センコー情報システム株式会社

センコー情報システム株式会社（以下、センコー情報システム）は、流通情報ソリューション、公共ソリューション、システムソリューション、ネットワークソリューション、IT機器セールスといったサービスの提供を通じて、顧客の企業価値向上を支援する企業である。同社はセンコーグループ企業と連携し、グループ全体のDXプロジェクトを推進。物流業務のDX化によって、「物流センターの自動化」「オフィス事務のリモート化」「デジタルデータの利活用による業務効率化」の実現を目指す中で、同社はDXの基盤となるシステムの設計と開発を担っている。

同社では、オフィス業務のリモート化に関連する「在宅勤務プラットフォーム」の確立を、コロナ禍以前から取り組んでいた。「効率性、生産性、コミュニケーションの3つの軸をポイントに、さまざまなツールを駆使してオフィスと同レベルの仕事ができる環境を目指していました。特に重視したのは、在宅勤務で希薄化が懸念されるコミュニケーションの問題です。Web会議ツールで定期的な会議を行っていましたが、実際のオフィスのような廊下での立ち話や隣り合ったデスク間の会話のような気軽にコミュニケーションが図れる手段がないかと考えていました」と説明するのは、同社の岡本信孝氏だ。

在宅勤務プラットフォームを確立するにあたり、まず同社ではオフィスにおける業務を「カジュアルな会話・ミーティング」「電話」「PC作業」「オフィシャルな会議」という4パターンに分類し、それぞれに最適なITツールを導入・活用することで解決策を探っていった。たとえば電話であればPBXのクラウド化、PC作業であればセキュアなリモート接続環境などである。

「『オフィシャルな会議』で利用することが決まっていたWeb会議ツールを、『カジュアルな会話・ミーティング』でも利用すればいいという意見もありました。しかし、それぞれで実現するコミュニケーションのニュアンスが異なります。もっと気軽に社員間の会話が活性化するツールはないかと考えました」（岡本氏）

このページのトップへ

一般的なWeb会議ツールとは一線を画す、気軽な会話ができるコミュニケーションツールを探していた同社がたどり着いたのが、NTTコミュニケーションズ（以下、NTT Com）が提供する「NeWork」だった。「NeWork」は、常時滞在型のオンラインワークスペースで、ログインすれば、チームメンバーの様子がわかり、在宅勤務でも、オフィスでもメンバー同士がワンクリックで会話できる点が特長だ。直感的なデザインとシンプルな機能により、誰にでも簡単に使い始められる。社内外の会議はもちろん、チームでの共同作業、ちょっとした相談、1on1の会話まで、さまざまなコミュニケーションの用途に対応できるツールになっている。

「ログインした社員の状況がひと目でわかる、望み通りのツールだったので導入を即断しました。まずは無料でお試しができたことも後押しになりました」と岡本氏は導入の理由を明かす。

こうして、在宅勤務プラットフォームの確立に向けた取り組みは実装フェーズに移る。経営層自ら社員に導入に関する説明がなされたことも追い風となった。「最初は本社だけで運用をスタートしました。必要最低限のメンバーのみ出社してもらい、ほかの社員は在宅勤務で仕事を回しました。その後、社員からの要望や意見を反映しながら調整を行い、比較的スムーズに在宅勤務への移行ができたと思います。やはり導入前にトップダウンで丁寧に周知を行ったことが大きかったですね。私たちがじっくり練り込んだプランを社員も前向きに受け入れてくれたようです」と、同社の小林利幸氏は当時を振り返る。

同社はNeWorkの導入後、より使いやすいよう社員主導でチューニングを重ねてきた。

「会社から頭ごなしに使ってくださいと言っても、簡単には浸透しません。どうすれば社内のコミュニケーションが良くなるか、利用する社員も巻き込んで考えてもらうようにした結果、いろいろなアイデアや改善要望が出てきました」（小林氏）

岡本氏は、社員からの要望の代表例として、ライブカメラの設置を挙げる。「在宅勤務中の社員が、オフィスの様子をいつでも見られるようにカメラを設置しました。そうすることで、オフィスにいる社員の状況を把握しやすくなり、話しかけるタイミングを見計ることが容易になりました」

このページのトップへ

現在のNeWorkの利用状況や印象を小林氏は次のように説明する。「まず始業時にオフィス組、在宅組の社員を集めて朝会を開催して全体的なコミュケーションを図ります。就業時は社員間で自由に雑談を含めた仕事の相談などを行い、そして終業時には作業の進捗状況を確認するというモデルを作って運用しています。NeWorkはブラウザだけで動く、ログインが簡単にできる、誰にでも気軽に使えることがポイントです。とにかく、すぐに直感的に会話がスタートできるところが社内でも評価されています」

もちろん、社員の声を反映したライブカメラの評判も上々だ。在宅勤務でもオフィスの離着席状況が即座にわかることに加え、たとえ在席中であっても多忙な様子なら話しかけないといった相手に配慮したストレスのないコミュニケーションが実現できているという。

現在、NeWorkを利用している本社オフィスには社員数の8割程度のデスクしか用意されていない。つまり、必然的に2割の社員は在宅勤務をすることが前提なのだ。「将来的にはフリーアドレスへの移行を計画しています。このハイブリッドワーク環境の取り組みは今後も加速していくつもりです」（岡本氏）

今後、NeWorkを本社のみならず、東京、熊本、宮崎など全国の拠点にも順次展開していく計画だという。「DXプロジェクトの取り組みは多くの社員が関わり、密に連携する必要があります。そこで拠点間のコミュニケーションの活性化を図り、新たなアイデアの発掘、取り組みのスピードアップを図っていきたいですね」と岡本氏は今後の展望を語る。NeWorkを起点として、センコー情報システムに新たなDXが生まれるのは、そう遠くないだろう。

このページのトップへ