ファイルストレージとは？利用メリットを解説

1. ストレージとは

「ストレージ」とは、デジタルデータのWrite（書き込み）およびRead（読み込み）を行う記憶装置のことです。データの長期的な保存を目的としており、「storage」の意味通り、データの保管庫として機能します。

ストレージをデータの保持方式で分類すると、ファイルストレージ・ブロックストレージ・オブジェクトストレージの3つに大別できます。

ファイル単位で保存するファイルストレージとは

“.docx”や“.xlsx”といった、ファイル単位でデータを保存するストレージが「ファイルストレージ」です。WindowsやmacOSなどが採用しているファイルシステムと同様の構造なので、多くのビジネスパーソンにとって馴染みやすい形式です。

ファイルストレージでは、フォルダーやディレクトリを使って、データを管理・保存します。そして、保存したファイルの場所を“フォルダー名/ファイル名”といった具合に、階層的なパスで整理します。

ブロック単位で保存するブロックストレージとは

記憶領域を「ボリューム」という単位に分割し、さらにボリュームを固定長の「ブロック」に分割する方法で管理するのが「ブロックストレージ」です。

ボリュームとブロックには一意の番号が振られており、この番号を指定することでブロック内のデータにアクセスします。ブロックのサイズを超える大きさのデータを保存する場合には、データを複数のブロックに切り分けて保存します。各ブロックは記憶領域内で独立して存在しており、ユーザーからデータ要求があると、ストレージシステムが複数のブロックを結合して1つのデータに戻し、ユーザーに供給します。

ブロックストレージでは、ファイルストレージのような階層構造が必要ないため、取得したいデータへのパスを何通りも指定でき、高速でアクセスできます。その一方、ブロック毎の番号だけが唯一の識別子であり、ブロックに関連付けられるメタデータがないため、ユーザーが直接ブロックストレージを扱うことは困難です。

多くのアプリケーションでは、ブロックストレージをファイルストレージの下位レイヤとして位置付けており、ファイルストレージシステムを構築するための基盤として利用されています。

オブジェクト単位で保存するオブジェクトストレージとは

ファイルストレージと同様、PDF・動画・音声・テキスト・Webなど非構造化データを扱いつつも、個々のデータをオブジェクトとして記憶するのが「オブジェクトストレージ」です。フォルダー階層を持つファイルストレージとは異なり、オブジェクトストレージでは、これらのオブジェクトを階層のないフラットなアドレス空間に保存します。

さらにファイルストレージと比較して、より多くのメタデータを扱えることが特長で、たとえばビデオの撮影場所や使用したカメラ、保存期間、コピー回数などの情報も付与できます。これらすべてのメタデータはオブジェクトとともに、一意の識別子を持つフラットなアドレス空間に格納されるため、インデックスの作成が容易です。

またオブジェクトストレージでは、メタデータを検索してアクセスすべきデータを特定しますが、インデックスを活用することで、大規模データや非構造化データであっても高速に検索できます。オブジェクトストレージ内のデータへのアクセス速度は、ブロックストレージには劣るものの、データサイズやデータ数などの保存制限がないため、大容量データの保存には適しています。

2. オンラインストレージサービスとは

上記のようなストレージの使い分けは、大規模なデータを自社でシステム構築する場合に必要な知識です。一方、インターネット上にデータを保管するとともにエンドユーザー向け画面を含めたサービスとして提供するのが、オンラインストレージです。サービス事業者は、クラウド上にデータ保管用のディスクスペースを用意し、契約企業に貸し出します。

リモートワークが急速に普及した今、オフィス外から企業リソースにアクセスする機会が増えていることから、需要と重要性が高まっています。

3. オンラインストレージを利用するメリット

クラウドを活用したオンラインストレージを利用した場合、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

どこからでもアクセス可能

物理的な記憶装置の場合、その装置がある場所まで出向かない限り、必要なデータを取り出せません。

一方、オンラインストレージの場合は、インターネットへアクセスできる場所であれば、出先や自宅など場所を選ばずにデータを取得できます。また、場所だけではなくPCやスマホ・タブレットなど、ストレージにアクセスするための端末の種類も問いません。

共有・共同作業が可能

データを個人の端末内でのみ保存していると、チームのメンバーが同じファイルの異なるバージョンを所有してしまう、といった不具合が起こりがちです。

その点、オンラインのファイルストレージなら、メンバー全員で同一ファイルを共有することができます。ストレージにアクセスすれば、常に該当ファイルの最新版が確認できるため、端末にファイルを保管して個人でバージョン管理する必要もありません。

さらに、同じファイルを共有するだけではなく、ファイルの編集までストレージ上で行える機能をもったサービスもあります。そのようなサービスでは、個人の端末にデータをダウンロードすることなく、ストレージ内で編集できるため、複数人での共同作業が可能になります。

安全性の高さ

クラウド上にデータを保管するオンラインストレージの中には、ストレージの冗長化やデータのバックアップを行うなど、データ保全に優れたサービスもあります。物理的なストレージの場合、ほかの記憶装置やDVDなどに自分の手でバックアップする必要がありますが、オンラインストレージではそうした手間がかかりません。

また、物理的なストレージの場合は、バックアップをしていたとしても、その記憶装置が故障したり機器を紛失したりした場合、保存データまで失ってしまいます。オンラインのサービスであれば、安全性の高いクラウドに常にバックアップがあるため、万が一システム障害や災害が発生した際にも、データを守ることができます。

管理を簡素化できる

自社内でファイルサーバーを構築し、その中にデータを保存するという方法もありますが、その場合は自社内でサーバーの運用・管理も行わなくてはいけません。それだけでなく、サーバーの規定容量を超えそうになった際は、ファイルを削除・整理したりサーバーを追加したりといった不定期の作業も発生します。当然、それらの業務を担うIT部門には、大きな負荷がかかります。

オンライン型のファイルストレージサービスの場合、導入企業でサーバーを管理する必要がありません。また容量の上限を超えた際も、簡単な手続きで、すぐにディスク容量を増やすことができます。

導入コストの低さ

自社でファイルサーバーを設置する場合、機器などの購入代金がかかるだけでなく、設置する場所やサーバー管理を行うIT人材への投資が必要です。また、導入するサーバーの検討・設置作業には時間がかかるため、稼働するまでに相当な時間を費やしてしまいます。

オンラインのファイルストレージの場合、サーバー設置場所の確保や機器の手配、設定などが不要なため、申し込み後すぐに使えるのがメリットです。Webブラウザーにファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードできるなど、使いやすいサービスを選択することで、より業務効率化が進み、人的なコストの削減も見込めます。

4.オンラインファイルストレージの選び方

自社に最適なオンラインファイルストレージは、どのような基準で選ぶべきでしょうか。選び方のポイントをご紹介します。

容量・スケーラビリティは十分にあるか

オンラインファイルストレージを選ぶ際、まず確認すべきなのは、自社に必要な容量を過不足なく提供できるサービスかどうかという点です。具体的には、利用人数に加え、1アカウントあたりに必要な容量がどれくらいかを見積ります。

各ユーザーが大容量のデータをアップロードする必要がある場合は、1アカウントあたりのディスク容量が大きいサービスが適しています。文書ファイルなどのアップロードが中心であれば、ディスク容量を共有できるサービスを選ぶとよいでしょう。

また、ストレージを利用する従業員数や必要なディスク容量が増える場合だけでなく、減少する場合を想定することも重要です。必要量が変動することも見越して、簡単な手続きでアカウント数やディスク容量を増加・減少できる、スケーラビリティに富んだサービスを選びます。

セキュリティ対策による安全性は高いか

万が一、企業などの法人が情報漏洩事件を起こした場合には、巨額の賠償金や罰則金の支払いが生じる可能性があるため、機密情報を保存するファイルストレージのセキュリティは大変重要です。

エンタープライズ水準のセキュリティを確保できるサービスかを見極めるポイントはさまざまですが、たとえば「データセンターの設置基準・運用基準を定めているか」「セキュリティ専門家を配置しているか」などを確認します。

また、ログインパスワードの複雑さの設定やIPアドレスによるログイン制限など、自社独自のセキュリティポリシーを適用できる柔軟性があるかも確認すべきです。さらに「システムが冗長化されているか」「データを複数のストレージに保存しているか」「システム監視が24時間行われているか」など、システム構成の安定性も見極めて判断します。

サポート体制は充実しているか

トラブルや問題の多くは意図せず発生するものです。サポート窓口が設置されており、24時間体制で受付可能なストレージサービスであれば安心できます。

また、専門スタッフによるサポートかどうかも大きなポイントになります。迅速かつ正確に対応しなくてはならないトラブル発生時において、スムーズな意思疎通は問題解決までのスピードを左右します。

利便性の高い機能を備えているか

利便性の高い機能を備え、ユーザーが使いやすいオンラインファイルストレージであることが大切です。たとえば「取引先やプロジェクトごとに共有フォルダーを作り、必要なメンバーだけでファイルを共有できる共有フォルダー機能」や「複数人への同時送信機能」など、ファイルの共有・交換・操作がしやすい仕組みを備えているか確認します。

また、テレワークではモバイル環境からファイルストレージにアクセスする機会も増えます。そのような場合に、Webブラウザーだけあれば利用できるなど、端末やOSの種類によらず、いつでも・どこでもアクセスできるサービスがよいでしょう。

コストパフォーマンスが高いか

複数のオンラインファイルストレージを比較して、提供されるサービス内容と費用のバランスを確認し、コストパフォーマンスが高いサービスを選択します。たとえ利用料金が安くても、自社に必要な機能が使えないのであれば、導入する意味がありません。

たとえば「利用者が増えるほどコストパフォーマンスが高まるサービス」「ディスク容量が増えるほどコストパフォーマンスが高まるサービス」など、ファイルストレージによって特徴が異なります。まずは自社のニーズを洗い出し、ニーズと合致したサービスを検討することが大切です。

権限の切り分けが柔軟に設定できるか

ファイルストレージにアクセスする人は管理職・一般社員・派遣社員・取引先など、立場も役職もさまざまです。共有フォルダーを作成したとしても、さまざまな立場のメンバーが無制限にアクセスできる状態では、企業機密を適切に情報管理できず、情報漏洩が発生する可能性があります。

共有メンバーの追加・権限変更・削除ができる「フル」権限や、ファイルのダウンロードとコピーのみが行える「閲覧」権限など、ファイルストレージを利用するメンバーの立場や役職に応じて、柔軟かつ細かく権限を設定できることが重要です。

5.企業のファイル交換・共有ニーズに的確に応えるBizストレージ ファイルシェア

NTTコミュニケーションズのオンラインストレージサービス「Bizストレージ ファイルシェア」は、2023年5月現在で導入実績が1,100社以上あり、全体的にバランスのとれた法人向けサービスとして評価いただいております。

たとえば専用ログインページに企業ロゴを掲載できたり、ユーザーごとに有効期限を設定して、期限を過ぎたユーザーを自動で削除したりと、管理者の負担を軽減する機能が豊富に備わっています。またユーザーごとのログイン制限設定や、ログインパスワード変更の強制など、セキュリティ面の機能も充実しています。

管理者にもユーザーにも使いやすい「Bizストレージ ファイルシェア」を支えるのは、国内外で通信事業を行うNTTコミュニケーションズだからこその安定した基盤です。全世界に設置したデータセンターでは、グローバル統一の設備基準やサービス運用基準を適用し、さまざまなセキュリティリスクからデータを守っています。
・Bizストレージ ファイルシェアについての資料ダウンロードはこちら「資料ダウンロード」にアクセスください。
・無料トライアルをご希望の方はこちら「無料トライアル申し込みページ」からお申し込みください。

一口にストレージといっても、いくつか種類があり、メリット・デメリットも異なります。中でもオンラインファイルストレージは、リモートワークの普及により需要が増したことで、今後も多くの企業で導入が進むと予測されます。これからオンラインファイルストレージを導入される場合は、安全性や利便性、柔軟な拡張性などさまざまな観点から検討し、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。