経理必見！請求業務電子化のメリットを紹介

請求業務とは

請求業務とはサービスや商品を提供した取引先に対して、代金を請求するための業務全般を指します。代金が回収できないと自社の資金繰りに影響が出るため、適切に業務を進めることが大切です。また、何度も繰り返し行う業務なので、効率的に進められるような工夫もします。

請求業務の内容

企業間では、後払いで請求業務を行うことが一般的です。商品やサービスを提供した後に請求書を作成して代金を回収します。請求のタイミングによって請求の種類を2つに分けることが可能です。

• 都度請求
• 締め請求

都度請求は商品やサービスの提供のタイミングで、都度請求書を発行する方法です。単発や新規の取引で使われる傾向にあります。商品やサービスの提供と請求金額の確定の時期が近いため、キャッシュフローを把握しやすいです。

都度請求よりも一般的なのは、締め請求（与信取引）と呼ばれる方法です。1カ月など決まった期間ごとに請求を行います。長く取引をしている場合や1カ月に何度も取引を行う場合に適しています。

また、請求書には取引の詳細が明記されていて、取引内容を証明する書類です。保存期間も定められており、支払いが行われなかった場合の法的措置を行う際の証拠にもなります。

請求業務の流れと注意点

請求業務の流れを締め請求の場合を例にして紹介します。それぞれの過程で注意したい点についても記載しておきます。

請求内容を確認する

商品やサービスを提供した後、伝票などをもとにして取引先ごとに取引内容を確認し、請求内容を確定させます。エクセルなどの表計算ソフトを活用するのが一般的です。

紙の伝票内容を確認しながら入力していく際には、伝票の数字の見間違いや入力ミスなどに注意が必要です。請求業務は売り上げに直結する業務のため、1字でも間違えてしまうと問題になってしまいます。

請求書を作成する

締め日が来たら、取引内容を記載した請求書を作成します。

請求書に記載する内容は以下の通りです。

• 宛先の事業者、または担当者名
• 合計請求金額
• 取引の明細
  • 取引年月日
  • 商品名やサービス名、品番
  • 個数
  • 単価
  • 小計や消費税
• 振込先や振り込み期限

多くの企業で請求書のテンプレートが用意してあるので、項目に沿って必要内容を入力します。

手入力の場合は、データの入力ミスや入力漏れに注意しましょう。

請求書を送付する

請求書の作成が終わったら上長承認を受け、送付の準備をします。送付方法は主に以下の2つです。

• 請求書データをPDFなどに変換し、メールなどで送付
• 請求書を紙にプリントアウトし、郵送などで送付

メールなどで送付する場合は、改ざんができないようにPDF形式などに変換し送付します。送信先のメールアドレスが正しいかどうか、よく確認してから送信することが大切です。

請求書を紙に印刷し送付する場合は、次のような業務が発生します。

• 取引先ごとに封筒に宛名を印刷
• 請求書などを封入
• 発送

紙の請求書を送付する場合は、印刷や郵送に費用がかかります。また、紙の書類は紛失のリスクも高いです。さらに、修正などがあった場合は再度郵送するのに時間がかかるため、余裕を持って発送をするよう注意します。

入金を確認する

最後に取引先からの入金を確認して終了です。請求書に記載した銀行口座の明細を見ながら、取引先と金額が合っているのかをチェックします。

企業間の取引では、支払い期日に振り込まれるのが一般的です。期日になっても入金が確認できなければ、取引先に連絡をします。また、金額や口座名が請求書と異なっていた場合は、取引先に確認が必要です。

多くの企業では請求書を発行すると同時に入金リストを作成しており、それを確認しながら入金確認を行います。

請求業務の課題・問題点

請求業務はお金に直結する業務でミスが許されないために、いくつかの課題や問題が発生しがちです。ここでは主要なものをご紹介します。

人的ミスが多い

書類の目視やデータの入力などで人的ミスが発生しやすいです。数字を扱う機会が多いので、タイプミスや数字の見間違いが大きなトラブルに発展してしまいます。

請求業務は取引の数が増えれば増えるほど、業務も増えミスの原因も増えてしまいます。

チェックに時間やコストがかかる

ミスをしないようにとチェックを厳重にしている場合も多いです。一般的なのはダブルチェックですが、この方法は時間も人件費もかかります。

さらに、上長承認に時間を要する場合があります。チェックのし忘れが原因ということも多いです。紙の書類をデスクの上に置いておくという方法だと、ほかの書類の中に紛れてしまい、チェックが遅れるというトラブルが起きています。

セキュリティ上の問題

メールの誤送信や郵便の誤配送などによる、情報漏えいのリスクがあります。

また、PDF形式ではなくエクセルなどの編集できるデータの形式で請求書を作成・発行すると、改ざんが可能です。横領につながる可能性もあります。もちろん、横領をしようと考える人が悪いのですが、不正を行いやすい業務プロセスで進めている会社側の責任も問われるリスクがあります。

管理・保管が難しい

紙の請求書は紛失しやすいと紹介しましたが、管理や保管が難しいです。一般的には、定期的に請求書を整理・ファイリングして保管をしますが、大量のファイルと保管のためのスペースの確保が必要になります。また、保存義務期間が過ぎた請求書の処分業務もあります。

間違った場所に格納された場合は、後で探し出すことが難しいです。また、保管後に修正があった場合、古い方の書類を処分し忘れてしまう例もあります。

リモートワークで完結できない

従来の紙を使った請求書業務では、承認のために捺印する習慣があります。そのため、一部の従業員は捺印のための出社が必要で、完全なリモートワークができません。請求書に捺印の義務はないのですが、多くの企業で慣例やビジネスマナーとして捺印の習慣が続いています。また、請求書の郵送や受取といった業務も出社しないと対応できないことから、リモートワークの推進を阻む一因となっています。

請求業務を自動化することで効率化も

請求業務の課題は自動化することで解決する可能性があります。また、同時に効率化も図れます。自動化には具体的に以下のようなメリットがあります。

• 同じデータを何度も入力しなくて良い
• 人的ミスが減る
• チェックのための人員が不要

過去のデータを使ったり、取引の履歴から請求書を作成したりすることで、社内で何度も同じデータを入力する必要がなくなります。手入力の回数が増えれば増えるほどミスも増えるので、人的ミスを減らすのにも役立つでしょう。

入力の回数が減るため、チェックのための人員の削減も可能です。また、自動化することで、計算ミスや入力漏れ防止も期待できます。

請求業務を自動化する際には専用のシステムが良いでしょう。ペーパーレスに対応し、リモートワークで業務を完結できる場合もあります。また、電子データの形式で保存できる場合は保管スペースも不要となり、半永久的に保存しておくことも可能です。印刷や郵送にかかるコストや人件費も削減できるでしょう。
システムを使用して自動化することで横領や改ざんなどの不正もできなくなり、セキュリティ面もより高い水準を維持できます。さらに、請求業務の進捗状況など、リアルタイムでの情報共有も可能になります。

まとめ

請求業務とは提供したサービスや商品の代金を取引先に請求する業務全般を指します。会社の収入に関わる業務でミスが許されません。しかし、数字を扱う機会が多いため人的ミスが起きやすく、課題に感じている企業も多くあります。

請求業務は自動化することで、人的ミスも含め多くの課題改善が期待できます。自動化には専用システムの導入がおすすめです。システム導入でペーパーレスやリモートワークでの対応が可能など、請求業務の効率化も期待できます。
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