BPOとは何？基礎知識から導入時メリット・注意点について解説！

BPOとは何？

BPOとは、Busuiness Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソージング）の略で、自社の業務を外部に委託する（アウトソージング）形態の1つです。バックオフィス業務や自社にノウハウのない業務などを外部の専門とする企業に委託することでコスト削減や業務品質の向上を期待できます。

BPOには次のような特徴があります。

• 業務の一部ではなく業務プロセス全体を委託
• 一時的ではなく長期的

通常、外部の企業に業務を委託する場合、業務の一部を切り出して委託します。BPOでは業務の企画・設計・施策・効果測定など、業務プロセス全体を継続的に外部の専門企業に委託します。

BPOと似た言葉として、BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）という言葉があります。BPRは組織全体の目標を設定し、目標達成のために業務や業務フローを見直すことです。BPRは経営戦略に当たります。BPRの結果としてBPOが導入されることがあります。

BPO導入の対象業務

BPO導入の対象業務は、企業の利益につながるようなコア業務ではなく、次に挙げるようなノンコア業務です。

• 経理
• 総務
• 事務作業
• 人材採用
• 受付業務
• コールセンター

これらの業務は、企業にとってなくてはならないものですが、繰り返しが多く時間も人も必要になります。経理業務のように繰り返し行われる業務では、BPO導入によってコストや工数の削減ができ、業務効率化を図れます。また、ここで紹介した対象業務は一例で、BPOの対象業務は拡大傾向にあります。

BPO導入のメリット

BPOを導入すると具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。

コア業務にリソースを集中できる

企業の強みを生み出し収益につながるようなコア業務にヒト・モノ・カネのリソースを集中できるのがメリットです。限られた従業員数で今まで以上の利益を出すには、業務を効率化し、重要度の高い業務に集中することが大切です。しかし、人材などの関係から多くの企業がメイン業務を支えるためのノンコア業務に多くの時間を取られています。

BPOを導入することで、ノウハウのある専門家にノンコア業務を任せることが可能です。コア業務にリソースを集中することで、より高い生産性を実現し企業成長につなげていくことができます。

コスト削減

BPOを導入すると、ノンコア業務を行うためにかかっていた人件費や、システム利用料などの固定費が外部企業への委託費用に切り替わります。業務を遂行する稼働費の削減はもちろん、業務に関わる教育コストや関連するシステムの費用を削減できます。業務全体のプロセスをノウハウのある企業に委託することでスケールメリットを活かしたコスト削減が期待できます。
BPO導入前は固定費だったものが、導入により変動費となるのもメリットです。
加えて、委託先が専門性とノウハウを備えているため、業務品質の向上も期待できます。

BPO導入時の注意点

BPOの導入には、メリットだけでなく注意点もあります。理解した上で導入を検討すると良いでしょう。

導入前に費用対効果を見極める

現在の業務にかかっている経費や、人的リソースと外部委託費を比較し、費用対効果を見込めるのか検討します。具体的に、以下の点を検討します。

• 委託をする業務プロセス
• 初期費用とランニングコスト
• 移行期間の長さ

BPOは定型業務に向いていますが、頻繁な組織体制の変更や業務手順の変更がある場合には向いていません。どの業務でBPOを導入するのか、それに対して費用はどれくらいかかるのかを考えます。

BPOを導入すると、ランニングコストのほかに初期費用がかかります。導入の準備期間や移行期間は一時的に業務効率が悪くなることもあるため、企業全体としての費用対効果を考えることが大切です。

BPO委託先の専門性を確認する

企業によって、専門としている業務や得意な領域が異なります。自社が必要としているスキルやノウハウを持っているのか、業務品質と共に確認することが大切です。特に、機密情報を扱う業務をBPOする際は、セキュリティ対策についても確認しておきます。

また、委託業務拡大の可能性があるのなら企業規模も確認しておき、自社がより多くのリソースを必要とする際にも対応できるのかチェックしておくとよいでしょう。

実績を確認する

過去の業務実績を確認し、委託先として適切かどうかを確認すると良いでしょう。同業種、地域の導入例などを確認します。導入例を確認する時は業務量、期間、品質などの成果も知ることが大切です。徹底したリサーチをして、より良い委託先を探します。

BPOの計画・体系

BPO導入を進める際は、上記の注意点を確認しながら次のような手順で進めます。

• 現状の業務分析と可視化
• 業務フローの変更
• BPOサービスの選定、契約

現状の業務で課題となっている点を洗い出し、BPOを導入してどのように改善したいのかを考えます。また、BPO導入に伴い業務フローの変更が発生することも多いです。現場担当とともに業務フローを確認します。BPOサービスを選定し、現場への周知などを徹底します。

外部の企業に委託をする契約にも種類があります。

委任契約

委任契約とは、法律行為を委任するときのみに結ばれる契約方法です。BPOにおいてはほとんど利用されることはありません。

準委任契約

準委託契約は、法律行為以外の業務で使われます。受託者が作業過程に責任を負い、作業中は自らの責任で管理します。作業期間が終了すると、契約も終了です。

準委任契約の特徴は次の2点です。

• 業務の処理の対価として報酬を支払う
• 最終的な成果物の責任は依頼者が負う

業務の処理が目的なので、結果として期待した成果が得られなかったとしても、受託者には報酬請求権があります。また、双方ともに途中で解約することができますが、相手方が不利になる場合は損害賠償が発生する可能性もあります。

請負契約

請負契約は、仕事の達成を目的に契約を結びます。仕事の完成の対価として報酬を支払い、発注者の検品が完了したときに契約が終了となります。成果物にミスや欠陥があれば、受託者が責任を負います。

まとめ

BPOとは、業務プロセスすべてをノウハウのある外部の企業に継続的に委託することです。業務効率化やコスト削減、グローバル化などのメリットがあります。

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