企業間取引でのオンラインストレージの活用方法・想定事例

1. オンラインストレージは企業間取引で活躍する

業務で作成したデータや機密情報など、企業間ではさまざまなデータがやり取りされます。従来は、機密性の高いデータのやり取りでも、メールやFTPの使用が主流でした。しかし、近年は扱うデータ容量の増大や機密情報の漏洩といった複数の問題が浮上しており、メール以外のサービスを利用する必要性が出てきています。そこでメールやFTPの代替として使われている手段の一つがオンラインストレージです。オンラインストレージはサーバーのスペースにデータをアップロードして利用します。そして、ログインしたり、ほかのユーザーにファイルの共有リンクを伝えることで、ファイルがダウンロードできる仕組みとなっています。サーバーのスペースをそのまま貸し出すので大容量のデータが送受信できます。またアクセス制限やデータの暗号化、ウイルス対策などがしっかり施されたオンラインストレージは、セキュリティも高いサービスとなっています。

2. オンラインストレージの企業間取引におけるメリット

メールやFTPは、現在でも多くの企業に使用されています。今後これらの企業がオンラインストレージを活用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここではデータ送受信における問題点と共に、オンラインストレージの導入効果についてご紹介します。

ウェブ経由でどこからでもアクセス可能

データの取り扱いで問題となるのが、社外での送受信です。社外では、社内のようなVPNよりも安全性の低いインターネット網を使用することが多くなります。そのため、企業間の共同プロジェクトなどで大容量の機密文書を素早く安全に共有する方法や、クライアントと共有する重要データのバックアップをどうするかなど、データをどう扱うべきか悩む企業が多くなっています。

そこで活用したいのが、オンラインストレージサービスです。オンラインストレージは、Webにアクセスすればいつでもデータのアップロード・ダウンロードが可能です。そして、セキュリティ対策が万全なサービスを選んで利用すれば、機密情報を問題なく扱えるのが大きな利点となっています。場所や容量を気にせず気軽に使えるので、テレワークでも活用できるのです。
また、オンラインストレージは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでもアクセスできます。これを活用すれば、データのバックアップやデバイス間移動のツールとしても機能します。たとえば、バックアップしておきたいデータをオンラインストレージにアップロードしておけば、いつでも必要な時に取り出すことが可能です。
このように、ファイルをストレージに一時保存して必要な時に受信できるため、ファイルを共有したい相手がどのような環境であっても柔軟に対応できるのです。

大容量ファイルの共有が可能

メールのデメリットは、データ容量に制限があって大容量のファイルが送信できないことです。作業データや納品すべきデータなどを容量制限により送信できないと、圧縮や分割といった加工をしなければならず、郵便・配達サービスを利用するなどの大きな手間と時間がかかってしまうのです。

その点オンラインストレージは、大容量ファイルの送受信ができます。一度にアップロードできるファイルサイズはサービスによっても異なりますが、2GB～5GBの間で利用可能です。
一方、メールサービスで扱えるデータ容量は、10MB～100MBが一般的です。
エクセルやワードなど文書ファイルのみのやり取りなら25MBを送受信できれば十分に思えますが、画像、映像、音声などの大容量データを取り扱う企業では、メールサービスの制限を簡単に超えてしまいます。たとえば、デザインに使用する高画質な画像データは25MBを超えることもあり、動画ファイルにいたっては25MB近辺に収めるのは難しいのです。
このような大容量データを扱う企業では、オンラインストレージは業務ストレスの軽減と業務効率の向上が期待できるサービスとなります。

情報セキュリティ対策が可能

企業が取り扱うデータは、外部に漏れると大きな損害になるものが多くあります。そのため情報へのアクセス制限が厳しく設定され、社外へのデータ送信手続きを厳格にしている場合があります。また、外出先から他企業へのデータ送信を禁止している企業もあるかと思います。しかし、こうした対策は、外部とのやり取りに遅延が生じたり、プロジェクトが一時ストップしてしまうなど、企業間取引に大きな不便が生じてしまいます。
そこでセキュリティを担保しつつ、データ送受信の利便性を向上するためにオンラインストレージが役に立ちます。オンラインストレージでは、「通信の暗号化」「データアクセスへのパスワード設定」「多段階認証・多要素認証」「誤送信防止」「ワークフロー」など、さまざまな機能があり、企業間のデータ授受における課題解決に長けています。
また、ファイルのアクセス管理権限を付与できるサービスも存在します。特定のファイルへのアクセス権限を信用できる従業員にのみ付与することで、機密情報の閲覧・編集を制限できます。これにより情報漏洩リスクを軽減することが可能です。

3. オンラインストレージの活用事例

オンラインストレージは、すでにさまざまな業種で活用されています。ここでは、実際にオンラインストレージを導入して効果的に利用している企業の事例をみていきます。

製造業での活用事例

コイル製造のために電線を精密に巻く「自動巻線機」や、ICカード、ICタグの製造、搬送事業を行っているA社では、製品がオーダーメイドに近いため、膨大な量の製品カタログを所有しています。営業の際には製品カタログが必要なため、ノートPCや外付けのHDDカタログのデータを大量に持ち運んで対応していました。しかし、ノートPCやHDDを利用すると、カタログを刷新するたびにデータをすべて入れ替えなければなりませんでした。そのため、毎回担当者がその作業に時間を割かなければならず、大きな手間になっていました。そこでオンラインストレージを活用して、カタログデータをオンライン上に置くことにしたのです。オーダーメイド製品のため、閲覧させることができないデータはアクセス権限の制限をかけることでクリアしました。
このように製造業では設計・書類データが膨大になってしまい、メールでの添付が難しいこともあります。A社では、ノートPCやHDDを利用していましたが、ハードウェアは置き忘れや紛失による情報漏洩の危険性もあります。物理的なトラブルを防ぐためにも、オンラインストレージの導入は有効です。

流通業での活用事例

卸売業を営むB社には機械グループがあり、このグループでは建築・設計業務をグローバルに展開しています。業務では設計図、画像、CADデータを多く取り扱っていて、データ容量も大きなものでした。B社ではファイルを細かくすることで容量を抑え、複数のメール送信で対応していました。しかし、ファイルを分割すると送受信する双方の手間が増えるうえ、海外では通信状況がよくないこともあって、業務に支障が出ることがしばしばあったのです。通信状態が悪い時によく起こるのは、データ転送処理が追い付かないためにエラーになったり、送信途中で回線が切れて複数のメールを何度も再送せざるをえなかったりといったことです。
そこでB社は、オンラインストレージを導入して容量の大きなデータを一括で送受信できるようにしました。グループの海外拠点でも設計図や細かいCADデータを現場と顧客の両方で共有する必要がありましたが、ファイルの送受信が簡便に行えるようになったことに加え、必要なファイルのみをダウンロードすることが可能になったため短時間で済み、業務効率化につながりました。

音楽制作業での活用事例

音楽制作会社のC社では、楽曲やアートワークなどの大容量ファイルを日常的に扱っていました。データ容量の大きさやセキュリティ上のリスクを避けるためにメールでの授受は行わず、バイク便を利用してデータをやり取りしていました。バイク便はデータを当日に届けることが可能ですが、データをUSBメモリーなどの物理的な記録媒体でやり取りするため、紛失や情報漏洩のリスクは拭えず、時間効率も最善ではありません。
そこでオンラインストレージを導入したところ、バイク便を使用する必要がなくなり、セキュリティリスクも低減されました。また、スムーズなデータのやり取りが実現し、業務効率も大幅に改善できました。
音楽業界でも外部に情報が流出してしまうと大きな損害となるため、オンラインストレージが有効です。特に共有フォルダーの作成やアクセス権限の付与機能は、セキュリティの向上に大きく活用できるシステムです。

ITサービス業での活用事例

ゲーム制作やインターネット関連事業を広く展開するD社は、世界中にエンジニア、クリエイター、マーケターを抱えています。業務中はそれぞれが情報共有する必要があったのですが、社外パートナーとのやり取りやMacなどデバイスの違いにより、セキュリティ強化と柔軟な情報共有に課題を抱えていたのです。

そこでオンラインストレージを使用して、外部パートナーとデータを共有する際のセキュリティの向上と、フレキシブルなデータのやり取りを実現しました。また、言語やOSの違いによる情報共有の障壁が解消されました。
IT関連業は、業務のベースがネットワーク上にあるので、安全な情報セキュリティの環境構築が必須です。オンラインストレージを導入することで、高いセキュリティの中で柔軟な情報共有ができるようになります。

公共団体（学校）での活用事例

ある自治体の学校では、データ送信にFTPを利用していました。FTPは転送速度が遅く、たびたび送受信が切断されるデメリットがあるため、容量が少ないデータには活用できますが、大容量のデータには不向きです。学校の業務の中では大容量のデータを扱うこともあり、郵送や直接の受け渡しで対応していましたが、頻繁に内容が変わることもあり、そのたびに更新や郵送をしなければいけなかったのです。
この問題を解決するために、素早い対応と柔軟な情報共有ができるオンラインストレージを使用することにしました。導入後、約150校との柔軟なデータ共有が可能になり、データの変更時もすぐに対応できるようになったのです。
この事例のように、大容量かつ頻繁に更新が必要なファイルのやり取りは難しいものです。対策としてオンプレミスサーバーの設置やCMSの情報共有サイト設置などの方法がありますが、いずれもコスト面や構築までの期間が大きな課題です。その点、オンラインストレージサービスは低コストで、しかも職員だけで素早く導入できるというメリットがあります。

建設・建築業界での活用事例

設計・建設・不動産を取り扱う企業E社では、施工業者と頻繁に現場写真のやり取りを行っていました。メールを利用して送受信していたのですが、多量のファイルは送受信時にエラーになったり、ファイル破損によって添付ファイルが開けなかったりするなど多くの問題を抱えていたのです。そのため、データをスムーズにやり取りできるシステムと運用時の負担が少ないサービスを探していました。
そんなとき、企業内ネットワークの構築を任せていた取引先にオンラインストレージの利用を勧められたのです。運用は簡単で、社内の従業員でもできるということから、E社はオンラインストレージの導入を決めました。サービスの導入により、施工業者との現場写真のやり取りがスムーズに行えるようになりました。また、運用にかかる負担が少なく、社員も使いやすいので、社内の情報共有にもオンラインストレージが活用されるようになりました。

士業での活用事例

専門性に優れたリーガルサービスを提供しているF法律事務所は業務中に書類を取り扱うことが多く、これまではメールでの情報のやり取りが頻繁にありました。書類の作成にあたっては複数メンバーでの確認・修正が発生するため、メールでは大きな手間となっていたのです。
そこでメールの代わりにビジネスチャットツールを利用することにしました。これにより書類に関する手間は解消されましたが、新たな課題となったのがバージョン管理です。弁護士の取り扱う書類は種類が多く、一度の交渉で複数のバージョンが発生してしまいます。
そのため、わかりやすいUIと簡単なバージョン管理ができるサービスとして、オンラインストレージを導入することにしました。F法律事務所が導入したオンラインストレージサービスでは、1つのファイルで複数のバージョン管理ができます。これにより複雑なファイル管理業務がなくなっただけでなく、トラブルがあった場合はすぐに過去のデータを遡れるという大きな利点を得ることができました。さらにファイル共有で、スムーズなコミュニケーションと編集作業が可能になり業務効率も上がったのです。
メールでは誤送信の心配から毎回慎重にやり取りしていましたが、セキュリティやアクセス権限がしっかりしているオンラインストレージでは安心してファイル授受ができるようになりました。

4. 企業間でのファイル共有にBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズは、セキュアで利便性の高いオンラインストレージサービス「Bizストレージファイルシェア」を提供しています。自社の国内データセンター内にシステムを構築しており、豊富なセキュリティ機能と高い可用性が特長のサービスです。また、お客さまの大事なデータを守るために、「IPアドレスによるログイン制限」「ウイルスチェック機能」「ファイルの暗号化保存」など、さまざまなセキュリティ機能を備えています。機密情報などの重要なデータも安全かつスムーズに送受信が可能です。Bizストレージファイルシェアは、企業間取引における機密情報などの重要なデータも安全かつスムーズに送受信が可能です。

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