交通費における駐車場代の扱いと計算を楽にする方法を解説

通勤交通費における駐車場代

ここからは通勤交通費における駐車場代について詳しくみていきます。

通勤費の場合、一定の金額が給料に非課税で加算されているケースがほとんどです。しかし、駐車場代の場合は、通勤費として扱われないだけでなく、補助があっても従業員に負担がかかる点は知っておきましょう。

駐車場代は所得税の対象

駐車場代を企業が従業員に補助を行った場合は所得税の課税対象になります。しかし、通勤費は課税対象となりません。そのため、駐車場代が発生する移動に対して、会社として推奨することもありません。

自家用車などの通勤費であれば、ガソリン単価と燃費で算出する方法と通勤距離で算出する方法があるものの、駐車場代は含まれない点は知っておきましょう。

補助としてはありえるが負担がある

駐車場は企業として、補助を行うケースもあります。
しかし、所得税や住民税、社会保険税などによって補助費用が減少するため、金額を上げるなどの対策も必要です。

また、補助する社員の年収なども把握しておかなければなりません。

地代家賃となるケースもある

企業として月極駐車場を借りた場合、地代家賃にできるケースもあります。ただし、何も整備されていない青空駐車場以外は消費税が必ず発生します。加えて、企業として契約することになるため、年間の出費なども具体的に計算する必要があるといえるでしょう。

また、企業として月極駐車場と契約していたとしても、特定の役員や従業員のみが駐車場を使用している場合は地代家賃ではなく給与となります。

旅費交通費での駐車場代の扱い

ここからは旅費交通費における駐車場代の扱いについて解説していきます。 通勤交通費の場合、駐車場代は月極駐車場・コインパーキングどちらであっても大きく扱いに変化はありませんでした。しかし、旅費交通費となった場合は、基本的に経費となる点が大きく違います。

全額経費

旅費交通費で駐車場代が発生した場合は全額経費となります。例えば、レンタカーを使用する場合であれば、駐車場代が発生するケースも想定されるでしょう。

経費は事業活動で発生する費用を指す言葉です。駐車場代が発生するケースは、少ない可能性もあるものの、勘定科目としてどのように扱われるのかは知っておく必要があります。

何が経費に該当するのか、経費で落とすための条件が知りたい方はこちらの記事を参照してみましょう。

書類記入が必要となるケースもある

旅費交通費の場合、仮払いとして一定の金額を受け取るケースもあります。そのうえで、企業のルールとして規定されている場合は、駐車場代として使用した金額もレシートなどで証明しなければなりません。

また、領収書があったとしても旅費交通費精算書などの書類を記述する必要もあります。ただし、法人クレジットカードやプリペイドカードと連携した上で経費精算システムやツールを使用している場合、領収書は基本的に不要です。

経費精算ツールであれば、連携したクレジットカードの金額を自動的に勘定科目で分けた上で誰がどこで使用したのかも確認することが可能です。

駐車場代も含めた交通費精算を楽にする方法

駐車場代も含めて交通費精算をラクにする方法は次のようになります。

・キャッシュレス決済の導入
・経費精算ツールの導入
・法人として月極駐車場を契約する

キャッシュレス決済は電子マネーも含められるものの、企業単位であれば法人クレジットカードやプリペイドカードの方が使用しやすいといえます。クレジットカードの場合は審査が必要です。しかし、プリベイドカードであれば決まった金額が法人口座から引き落とされ、チャージも権限がなければできないといった制限もかけられます。

経費精算ツールやシステムに関しては、駐車場代も含めた交通費清算の回数に大きく左右されます。例えば、中小企業などであれば営業担当者が数人程度、駐車場代も数万円などといった状態であればカードで対応できるでしょう。

しかし、数十人規模の企業で次のような状況であれば、経費清算ツールやシステムを導入することを推奨します。
・駐車場代も含めた経費精算に数日単位で時間をかけている
・小口現金のやり取りに手間がかかりすぎている
・関係部署との書類のやりとりが多く時間を消費しすぎている

法人として月極駐車場を借りている場合は、駐車場の精算について悩むケースは少ないといえます。しかし、社用車を使用して営業を行っている企業などでは駐車場代が毎日発生する可能性も想定されるでしょう。

自動化できる処理で業務時間が削られていくことになるため、自社の状況を一度把握してみることも大切です。

ビジネスカードによる経費精算を効率化したい場合は、こちらの記事を参照してみましょう。

駐車場代の経費精算の注意点

ここからは駐車場代の経費精算の注意点について解説します。経費精算の流れは駐車場以外でも大きく変わりません。カードなどを使用しない場合は次のような流れになります。

1.領収書を取得し経費精算申請書に貼り付け経理担当者に申請する
2.経理担当者が確認し申請者の内容を承認する(承認者が別にいる場合は全員から承認される必要がある)
3.支払った駐車場代が現金か振込で申請者に返金される

企業によって対応は異なるものの、 基本的な流れは大きく変わりません。

レシートがない場合は必ず書類が必要

クレジットカードやプリペイドカードであれば必ず利用履歴を参照することが可能です。しかし、企業として導入していない場合はレシートや領収書が必要となるケースがほとんどです。

領収書やレシートが用意できない場合は、従業員の自腹となるケースも想定されるため、法人カードや経費清算ツールなどの仕組み作りも大切です。

コインパーキングの駐車場代は旅費交通費

コインパーキングの駐車場代は、勘定科目では旅費交通費として扱う必要があります。また、目的によっては研修費となるケースもあるため、使用した場所や目的なども詳細に知らなければなりません。

まとめ

交通費は、通勤か旅費のどちらかに分けられます。どちらであっても、コインパーキングを使用した際の駐車場代は旅費交通費として扱われます。月極駐車場であれば地代家賃として扱われるケースもあるものの、使用方法によっては給料として扱われるため、契約前にどのような使い方をするのか明確に決める必要があるといえるでしょう。

また、駐車場代の精算に時間的コストが割かれているようであれば、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleを利用しましょう。Suicaと連携できるため、一都三県などであれば駐車場料金も支払いが可能です。とくに営業社員が多い企業や経理担当者の負担が大きいといった場合の業務効率化に役立ちます。