認証だけでなく、IPアドレスや時間帯といった条件でアクセスを制限する機能や、ログ監視機能などが整っているかどうかをよく確認する必要があります。

特に近年は不正アクセスによる情報漏洩が頻発しており、2020年にも何十万件といった単位の個人情報が漏洩する事件が発生しています。そのため、機密情報や個人情報を保存するファイル共有サービスでは、セキュリティに対して万全の備えが必要です。SSL/TLS暗号化通信はもちろん、保存データの暗号化、多要素認証などがあると安心です。

ユーザー権限も細かく分けられるサービスだと、なおよいでしょう。ダウンロードのみ、アップロードのみ、フォルダーの作成可否など、細かく権限を分けることでデータの不正利用リスクが軽減します。

もう1つ重要なのが災害対策です。火災・地震など災害があった場合に、クラウドサービスを利用していれば遠隔地にバックアップが保存されることになり、データ消失のリスクが軽減します。

どこでも使える利便性の良さ

セキュリティと利便性はトレードオフの関係にあります。安全性を重視するあまり強固なセキュリティ対策を求めてしまうと、利便性を損なう恐れがあります。使いにくいだけでなく、利用する社員の側でも組織で許可されていない端末・サービスを利用する、いわゆる「シャドーIT」のリスクが高まります。

利便性を判断するポイントとしては、モバイル対応をしているか、認証は複雑ではないか、Webブラウザー経由で利用でき専用ソフト・アプリなどをインストールせずに利用できるかなどです。直感的に利用できるユーザーインターフェースかどうかは、無料トライアル期間を利用して確認することをおすすめします。

ファイル転送などの機能面

ファイル転送機能の有無も事前に確認しておきたい項目です。ファイル共有機能を利用して外部とのファイルのやりとりは可能ですが、ファイル転送に特化した機能があると、より効率的です。ファイル共有サービスとファイル転送サービスを両方契約するよりも、同一サービスで運用できたほうがコスト面でもメリットがあります。機能の有無に加え、送信先の制限や任意のアクセス期限設定、送信前の事前チェック機能などがあるとよいでしょう。

十分なサポート体制の充実

何らかのトラブルが発生した時などに備えて、サポート体制が自社のニーズに合っているかを確認しておくとよいでしょう。なかには電話ではなくメールでしか受け付けていないサービスや日本語対応していないサービスもあります。

日中にトラブルが発生しても連絡がつかず対応が翌日以降になる場合もあり、長時間業務が止まってしまうなどのリスクがあります。電話・メールなど複数の窓口を持ち、専門のスタッフ体制でサポートを提供しているサービスを選ぶと安心です。

サービスの信頼性

サービスそのものはもちろん、サービスを運営する企業に対する信頼性も重要な選定ポイントです。企業の信頼性を測る基準としては、知名度、企業規模のほか、プライバシーマークやISO27001などの認証取得をしているかどうかも判断基準になります。また、自社と近い企業規模・業界での導入実績有無も選定基準の1つとなるでしょう。

価格体系、容量、利用人数

各サービスによって価格体系はさまざまですが、月額（または年額）でユーザー数に応じた料金計算を行うもの、ユーザー数の制限はなく一定のディスク容量を利用できるもの、ディスク容量に応じて料金計算を行うものなどが標準的です。また、ほとんどのサービスで導入時に初期費用がかかります。

サービス導入を検討する上で、自社の運用に合った価格体系かどうかは重要な選定ポイントです。似たようなサービス内容だとしても、価格体系によって金額に大きな差が出てしまいます。

たとえば、1ユーザーあたり月額2,000円のサービスであれば、社員が10名の企業では月額20,000円です。しかし社員が100名の企業では月額200,000円で、なかには大容量のファイルを多数利用する部門の社員もいれば、日ごろそれほど大容量のファイルを利用しない部門の社員も含まれます。その場合は、月額100,000円で人数制限がないサービスを選定したほうが運用費を抑えることができます。

自社の利用人数、使いたいディスク容量などの条件にもとづいて料金を試算してみるとよいでしょう。特に人数が多い企業であれば、ユーザー数に比例するタイプよりもディスク容量に応じたタイプのほうが価格を抑えられる可能性があります。

3. 利用しやすくセキュアなBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズが提供する法人向けファイル転送・共有サービスの「Bizストレージ ファイルシェア」は、法人用途としてニーズが高いセキュリティ・安定性に強みを持つサービスです。

通信のSSL/TLS暗号化やファイルの暗号化保存に加え、ウイルスチェックや不正アクセスの検知・遮断など、不正アクセスが発生した場合でも早期発見・早期対処できる体制が整っています。また、サービス提供会社社内ネットワークにおける不正防止対策として、厳しいアクセス制限やログ監視といった強固な体制により、情報漏洩リスクを最小限にします。

安定性の面でも、システムの冗長化や二重障害対策、OCNバックボーン直結による十分な帯域確保、24時間体制の監視などオンプレミスでは実現が難しい安全性・安定性が高いシステムを提供し、利用企業から高い満足度を得ています。

運用面では、セキュリティを保ちつつ「使い勝手がよい」ことが特徴です。Webブラウザーだけで利用でき、別途ソフトウェアなどのインストールが不要なため、ユーザー側は余計な操作負担がなく利用できます。また、利用するサイトのログイン画面・URLをカスタマイズできる機能があり、自社のロゴをログイン画面に配置したり、覚えやすい文字列をURLに含めたりすることも可能です。これにより、自社サービスを利用している感覚でクラウドサービスを利用できます。

また機能面では、共有フォルダー機能に加えてファイル送受信機能が充実している点が強みです。2GBの大容量ファイル送受信ができ、上長による承認や送信先の制限などのセキュリティ機能も備えているため、組織外の相手とのやりとりがスムーズに行えます。今まで安全性が不明確なファイル転送サービスを利用し課題感を持っていた企業にとって、送信先制限などの誤送信防止機能を備えたファイル転送機能が、新たに有料オプション契約をすることなく利用できるのは大きなメリットでしょう。

これだけの機能を備えつつ、費用はリーズナブルで初期設定費用がかからないプランも用意されています。ユーザー数単位ではなく契約ディスク容量単位の課金体系が用意されており、利用人数が多い場合でもコストを抑えて運用できるでしょう。
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