企業が業務効率化を実現する5つのポイント
－ソリューション例と合わせて解説！

業務効率化は、業務の“ムリ・ムダ・ムラ”をなくして生産性を向上させることが目的です。業務効率化が実現すれば、より重要な業務に従業員が注力できるようになるため、コストの削減にもつながります。

近年ではDX（デジタルトランスフォーメーション）推進やテレワークの普及による新しい働き方など、働き方改革と呼ばれる業務改善が現在進行形となっています。一方で日本は慢性的な人手不足が続いており、従来以上の生産性を確保し続けるためには、業務効率化が避けて通れません。

業務効率化は企業にとって多くのメリットをもたらしますが、従業員にとっても多くのメリットがあります。例えば、従業員のワーク・ライフ・バランスの実現や、仕事に対するモチベーションの向上などがその一例として挙げられるでしょう。

新型コロナウイルスの影響もあるなかで、業務効率化は企業の喫緊の課題の一つになっています。

業務効率化を実現させるために、おさえておきたい5つのポイントについて解説します。

業務効率化は業務のムリ・ムダ・ムラを特定し、改善する必要があることは前述のとおりです。そのためには、現在の業務やシステムの見える化が欠かせません。

業務・システムの見える化には、その内容だけでなく実態までしっかりと可視化することが重要です。例えば、担当者の名前、作業の工程、使用するツール、必要なスキル、作業にかかる時間や発生する頻度、さらにはシステムやツールに関する使い勝手といった情報です。

現状を把握し、課題や問題点を見つけ出すためにも、業務・システムの見える化は業務効率化のための最初の一手として非常に重要です。業務・システムの見える化を通して、徐々に目指すべき効率化の姿が見えてくるでしょう。

業務・システムの見える化によって全体像が把握できたら、次に効率化を図る業務の取捨選択を行ないます。見える化によって導き出された課題や問題点は、それぞれにその程度が異なります。

はじめに、効率化の効果が見えやすい業務から取り組むとよいでしょう。効率化の効果が見えることで、そのあとの対応もスムーズに行なえるようになります。

次に、効率化による効果が大きい業務を選択し、対応を続けることで効率化の効果が最大化します。

業務効率化をスムーズに進めるためには、業務の取捨選択（優先順位付け）が非常に重要です。取捨選択の例としては、「マニュアル化しやすい」「発生頻度が高い」「定型化しやすい」などを基準に選択するところから始めましょう。

効率化を図る業務の取捨選択ができたら、効率化のための手段を検討します。

効率化のための手段としては、自動で業務を遂行する自動化や、業務を分けて考える分業化、類似した業務を統合する統合化などが挙げられます。場合によっては、業務の簡略化や効率化を図るうえで工程を見直すといった業務の整理も検討するとよいでしょう。

検討の際には、改善の4原則である“ECRS”の視点も参考にすると進めやすくなります。

• Eliminate（排除）
• Combine（結合）
• Rearrange（交換）
• Simplify（簡略化・単純化）

具体的な効率化の手段に関しては、ソリューションとの組み合わせによっても変わるため、まずは大まかに検討するところから始めます。

業務効率化を実施するにあたり、忘れてはならないものが評価・改善サイクルの作成と継続です。

実際に効率化の施策を行なっても、その効果を把握できなければ意味がありません。施策を実施したあと、「どのような効果を出したのか」「もっと効率的にできるところはないか」などの視点から、継続して評価と改善を続ける必要があります。

そのためには、効率化前後で評価を行ない、改善点を見つけて修正するPDCAサイクル（※）を継続することが重要です。

※ PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」という一連のプロセスを繰り返し、業務の改善や効率化を図る手法

必ずしも業務効率化のすべてを自社内で完結する必要はありません。むしろ、自社内ですべてを完結しようとすると自社内のノウハウのみに頼ることになり、最適な効率化が実現できない可能性も考えられます。

近年では業務効率化のためのソリューションが多数存在しており、一部業務をアウトソーシングすることで効率化を実現するのもよいでしょう。アウトソーシングが成功すれば、大幅に対応業務が減り、本来注力すべき業務に集中できるようになります。

アウトソーシングのためには、現状の業務の実態をしっかりと把握することが重要であり、ここでも業務・システムの見える化が重要になります。

業務効率化のためのソリューションは多種多様です。自社に最適な業務効率化を実現するためには、ソリューションの特徴やできることを数多く知ることが重要になります。
ここでは、業務効率化を実現するソリューションの例として、4つ紹介します。

MHISはICTインフラ環境の一元管理を実現するソリューションです。

近年では、多数のシステムが存在しており、パブリッククラウドの普及によってICTインフラ環境は多様化・複雑化しています。効率的なICTインフラ環境の構築・運用のためにシステムの統合を検討する企業も多く存在しますが、標準化されていない場合には結合する際のコストとリスクが課題となります。

MHISであれば標準化・均一化された運用をグローバル統一で可能にし、さらに社内ICTの見える化も実現可能です。MHISは、ICTインフラに関するコンサルティング・設計・構築・移行・運用・最適化を一気通貫で提供し、業務効率化に大きく貢献します。

システムの一元管理に関しては、“一元管理とは？DXに欠かせない一元管理が必要とされる背景や実施する際の注意点を解説！”でも詳しく解説していますので、こちらもぜひご覧ください。

ICTインフラ環境のグローバルガバナンス強化を実現　MHIS

近年では、テレワークやBYOD（自分のデバイスを持ち込むこと）に注目が集まっており、企業が管理すべきエンドポイントの数が急速に増えています。人とコンピューターの関係は、時代とともにN対1から1対N（N=多数のこと）へと変容し、今では一人が複数のコンピューターを扱うことは珍しくありません。

そのため、エンドポイントマネジメントの重要性は大きくなり、企業はリスクマネジメントの観点からもエンドポイントマネジメントが欠かせないものとなっています。

エンドポイントの情報を可視化し、エンドポイントのリスクマネジメントを効率よく実現するための1つのソリューションにTaniumがあります。Taniumは数百万エンドポイントの運用・管理を実現するソリューションです。セキュリティ管理だけでなく、ネットワーク運用や構成管理などの運用管理も実現できます。

NTTコミュニケーションズでは、このTaniumを活用したエンドポイントマネジメントソリューションも提供しており、国内外すべてのエンドポイントセキュリティに関わる運用管理をまるごとアウトソーシング可能です。スピーディーかつ高品質な運用体制を確立する手段として、業務効率化に貢献します。

リスクマネジメントに関しては“リスクマネジメントとは？DX時代で多様化する環境に最適なリスクマネジメントを行うための方法”でも詳しく解説していますので、こちらもぜひご覧ください。

エンドポイント運用最適化の切り札：Taniumを活用したエンドポイントマネジメントソリューション

コンタクセンター業務の効率化とCX（顧客体験価値）向上を実現するためのソリューションとしてコンタクトセンターKPI管理ソリューションがあります。

コンタクトセンターは、連絡や応対場所としての役割だけでなく、ユーザーニーズの把握や顧客満足度向上の場としても重要な役割を担う存在です。しかし、オペレーターの定着率低下や人員不足、品質の不安定さなどのさまざまな課題を抱えています。

コンタクトセンターKPI管理ソリューションでは、AI感情分析や専門アナリストによる分析などにより、コンタクトセンターの運営状況を可視化します。コンタクトセンターが抱える多くの課題を一手に解決する手段として、業務効率化に大きく貢献するソリューションです。

オペレーターの定着率と応対品質の向上：コンタクトセンターKPI管理ソリューション

近年、テレワークの普及にともないVPNを利用する企業も増えてきました。そんなVPN環境下でServiceNowを利用するためのソリューションが、ServiceNow Secured over VPNです。

ServiceNowはワークフローのデジタル化をはじめ、企業の働き方をスマートにするプラットフォームです。世界中で導入実績があり、企業のDX推進をサポートするソリューションとなっています。

しかし、ServiceNowはSaaS型のサービスであり、インターネット経由では秘匿性の高い情報などもそのまま送信されてしまうため、セキュリティポリシー上、利用できない企業ケースがあります。ServiceNow Secured over VPNはセキュアなVPN環境下でServiceNowを利用でき、セキュリティを特に求めるお客さまに選ばれているソリューションです。

VPN環境下でServiceNowが利用できる国内唯一のソリューションとして、テレワークの環境整備と合わせて業務効率化が期待できます。

安全に秘匿性の高いデータ流通が可能：ServiceNow Secured over VPN

クラウドシステムを複数組み合わせて利用するマルチクラウドや、他社のクラウドサービスと自社で用意するサーバーを合わせて利用するハイブリッドクラウドを活用する企業も増えてきています。

そのため、企業のシステム環境はこれまで以上に複雑化が進み、運用自体の難易度も上がっています。特に、システムの監視・運用においてはツールが乱立し、オペレーションやトラブル対応の面で課題が浮き彫りになることもあります。

X Managed Platform®は、このような課題を解決し、幅広いITリソースの統合的な監視・運用を実現します。さらに、拡張性にも優れ、オペレーションの一元化や継続的な品質改善を行うことで、効率化と自動化を可能にします。

統合ICT運用プラットフォーム：X Managed Platform®

業務効率化は、業務の“ムリ・ムダ・ムラ”をなくして生産性を向上させることが目的です。近年の企業における喫緊の課題の一つに挙げられ、実現すれば企業・従業員の双方に多くのメリットをもたらします。

業務効率化を実現するためには、次の5つのポイントが重要です。

• 業務、システムの見える化
• 効率化を図る業務の取捨選択
• 自動化、分業化、結合化の検討
• 効率化の評価と改善サイクルの作成、継続
• アウトソーシングによる効率化

この記事では、数多くの業務効率化のためのソリューションのなかから、さまざまな企業に対応するソリューションを紹介しました。自社にとって最適な業務効率化を実現するための参考にしてみてください。