電子帳簿保存法の改正点とポイントを解説

電子帳簿保存法の概要・目的

電子帳簿保存法とは、原則として紙で保存することになっている国税関係の帳簿を、電子データで保存できるようにする特例のための法律です。PCなどで作成した帳簿などは、プリントアウトして紙で7年間保存することになっていましたが、要件を満たせば電子データでの保存が認められます。

この法律は、多くの書類がPCを使って作られるようになったために1998年に制定されました。その後も時代のニーズにあわせて複数回改正されています。

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改正が続く「電子帳簿保存法」！度重なる改正内容や電子帳簿保存法について徹底解説

2022年1月に改定された内容

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。請求書などの書類を電子で保存するための要件が緩和され、ペーパーレス化やリモートワークの促進が期待されています。一方で、電子で保存するうえで要件が厳格化された点もあるため注意が必要です。ここでは、主な変更点をご紹介します。

特例のための事前承認制度を廃止

従来、電子帳簿保存法は税務署に申請し承認を得る必要がありましたが、2022年の改正により、現在は事前の申請・承認が不要となっています。事前承認制度は準備に数カ月を要することも多々あり、電子帳簿保存法の適用を受ける企業にとって負担の大きなものでした。しかし、2022年の改正で廃止されたことにより、多くの企業が電子帳簿保存法の適用を受けやすくなったといえます。

タイムスタンプの要件を緩和

タイムスタンプは、取引情報の改ざんが行われていないことなど書類の真実性を証明するために付与するものです。改正前は、3日以内にタイムスタンプを付与するなどの要件があり、事務負担が大きいことが問題でした。

改正後は、取引情報の修正・削除の履歴が残るシステム、もしくは取引情報の修正・削除ができないシステムを利用している場合は、タイムスタンプの付与が不要になりました。また、タイムスタンプが必要な場合でも、付与期間が最長2カ月になり、事務負担の軽減ができるよう配慮されています。

検索要件の緩和

電子取引の記録を保存する際には、検索要件が決められていますが、改正により検索要件の記録項目が緩和されました。改正後の記録項目は以下の通りです。

• 取引年月日（そのほかの日付）
• 取引金額
• 取引先

また、税務職員による質問検査権にもとづく電子データのダウンロードの求めに応じる場合は、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。売上高が1,000万円以下の小規模事業者では、税務職員による質問検査権にもとづく電子データのダウンロードの求めに応じることができれば、すべての検索要件が不要です。

電子取引の電子でのデータ保存が義務化

今までは、電子データで受け取った電子取引の記録は、紙に印刷して保存することが認められていました。しかし、改正電子帳簿保存法では、電子データで受け取ったものは電子のまま保存することが義務付けられています。たとえば、メールに添付されたPDFの請求書なども紙に印刷して保存するだけでは不十分で、タイムスタンプ要件や検索要件を満たす形で、電子でデータを保存する必要があります。ほかにも取引先のウェブサイトから請求書などの書類をダウンロードする場合や、ちょっとした物品をアプリなどで購入した場合にも各種要件を満たしながら電子でのデータ保存をしなければならなくなります。

義務化される予定の電子保存義務化が2年間の猶予

2021年12月に、自民党の税制改正大綱や国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」で、電子保存の義務化について2年間の猶予を設けることが発表されました。猶予期間は2023年12月31日までで、2024年からは電子データで保存することになります。

施行の直前になって猶予期間が設けられた理由として、多くの企業で保管要件を満たすようなシステムの構築などの対応が間に合わないといったことが挙げられます。

中小企業を中心に電子データで受け取った書類を紙に出力し、それを用いて経理処理をしている企業は多く、ワークフローの整備や新しいシステムの導入などをする必要がありますが、改正電子帳簿保存法の施行までに対応が間に合わないという声が多く出たため、混乱をさけるべく準備期間を2年延長しました。

猶予が認められるための条件2つ

電子保存義務化の猶予を認められるための条件には以下の2つがあります。

• 納税地の所轄税務署長が当該電子取引情報にかかる電磁的記録を保存要件に従って保存することができなかったことについて、やむを得ない事情があると認めた場合
• 税務職員の質問検査件にもとづく電磁的記録の出力書面の提示または提出の求めに応じることができるようにしている場合

税務署長が認める「やむを得ない事情」とは次のようなことです。

その電磁的記録の保存に係るシステムなどや社内のワークフローの整備が間に合わないなどといった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情がある場合
（国税庁HPより）

新システムの導入や、それに対応するための既存システムの改修、実際に業務を進めるためのワークフローが整備できていないなど、電子保存義務化に対応できない場合は、やむを得ない事情と認められます。また、認定のための申請手続きなどは不要です。

電子保存義務は猶予されますが、受け取った電子取引の記録はいつでも提示・提出できるように管理しておくことも条件です。

「電子保存」が2年間の猶予されたことによる影響

2年間の猶予は、施行直前の2021年12月に発表されましたが、これを受けて企業の約4割が対応を延期したとの調査結果があります。また、電子帳簿保存法に則した運用ができているのは約1割とも言われており、電子帳簿保存法を認知していない企業もいるようです。

2年間の猶予の間に企業が電子保存について理解を深め、安全で運用しやすいシステムの導入やワークフローの準備を進めて行くことが大切です。

まとめ

電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられていた帳簿などを、電子データで保存できるようにする特例のための法律です。2022年1月の改正で、特例を受けるための申請が不要になり、さまざまな要件も緩和されました。簡単に導入できるようになったので便利と感じる企業もある一方で、電子データで受け取ったものはデータの状態で保存する電子保存の義務化については、対応が追いついていない企業も多いという課題があります。ただ、今回の電子帳簿保存法の改正を受けて、請求書業務の電子化は今まで以上に推進されることが予想されます。電子保存の義務化には2年間の猶予期間が設けられましたが、この期間は紙でも保存できるとは捉えずに電子帳簿保存法に対応する準備期間と認識をしたほうがよいでしょう。

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