「テレワーク」とは、在宅勤務やモバイルワークなど、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方で、「ワークライフバランスの向上」や「生産性の向上」などを目的に導入され、育児や介護・療養など、特別な事情を抱える社員たちが対象になっているケースが多く見られました。さらに昨今では、大型台風や地震などの自然災害の増加から、緊急時でも平時の企業活動を継続するためのBCP対策の面からも、テレワークへの関心が集まっています。

そうした状況が、新型コロナウイルスの流行によって一気に加速し、多くの企業が、職務を問わず、オフィスで働くすべての従業員にテレワークを実施するきっかけになりました。これにより、「紙」「ハンコの押印」といった「アナログな業務」がテレワークを阻害する要因として顕在化しました。

また、テレワークのためのコミュニケーションツールというと、メールやチャット、Web会議を思い起こす方が多く、結果、これらのツールの整備が優先され、固定電話に関する整備は後回しにされてきました。その結果、テレワークにおける業務遂行上のボトルネックとして、固定電話を巡る問題の早期解決がより強く望まれるようになったといえます。テレワークのためのコミュニケーションツールというと、メールやチャット、Web会議を思い起こす方が多く、結果、これらのツールの整備が優先され、固定電話に関する整備は後回しにされてきました。その結果、テレワークにおける業務遂行上のボトルネックとして、固定電話を巡る問題の早期解決がより強く望まれるようになったといえます。

以下では、弊社へのお問い合わせから見えてきた3つの電話問題についてご説明します。

※NTT Comの電話関連サービスに関するサイトおよびコンタクトセンター宛のお問い合わせの件数。

上述した3つの電話問題を解決する方法として、２つのソリューションをご紹介します。

解決策①クラウドPBXでスマートフォンを内線化する

Arcstar Smart PBX（以下、SmartPBX）は、クラウド型のPBXサービスです。PBXやビジネスフォンなどの通信設備をクラウド化し、専用のスマートフォンアプリを使って会社の内線電話をスマートフォンで利用できます。また、外線サービス「Arcstar IP Voice」と連携することで、会社の代表電話の発着信も可能になります（図1）。

そのため、在宅勤務などのテレワーク中でも代表電話の対応ができるようになるので、代表電話への対応のために、わざわざオフィスに出向く必要はなくなります。また、「代表グループ」を設定することで、複数人のスマートフォンで代表電話に対応することが可能になり、個々人の負担も軽くできます。

図1：Arcstar Smart PBXを使ったスマートフォンによる会社の電話の発着信

SmartPBXのアプリは、携帯電話会社（キャリア）を問わずに利用でき、従業員の個人のスマートフォンでも使用できます。

企業では一般的に、外勤の多い営業担当者に対してスマートフォンなどの携帯端末を貸与していますが、全従業員を対象にテレワーク用の携帯端末を調達するとなると、調達コストや端末管理などの負担が大きくなる可能性があります。SmartPBXならば、従業員個人のスマートフォンを活用して、安価に、かつスピーディにテレワークに適した電話環境を構築することができます。

SmartPBXは、従業員の自腹問題も解決できます。
感染症対策として急遽テレワークを導入した企業では、テレワーク時の電話環境の構築にまでは手が回らず、個人の携帯電話を業務に利用させ、通話料は従業員の自腹となるケースが多くあります。SmartPBXの場合、専用アプリを使った業務通話は会社に請求されるので会社で携帯端末を貸与せずに公私分計が実現できます。

また、クラウド型のサービスであるSmartPBXは各種の設定をWebの管理画面上で行えます。そのため、管理者がテレワーク中であっても設定の変更が行えるなど、オンプレミス型の通信設備に比べて、より効率的に運用できます。

さらに、SmartPBXと合わせてクラウド電話帳の「ＰＨＯＮＥ　ＡＰＰＬＩ　ＰＥＯＰＬＥ」を使うことで、スマートフォンに連絡先情報を登録していない人から電話を着信した場合も、ＰＨＯＮＥ　ＡＰＰＬＩ　ＰＥＯＰＬＥに登録してある情報が表示されます。そのため、「誰からの電話なのか」を確認でき、スムーズな電話対応が可能になります。

図2：「PHONE APPLI PEOPLE」アプリとArcstar Smart PBXアプリの併用イメージ

また、クラウド電話帳を使うことで、スマートフォンのローカルな環境に社用の連絡先を保存しておく必要はなくなります。そのため、スマートフォンの紛失・盗難によって、社用の連絡先情報が外部に漏れてしまう心配もなくなります。

解決策②Direct Calling for Microsoft Teamsで外線通話を実現する

テレワークにおける生産性の向上のため、今、多くの企業ではコミュニケーション環境の整備に力を入れています。中でも急速にシェアを拡大しているのが「Microsoft Teams」で1日当たり1億1500万人が利用しているといわれています。メールやチャット、Web会議など、あらゆるコミュニケーションツールを一元化でき、Microsoft Office製品との相性が良いことから企業ユースのグループウェアとして高い評価を得ています。

そして、Microsoft Teamsによるコミュニケーションツール一元化の対象を、電話にまで押し広げるためのソリューションが、Direct Calling for Microsoft Teamsです。これは、Microsoft Teamsでの外線通話を実現するクラウドサービスです（図3）。

図3：Direct Calling for Microsoft Teamsの全体イメージ

本サービスを使うことで、Teams ID毎に割り当てられた050番号を使ってスマートフォンやPCなど、Microsoft Teamsのアプリから直接、外線通話が可能です。また、「グループ着信」や「パーク保留」といった基本的なPBX機能も利用できるほか、NTTComが提供する外線サービス「Arcstar IP Voice」との併用により、社外にいても、Microsoft Teamsから会社の代表電話番号で発着信できる環境を簡単に構築できます（図４）。

図4：Direct Calling for Microsoft TeamsとArcstar IP Voiceの併用イメージ

製造業のA社では以前からテレワークを実践するための準備を進めていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークを基本として業務を進める方針が決定されたことから、急遽テレワークで働くことになりました。そこで課題となったのが電話環境です。

個人所有の携帯電話を業務に利用する場合、業務利用の通話分まで従業員個人に請求される問題があるほか、どこにいても業務の電話がかかってくる可能性がある状況に対しての抵抗感もあります。また代表番号宛にかかってきた電話に対応するために、交代で出社するといった対応も必要になります。

そこでA社はMicrosoft Teamsで外線の発着信が可能になるDirect Calling for Microsoft Teamsを導入、テレワーク環境でもオフィスと同様に電話が使える環境を整えました。またDirect Calling for Microsoft Teamsは、企業向けIP電話サービスである「Arcstar IP Voice」と組み合わせることで、「03」や「06」から始まる固定電話の番号を通知することが可能なほか、オフィスの固定電話にかかってきた電話をMicrosoft Teamsで受けられることもメリットで、電話対応のためだけにオフィスに出社する必要もなくなっています。

新型コロナウイルスの感染者数が大幅に減少し、コロナ以前の生活に戻るアフターコロナ・ポストコロナでは、以前と働き方は大きく変わっていくでしょう。実際、すでにいくつもの企業がアフターコロナ・ポストコロナでもテレワークを前提とした就業体制とすることを表明しているほか、テレワークであればオフィスが遠隔地にあっても業務を遂行できることから、転勤や単身赴任をなくす動きもあります。

一方、コロナ禍におけるテレワークの実践により、改めてオフィスで働くことのメリットも見直されています。具体的なメリットとしては、同じ場所で働くことで密なコミュニケーションが図れること、他部門とのコミュニケーションが生まれやすく組織の活性化につながることなどが挙げられます。

このような背景から、今後はオフィスとテレワークを働く人の状況に応じて組み合わせる、ハイブリッド型の働き方が広まるのではないでしょうか。その際、コミュニケーション環境に求められるのは、オフィスや自宅といった場所を問わずに使えることでしょう。

こうした場所を選ばないコミュニケーション環境の実現を考える上で、「“脱”固定電話」を前提に電話環境を整えていくことがますます重要となります。テレワークを含む、新たな働き方を実現する電話環境の実現に向け、本格的に動き出しましょう。