安否確認の訓練を実施する目的とは？適切に行うためのポイントを解説
災害発生直後の安否確認は、従業員の安全を守りつつ、企業としての災害対応に向けて人員を確保するうえで重要な作業です。
安否確認を確実に実施するためには、事前に方法を定めるだけではなく、災害発生時の状況をイメージした訓練を行い、実効性を高める必要があります。
本記事では、安否確認の訓練について、目的や手順などを概説するとともに、安否確認訓練を行う際に注意すべきポイントを紹介します。
もくじ
安否確認の訓練とは？
安否確認は、災害や重大事故など緊急事態が発生した際に従業員の安否や復旧対応の可否などを確認するもので、被害の全体像を把握し、対応の判断を迅速に行うためにも不可欠な初動対応です。
安否確認を確実なものにするためには、ただ方法を定めるだけでなく、さまざまな災害を想定した訓練を行い、実際に効果的に対応できるかを検証する必要があります。このように、安否確認の実行性を確かめる訓練が安否確認訓練です。
災害対応の向上を図る防災訓練には、他にも、避難訓練、初期消火訓練、電源確保訓練、参集訓練、情報処理訓練などさまざまな機能を確認するものがあり、組み合わせた総合防災訓練を実施する場合もあります。安否確認訓練は、防災訓練のひとつとして定期的に実施が求められる重要な訓練です。
安否確認の訓練を行う目的
安否確認訓練は従業員全員を巻き込んで実施する必要があるため、なぜ行う必要があるのかをしっかりと整理し、説明できるようになっておきましょう。
BCPをブラッシュアップして実際の災害に備えるため
BCP（事業継続計画）は、企業が災害などで甚大な被害を受けてもビジネスを停止させることなく、仮に停止してもできるだけ早く再開することで、事業へのダメージを軽減させる計画を指します。安否確認も、BCPの中の対応のひとつです。
実際に災害が発生すると、計画を策定しただけでは効果的に動くことはできません。計画の周知、知識の理解と行動の体得が不可欠であり、計画そのものの有効性の検証によるPDCAサイクルの運用が必要です。
安否確認訓練でいうと、以下のような検証・見直しが考えられます。
- 計画に定めた安否確認ツールを効果的に扱う（操作に慣れる）
- マニュアルの置き場所や記載方法、運用ルールなどを見直す
- 指定のツールが使えない場合を想定した代替ツールの運用を検討する
- 安否確認時のメール例文など記載内容を見直す
取引先・顧客・従業員に対しての責任を果たすため
災害などの非常事態では、初動対応の質がその後のビジネスに大きな影響を与えます。安否確認に手間取り、災害対応体制をとるまでに時間を費やしてしまうと、取引先との関係を損ねる、先に復旧した他社に調達先を変更される、社会的な信用を失うなど、さまざまな不利益の原因になりかねません。
事前に行動マニュアルを作成して訓練により実行性を高める備えをしていなかったため、災害時にお客さまや従業員の命を守ることができず、訴訟問題に発展し敗訴になった例も見られます。
逆に、実現性の高い計画を定め、訓練により実行性を高めていることを示せれば、取引先や顧客に対して信頼性をアピールでき、シェアの拡大に繋がる可能性があるでしょう。
安否確認の訓練の手順
安否確認訓練の手順は以下のとおりです。
- 自分自身の安全を確保
- 周りの人の安全を確認
- 周囲の状況を確認
- 責任者への報告
それぞれの手順についてくわしくみていきましょう。
1. 自分自身の安全を確保
災害発生時にまずすぐにとるべき行動は、自分自身の安全確保です。地震であれば、机の下に入って什器や設備、家具などの転倒から頭部などを守る、背の高い棚のそばや照明器具の下、窓際から離れる、操作中のものがあれば安全に停止させるなど、身を守る行動をとりましょう。
2. 周りの人の安全を確認
自分の安全が確保できた段階で、周囲の人へ声をかけ、無事かどうかを確かめます。転倒した設備や家具などに挟まれた人がいる場合は、周辺へ呼びかけ協力して救出。火災が発生している場合は、協力して消火にあたります。負傷者が出た場合は応急措置をとり、症状が深刻な場合は救急要請を出します。
大きな地震の場合、何度も余震が襲って被害が拡大する可能性もあるでしょう。周囲の人と協力し、予め決めておいた安全な広い場所へ一時的に待避する避難誘導を行います。
3. 周囲の状況を確認
来訪者やお客さま、従業員らが避難してひとまず安全を確保できたら、無理のない範囲で周囲の被害状況を確認します。主に以下のような状況をみてまわり、危険な場所が見つかった場合は立ち入り禁止の措置をとります。
- 天井、外壁・内壁、床、照明器具、窓ガラス、ドアなど建物被害
- 電気、ガス、上下水道、通信などライフライン被害
- パソコンや情報システムなどの通信被害
- 停電している場合は非常用電源の稼働状況
- エレベーター被害（閉じ込め被害の有無を含む）
- 建物周辺の状況（交通機関の運行状況など）
4. 責任者への報告
自分と周囲の人の安全を確保し、ある程度の状況を把握したら、定められた責任者へ報告し、対応が必要なものの指示を仰ぎます。各責任者はさらにその上層の責任者へと報告する形で社内の被害と対応の状況がピラミッド状にとりまとめられていき、最終的には社長が全容を把握し、トップとしての対応方針を示します。
災害時にはこのような情報伝達体系を明確にし、報告が適切に上がっていく仕組みの構築が必要です。報告は誰がいつ行っても一定の水準を保てるよう、フォームやチェックリストといったテンプレートを事前に作っておき、訓練で有効性を確認しましょう。
また、災害時には責任者が被災して連絡がつかない、アクセスの手段を失い戻って来ることができないなどの状況も想定されます。連絡の優先順位や連絡方法など、臨機応変な対応ができるよう見直しを図ります。
安否確認の訓練を適切に行うためのポイント
ここからは、安否確認の訓練を効果的に実施するために気をつけたいポイントをみていきましょう。
災害発生時刻に合わせたシナリオを構築する
災害は、いつどのような規模で発生するかわかりません。そのため、訓練内容もさまざまな状況を想定したシナリオにし、災害状況と対応のイメージを合わせていく必要があります。
次のようなシチュエーションを想定し、予告あり/予告なし（抜き打ち）の訓練を定期的に行うようにするとよいでしょう（カッコ内は実災害の発生した曜日と時刻です）。
- 平日の日中（東日本大震災 金14：46）
- 休日の日中（新潟県中越沖地震 祝日10:13、関東大震災 土11：58）
- 夜間（熊本地震 前震 木21:26、本震 土1:25、北海道胆振東部地震 木3:07）
- 早朝（阪神・淡路大震災 火5:46）
- 通勤時間帯（大阪北部地震 月7:58）
複数の災害の種類を想定する
安否確認が必要になる災害は地震だけではありません。また、自然災害以外に大規模な事故や火災なども考えられます。次の事象について、過去の事例からどのような状況が起きるのかをシミュレーションし、安否確認訓練の想定に織り込んで、実現性を高めていくとよいでしょう。
- 揺れの強い直下型地震
- 津波を伴う海溝型地震
- 巨大台風の接近
- 大雨特別警報が発令されるなど豪雨災害
- 高潮、高波災害
- 大雪
- 大規模火災
- 火山噴火
- 危険物取り扱い施設の爆発事故
- 鉄道、航空、海上、自動車事故 など
作成したシナリオを繰り返し見直す
実災害の事例をもとに作り込み、実現性を高めた訓練シナリオでも、実際に発生する災害は1つとして同じものはなく、かならず「想定外」の事象が発生します。多様な状況設定により、毎回少しずつシナリオを変更して臨機応変な対応ができるよう、繰り返し訓練を行うことが重要です。
BCPに沿って訓練を行う
安否確認は、BCPに記載された初動対応のひとつです。このため、安否確認の訓練を行う前には、事前にBCPを策定して安否確認の行動と事業計画上の優先的行動との整合をとっておく必要があります。そして安否確認の訓練は、BCPの記載内容に沿った形で進め、災害発生直後の初動対応に不備がないかを検証することが求められます。安否確認や初動マニュアルの記載内容もBCPと整合をとった上で、訓練を通して行動の実行性をチェックしましょう。
安否確認システムの操作に慣れておく
安否確認システムを使って安否確認を行っている場合、システムやアプリの操作に慣れるための訓練も重要です。日頃の業務でも利用しているメールやSNS、電話と異なり、安否確認システムは災害などの非常時に稼働するため、いざというときに使い方がわからないというトラブルもよく発生します。
また、安否確認システムは、災害時の情報の収集・集約に特化した便利な機能を多く搭載している反面、操作を習熟して使いこなすまでに時間がかかることもあります。
定期的に安否確認システムによる受発信の訓練を行うことにより、操作に慣れておけるほか、アプリやアカウントの登録状況を最新版に更新できるでしょう。また、災害時にどのような連絡がくるのか、連絡が来たら何をすればよいのかの理解が進むため、突然の災害時にも冷静に初動対応をとることができるのです。
安否確認の訓練には「Biz安否確認」がおすすめ
安否確認システムを災害時に使いこなすには、平常時から操作に習熟しておく必要があります。そのため、災害時に特設して従量制で料金が発生するものより、定額制で何度でも利用できるシステムがおすすめです。
「Biz安否確認/一斉通報」は、サービス提供型の安否確認システムのため、サーバーなど設備の導入の必要がなく、すぐに利用を開始することができます。また、利用者に応じたID数とオプション機能に応じた定額料金制をとっており、安否確認訓練を何回も実施できるほか、アンケート機能などふだんの業務に活用して操作に慣れておくこともできます。