安否確認メールのポイント！送信・返信の例文も紹介！
地震をはじめとした、大規模災害の発生直後に行う安否確認は、従業員やその家族の安否を確認し、いち早く災害対応を行う上で不可欠です。また、取引先など社外に対しても、自社の被災状況や納期への影響などを伝え、事業を継続するための重要な手段となります。
こちらの記事では、安否確認メールの発信について、自社から発信する送信時と、取引先などから受け取った場合の返信時とに分けて、気をつけるべきポイント・具体的な例文を解説します。
合わせて、より効果的な送信方法を検討する際の注意点についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
もくじ
安否確認メール送信のポイント
はじめに、自社から安否を伺うメールを送信する場合に注意したい点をみていきましょう。
送信時に注意すること
安否確認は、被害状況を把握して自社の対応の判断につなげるために行います。過不足なく着実に回答してもらえるよう発信することが重要ですが、一方で連絡を受ける側が被災している可能性を考慮する必要があります。
安否確認以外の内容は避ける
被災直後に受け取る連絡のため、一目で安否確認のメールだとわかる内容を検討しましょう。メールを何度も開封させるのは悪いからと、1通にあれこれ盛り込んでしまいたくなりますが、かえって迷惑になります。
安否確認メールであることを、件名や本文の冒頭ではっきりと分かるようにし、安否のみを確認してください。気遣いのつもりで、安否以外の状況を伺う長い文章や質問項目を記載すると、文章を読み切れず、その場での回答を断念してしまったり、求められた回答をすべて確認できるまで返答できないと判断してしまったり、と回答が迅速に集まらない要因となってしまいます。また、質問への回答を用意しようとして従業員が無理な行動を取ってしまうことにもつながります。
簡潔かつ分かりやすい内容にする
平常時とは異なる状況のため、時候の挨拶などの定型文は不要です。安否の確認だけが目立つように、簡潔な文章にします。
被災者には、さまざまなところから安否を伺う連絡が殺到している可能性があります。一つひとつ丁寧に見ている余裕もない状況と考えてください。
社内であれば、箇条書きで選択肢が並んでいるほうが回答しやすいでしょう。また、取引先などの社外でも、挨拶は省略し、相手への気遣いだけが伝わるわかりやすい文章にします。
災害発生後速やかに送る
安否確認メールで最も重要なのが、発信のタイミングです。災害の発生後すぐに送信しましょう。早いほど、相手への思いが伝わり信頼を得られやすくなります。
また、大規模災害の場合、発災から20～30分ほど経つと連絡をとろうとする人たちで回線が混雑した状態となり、メールが大幅に遅延したり、届かなくなったりします。あらかじめ送付するメールのテンプレートを用意し、いざというときすぐに発信できるよう準備しておきましょう。
相手の安否を気遣う言葉を入れる
特に、取引先をはじめとした社外への安否確認には、災害の状況に応じた気遣いを簡潔に入れましょう。
人的被害や被災による業務への支障が出ていないかといった、お見舞いの気持ちを表します。一個人としての心配ではなく、会社としての総意であることを示すことが大切です。
また、異なる担当者から何通もお見舞いが届いても、一つひとつ対応するのは負荷がかかります。社内で送信する基準や担当者、文面などをあらかじめ検討しておきましょう。
返信を急かすニュアンスは控える
相手に返信を強要する文言は避けましょう。被災者は、突然の緊急事態発生に混乱し、メールに返信できる状況にない場合も少なくありません。
取引先など社外に対してはもちろんですが、従業員に対しても、安否確認だとわかるメールを出すだけで十分です。
平常時の訓練で、安否確認メールへできるだけ早く回答するよう促しておけば、実際に災害が起こったときにも余裕ができれば回答してもらえます。回答がこない場合に、被害が大きいのではないかという状況判断にもつながるでしょう。
安否確認メールの例文
ここからは、実際に安否確認メールを送信する際の文面を、社内の従業員向け・社外の取引先向けに分けてみていきましょう。
社内・従業員向けメール例文
社内の従業員に向けた安否確認メールは、極力簡潔にします。文章で返信する余裕がない場合も考えられるため、選択するだけで回答できる質問だと便利です。
安否情報を集約し、状況把握を行う必要があるため、過不足ない項目を用意しましょう。
【社内・従業員向けメールの文例】
件名：【重要】安否確認
本文：
＜企業名＞＜安否確認管理担当部署＞です。 震度◯以上の地震が発生しました。まずはご自身とご家族の安全確保を最優先に行動してください。 その後、以下の安否状況の回答をお願いします。 １）本人の状況：◯無事 ◯負傷あり ２）家族の状況：◯無事 ◯負傷者あり ◯不明 ３）現在の場所：◯自宅 ◯社内 ◯その他 ４）出社の可否：◯可能 ◯不可能 ５）自宅の状況：◯無事 ◯被災 ◯不明 ６）その他連絡：自由に入力してください。
また、安否確認システムから一斉送信する場合は、安否確認を行うためのURLをメールに貼り付け、安否登録を促すようにします。確認項目はシステムに設定されているため、記載は不要です。
【社内・従業員向けメールの文例（安否確認システム）】
件名：【重要】安否確認
本文：
＜企業名＞＜安否確認管理担当部署＞です。 震度◯以上の地震が発生しました。まずはご自身とご家族の安全確保を最優先に行動してください。 その後、以下にアクセスし、安否状況の登録をお願いします。 ＜安否確認サイトURLまたはリンクボタン＞
社外・取引先向けメール例文
社外に向けた安否確認メールは、簡潔な中に気遣いを表した文面を意識します。返信が不要であること、無事を祈っていること、納期・打ち合わせなどの予定への配慮を示す内容を、わかりやすく記載しましょう。
【社外・取引先向けメールの文例】
件名：地震災害のお見舞い
本文：
＜相手企業名＞◯◯様 ＜自社企業名＞の◯◯です。 このたびの震災で、御社の地域の被害が甚大であることを知りました。 ◯◯様をはじめ皆様のご心労を拝察いたします。 ご無事でおられることを、お祈り申し上げます。 ＜近々予定＞の＜納品・打ち合わせ＞については心配におよびません。 落ち着かれてからで結構です。御社のことにご専念くださいませ。 また、私どもでお役に立つことがありましたら、どうぞ遠慮なくお申し付けください。 取り急ぎ、お見舞い申し上げます。 ＜署名＞
メールの最後には、必ず会社名や所属、電話番号などが入った署名を入れましょう。災害時の混乱で連絡先を見失っている可能性もあります。
安否確認メール返信のポイント
社外の取引先や協力業者などから、お見舞いとして安否確認メールを受け取った場合の返信・返事の仕方についてみていきましょう。
返信時に注意すること
社外からの安否確認メールに対して返信する際は、被災状況に応じた文面をその都度用意して個別にメッセージし、相手に合わせたコミュニケーションを行うことが重要です。
営業再開できるようになったら速やかに返事を送る
まず重要なポイントは、必ず返信することです。被災や緊急対応によりすぐに返信できないのは仕方ありませんが、いつまでも放っておくと信頼を失います。営業再開の目処が立った時点ですぐに返信しましょう。可能であれば、被災していること、復旧に向けて情報収集していることを、被災後すぐの段階で一報入れておけるとベストです。
取引先や協力業者は、ビジネスの関係にあり、今後の取引への影響を考えて安否確認メールを送ってきています。こちらの状況がどうなっているのかをできるだけ早く、実直にお伝えすることが、被災後の関係性維持につながります。
安否確認をもらったことへのお礼を含める
安否確認メールへの返信では、メールをいただいたことへのお礼を欠かさないようにしましょう。挨拶はできるだけ丁寧に述べます。
自社の状況を気にかけてくれたこと、お見舞いという形で納期や打ち合わせの延期といった配慮をしてくれたことなど、相手の心遣いへのお礼を述べ、その後で現在の状況を伝えます。
具体的かつ簡潔に現在の会社の状況を伝える
自社にどの程度の被害があり、営業や納期などビジネス上でどのような影響が出ているのかを、抜けもれないよう簡潔に報告しましょう。
はじめに従業員の人的被害について説明し、次に会社全体でどの程度の被害が発生しているのかを記します。
状況をわかりやすく説明した上で、営業の再開の目処や納品の見通しなど、取引にどのような影響が起きそうかを説明しましょう。
最後に、もう一度お礼を述べつつ署名を入れて返信します。
返信・回答の例文
それでは、安否確認メールへの返信の文面をみていきましょう。
【社外・取引先向け返信・回答の文例】
件名：◯◯のお見舞い御礼（今後の事業再開について）
本文：
＜相手企業名＞◯◯様 いつもお世話になっております。＜自社企業名＞の◯◯です。 このたびの地震災害におきましては、温情あふれるお見舞いを頂戴し、誠にありがとうございます。 お返事が遅くなり申し訳ございません。 幸いなことに、弊社においては社員の負傷も社屋被害も軽微にとどまり、停電は◯日に復旧いたしました。通信環境も回復しております。 しかしながら、上下水道の復旧作業に時間がかかっていることから、工場内の一部設備の点検・復旧にいましばらく時間がかかる見通しです。 現在のお取引については、◯月◯日ごろの納期を目処に、できる限りの対処をしております。 少しでも早く再開できるよう、従業員一同尽力しております。 ご理解いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 取り急ぎのメールにて恐縮でございますが、まずはお見舞いの御礼ならびに現状のご報告を申し上げます。 皆様におかれましても、どうぞご自愛ください。 ＜署名＞
被災の状況に合わせて、連絡内容は異なります。真摯な気持ちで御礼と状況説明を丁寧に行うよう心がけましょう。
ビジネスにおける安否確認メールはなぜ必要か
災害発生時の安否確認メールについて、社内・社外のポイントを見てきました。ここで、「そもそもなぜ安否確認メールが必要なのか」という根本を改めて確認しておきましょう。
社内・社外に対して安否確認を行うのは、単に無事かどうかを知るというだけでなく、「企業活動へ大きく影響する初動対応」として重要な意味があるからです。
企業活動には人員が不可欠です。大規模災害の緊急事態下で事業を続けることができるかは、従業員の被災状況だけでなく、取引先や協力事業者の状況にも大きく影響されます。回答によっては、代替の調達先に切り替えるなどの対応が必要です。
災害発生直後に行う安否確認で、気遣いを含みながらも過不足ない情報収集・伝達が必要になるのは、こうした状況判断の材料となるからなのです。
安否確認メールの送信方法
安否確認メールの送信方法は、大きく分けて「直接送付」「メーリングリスト」「安否確認システム」の3つです。以下にそれぞれまとめます。
- ●メールを直接送信
- 安否確認の管理者がメール文を作成し、従業員の個別のメールアドレスへ送信します。普段使っている仕組みを利用するため、コストは発生しません。しかし、人数が多くなると送信に手間がかかります。
- ●メーリングリスト
- 安否確認を行いたい従業員をリストアップし、事前登録しておくことで災害発生時に一斉に送信できます。配信リストの管理などのメンテナンスには、管理者の負荷がかかります。また、メーリングリストのシステムによってはコストがかかるほか、迷惑メールと誤認されて受信拒否される可能性が残るでしょう。
- ●安否確認システム
- 事前に従業員が自分で登録を行い、個人情報を守りながら確実に届くアドレスを設定できます。そして、災害発生のタイミングに合わせてシステムから自動的に安否確認メールを送信でき、回答も自動的に集計する機能があります。
スマホアプリから通知が来たり、自動配信を繰り返したりと、安否確認に特化した機能が豊富で効果的な対応を行うことができるでしょう。
安否確認システムでのメール送信がおすすめ
災害時に企業活動を継続させる上で重要な安否確認は、可能な限り迅速に、また正確に状況把握できるよう、安否確認システムを活用したメール送信がおすすめです。
安否確認システムは、震度と連動した自動送信や繰り返し送信、回答状況に応じた二次配信、回答の自動集計、家族の安否確認など、企業が災害対応のために必要な情報に配慮した機能を多数搭載。
また、状況に応じた各種テンプレートも用意されており、効率的に状況把握を行うことができます。
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