チャットの気軽さが、仕事の邪魔をしている！？

「チャット」といえば、音声ではなく文字を使って、ネット上でリアルタイムの会話するコミュニケーションです。文字を使う点ではメールと同じですが、リアルタイムでコミュニケーションが取れる点が特徴です。

マイクロソフト社の調査によると、コロナ前の2020年2月と、コロナ後の2021年2月における同社グループウェア「Microsoft 365」の利用状況を比較した場合、コロナ後は1週間あたりのチャット送信数が45％も増加したといいます。

しかし、チャットの利用が増えたことで、チャットに“辟易”しているビジネスパーソンもいるかもしれません。

チャットは「雑談（Chat）」という意味があるように、気軽に連絡が取れる点がメリットです。しかし、その気軽さが、かえって仕事の足を引っ張る恐れがあります。たとえば自分の仕事に集中している際、そのことを知らない同僚からチャットに連絡が入り、仕事の手を一旦止めなければいけないケースもあります。

逆に、こちら側から相手の忙しいタイミングで連絡を取ってしまい、なかなか返信が受けられないというケースも起こり得ます。チャットは本来、テンポ良く文字でやり取りを取るためのツールです。そのため、このようなテンポやタイミングの合わないやり取りは、ユーザーにストレスを与える原因となります。

加えて、文字ではうまく伝わりづらく、相手からのメッセージが理解できないケースもあるでしょう。チャットを何度かやり取りした結果、結局意識を合わせるためにWeb会議を開く、という経験をしたことがある人も多いかもしれません。

こうしたチャット利用時におけるストレスは、俗に「チャット疲れ」と呼ばれます。便利なはずのチャットで、ストレスや疲労感を感じてしまうのは、決して生産的な仕事とはいえないでしょう。

ビジネスパーソンの「チャット疲れ」は
どう対処すれば良いのか

このようなチャット疲れは、どのように解消すれば良いのでしょうか？ 解決の方法の1つとして、自身の現在のステータスを、相手に表示する機能を利用することが挙げられます。

チャットツールの中には、自身のステータスを「Busy（多忙）」に切り替える機能を備えたものがあります。この状態にすれば、チャットの通知はミュート（消音）され、自身が集中して作業している最中に邪魔されることはありません。このステータスはメンバーに対しても表示されるため、相手側が「今は連絡を取るのをやめておこう」と気付くことも可能です。

もう一つの方法としては、チャットで伝えづらいことが予想される場合は、すぐにWeb会議に移行すべきでしょう。難解なことを文字で伝えようとしても、実際に口頭で簡潔に伝えた方が理解されやすいことは往々にしてあります。重要なことを伝える場合はWeb会議を開催し、チャットはあくまでも補足のためのツールとして利用するのがポイントです。

NeWorkで、本来の「チャット（雑談）」を
体験しよう！

別の解決方法としては、チャットに置き換わるツールを導入する、という方法もあります。

たとえば、NTTコミュニケーションズの「NeWork（ニュワーク）」です。NeWorkは、リモートワークやオフィス、複数の拠点を、Web上の同じ空間でつなげるオンラインワークスペースです。画面上には従業員のアイコンが表示され、話したい相手をクリックすることで簡単に1on1のオンライン通話が可能です。NeWorkを利用すれば、わざわざチャットを利用したり、Web会議用のURLを発行したりすることもなく、気軽に雑談が可能です。

さらに、「ルームバブル」という仮想の会議ルームに入室すれば、実際の会議と同様、複数人での対話が可能です。このルームには、会話内容を見聞きするだけで発言しない「聞き耳」という機能もあり、忙しい時は視聴のみの参加にも対応しています。

もし話しかけられたくない時は、自身のステータスを現在の状況に合わせて3段階に切り替えられます。集中して作業をしている時は、ステータスを多忙時の「ゾーン」に設定しておけば、同僚から通話に誘われることはありません。

このほか、ビデオ通話や画面共有といった、Web会議の標準的な機能も備えています。
NeWorkを導入すれば、チャットの本来の意味である「雑談」が、文字ではなく、Web上での会話で簡単にできるようになります。もし社内のメンバーがチャット疲れを感じているようであれば、NeWorkの導入でそのストレスが解消できるかもしれません。