安否確認の意味とは？企業における重要性を解説！

事業の継続性を確保する（BCP）

大規模災害時の事業継続、または迅速な復旧を行うためには、いかに素早く的確な状況把握と判断を行うかが重要です。安否確認は、その第一歩となる重要な情報収集・集約であり、初動対応の要ともいえます。

災害発生直後の混乱した中、どの程度の被害が発生し、どのような対応が必要なのかを判断するためには、情報の一元的管理、連絡手段の統一、被害状況から正しく読み取るためのとりまとめと可視化が不可欠です。

従業員への安心の提供

夜間や休日、出張中などに被災すると、従業員は自分で状況を判断し、対応にあたる必要があります。そこで、災害発生直後に安否確認の連絡や当面の指示が届けば、従業員に安心感を与えることができます。

安否の回答とともに従業員が今どこにいるかの位置情報を把握できれば、被災している場合の救援も求めやすくなるでしょう。

また、従業員の安否確認と同時に家族の状況も把握・共有することで、以下のような効果も期待できます。

• 家族の無事が分かり、従業員が安心して災害の対応にあたることができる
• 状況に応じて、会社から従業員に「無理をせず休む」ように指示できる

※指示が無いが故に、家族や家屋、家庭の事情を顧みず無理に出社してしまう従業員の2次災害を防げる

取引先に対しての安心の提供

大規模災害で被災した際は、つい自社内の対応に追われてしまいがちです。しかし、関係する取引先への状況報告やプレスリリースなど、対外的な広報活動もできるだけ早く実施しなければなりません。

いま会社がどんな状況にあるのか、事業継続ができる見通しなのか、復旧が必要であればいつ再開するのかなど、災害直後から情報発信し続けることにより、関係各所に安心してもらえます。

第一報は概要程度でも良いため、可能な範囲で状況を説明しましょう。安否確認の実施状況や把握した情報を活用して、報告を行います。

災害時の連絡手段は統一する

大規模災害など緊急事態が発生した際は、大声で呼び合ったり避難したりと、人々が慌ただしく動き回り、混乱した状態になります。連絡手段が決まっていないと、通知に気づかなかったり、従業員ごとに異なる連絡方法で連絡したりと、安否確認の効率が悪くなるでしょう。

災害発生時の緊急連絡は、最優先で使用する手段を事前に決めておきます。その他の手段についても、通信環境の悪化などを想定し、優先順位を明確にしておくことが重要です。

連絡方法は簡単に使え、早く着実に届くものにする

災害発生直後の安否確認は、できるだけ早く行うことが重要です。大勢の従業員がいる企業は、一斉送信する方法や担当者を決めておきましょう。全員に連絡が届くよう、バックアップを含め、複数の手段についての連絡ルールを明確にします。

また、大規模災害時には、被災地への連絡やアクセスが殺到し、非常につながりにくくなる「輻輳（ふくそう）状態」が発生します。つながらない状況が起きることを前提に、何度も再送信する仕組みや複数のバックアップ方法を決めておき、従業員の状況が把握できる体制を構築しましょう。

個人情報に注意する

安否確認を行う際の連絡先は、電話番号やメールアドレスなど、個人情報が多く含まれます。災害時の情報共有はもちろん、平常時の連絡先を登録する際にも、セキュリティには十分注意して管理しましょう。

たとえ直属の上司であっても個人情報を知られることに抵抗のある従業員もいるため、他社が閲覧できないようにする配慮も必要になる可能性があります。

また、担当者が十分注意して管理しているつもりでも、不正アクセスをはじめとしたサイバー攻撃は年々増加・高度化しています。連絡手段に用いる通信環境のセキュリティ対策にも注目し、堅牢なツールを利用することが大切です。

連絡内容を定めておく

安否確認の連絡内容は、あらかじめ統一しておくことが望ましいです。災害時の混乱した状況下では、確認事項があまりに多く複雑だと、回答しづらくなります。

従業員自身や家族が無事か、どこにいるかなど最低限の概況を聞くようにし、無事だとわかった従業員に対し、出社・待機の指示や災害対応への従事の可否などを連絡する段階的な構造にするのがよいでしょう。

集計・可視化の方法を決めておく

確認事項を統一すると、回答結果を素早く集計、可視化しやすくなります。集計方法やツールも統一するのがよいでしょう。

集まった安否情報は、ひと目見て何が起きているのか、重大な被害や対応が必要なところはどこかなど、全体の状況を把握し判断できるよう「見える化」します。（一覧表や地図上で概況を把握できるようにするなど）

特に、災害発生直後に企業としての対処方針をすぐに公表できるよう、事前に災害を想定した訓練を経てシミュレーションしておきましょう。

従業員の安否状況・連絡が付くか

大前提ですが、従業員本人の安否状況の確認は、確実に全員に届くようにしましょう。

災害時でもつながりやすい連絡手段をとることはもちろんですが、従業員が安否確認の重要性を理解し、会社から届く連絡に回答できるよう、操作にも慣れておく必要があります。

このため、安否確認をBCPや災害対応マニュアルに明確に位置づけ、周知徹底を図るとともに、定期的に安否確認訓練を実施して浸透を図ることが望まれます。

従業員の家族の安否状況

従業員の家族の安否確認も重要なポイントです。本人や家族が被災したり避難場所で対応に追われていたりすると、出社して災害対応にあたることは難しくなります。また、家族の状態がわからないと、心配で災害対応どころでなくなってしまいます。

従業員の安否確認と同時に家族の状況を把握し、簡単に共有できるようにする仕組みも、事業継続上の重要な対策なのです。

緊急対応ができる従業員

安否の確認とともに、従業員が災害対応にあたることができるかを把握しましょう。

災害時には従来の所属を超えて柔軟に対応することが多いとはいえ、職務上の専門的な判断や技術が必要になる場面は少なくありません。部門別、担当部署別、職種別、職位別など、確保できる人材の属性と数を把握できるようにします。

また、出社までにどのくらいの時間がかかるのかも重要なポイント。回答時の位置情報からすぐに把握できるようにしておくと効率的です。

取引先の被害状況

事業継続ができるかどうかには、自社の従業員だけでなく、取引先や協力業者なども大きく関わってきます。グループ企業であれば全体でどの程度の対応ができる状況なのかを、一元的に管理できる仕組みが求められます。

その他の事業者であっても、どのような状況にあるのかを迅速に把握できるよう、連絡先と連絡手段、確認項目、担当窓口を決めておきましょう。