ペーパーレスの必要性や方法などについてご紹介

ペーパーレスが必要とされる理由

ペーパーレスとは今まで紙の書類などで行っていたやりとりを電子化し、紙の使用をなくすことを意味します。

近年、特にペーパーレスが注目されている理由として、スマホやタブレットの普及により、より多くの人が電子化したデータの取り扱いに抵抗がなくなったことが大きく影響しています。

ペーパーレスの対象範囲

広義では電車の切符を廃止しICカードを使うことなどもペーパーレスに含まれますが、ビジネスでペーパーレスというと帳簿や文書などの書類を紙から電子化することを指します。

ペーパーレスと業務効率の関係

業務効率化とは「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省いたり減らしたりしながら、生産性を高める取り組みです。ペーパーレスにすることで、以下のような業務の効率化が期待できます。

• 押印による承認
• 書類の共有

押印によって書類の確認と承認をしていた場合、ペーパーレスにすることで出先やリモートワークでも承認が得られるようになります。なかなか承認が得られず、時間がかかっていた業務も速やかに進めることが可能です。

また、書類の共有も楽になります。例えば、会議のための資料を紙で用意する場合、出席人数分コピーをし、配布する必要があったものが、ペーパーレスになれば、データで資料を配布するだけで時間や資源の節約になります。さらに他部署との共有などもタイムラグなしで可能になり、より連携して業務を進められるようになります。

ペーパーレスのメリットとデメリット

ペーパーレスにはメリットとデメリットがあります。それぞれをよく理解した上で導入を検討すると良いでしょう。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスには以下のようなメリットがあります。

コスト削減

ペーパーレスにはコスト削減効果があります。具体的には以下のようなコストです。

• 印刷に関わるコスト……用紙代，インク代、印刷にかかる電気代など
• 書類を保存するためのコスト……保存するスペースにかかるコスト、保存時に使用するファイルやキャビネットなど

印刷に関わるコストとしては用紙やインクの代金ほか、印刷にかかる電気代も削減できます。1つ1つはそれほど大きな金額ではありませんが、長い目で見ると削減の効果があります。

コスト削減効果として大きく影響するのは、保存スペースにかかる場所代です。業務の規模が大きくなればなるほど書類の量も増えるためペーパーレスによるコスト削減効果も大きくなります。

SDGsの推進

ペーパーレスを進めることで環境に配慮することができます。

• 森林保護へつながる
• 電気の使用量の削減

ペーパーレスへの取り組みを企業のPRやブランディングとしている例もあります。また、政府は「ジャパンSDGsアワード」を開催し、ペーパーレスによるSDGsの推進にも取り組んでいます。

業務効率向上

ペーパーレスによる業務効率化の例として以下のようなものがあげられます。

• 印刷のための時間が不要になる
• 紙の書類の整理や手続きのための時間が不要

ペーパーレスは業務にかかる時間を短縮します。特に書類をファイリングしたり、不要になったものをシュレッダーにかけたりする時間が不要になる点は大きなメリットです。

紛失や流出を抑制

多くの紙の書類があると、落としやすく、紛失しても気付きにくいです。また、保管庫にセキュリティ対策が必要になり、鍵の使用に制限をかけたり入出記録をつけたりと手間とコストがかかります。

ペーパーレスになり、データになっても紛失や流出のリスクはゼロにはできません。しかし、アクセスログにより流出時期を確認できたり、バックアップを取ることで復元したりと、対策が可能になります。データに閲覧制限機能やパスワードをつけるなど、セキュリティ対策もしやすいです。

リモートワークの推進に貢献

リモートワークを推進させるためにはペーパーレス化は欠かせません。企業によっては書類の確認や押印のために出社している例もあり、ペーパーレスになれば完全にリモートワークに移行できるという場合も多いです。

また、ペーパーレスになり、書類がデータ化されていればどこからでも必要な書類にアクセスできるようになります。自宅やサテライトオフィスでも出社しているのと同様に仕事を進めることが可能です。

ペーパーレスのデメリット

ペーパーレスにはデメリットもあります。業務に大きく関わるので、事前によく理解しておくと良いでしょう。

システムの導入コストがかかる

ペーパーレスにすると、システム導入のためのコストがかかります。クラウドやサーバーの契約やセキュリティ対策のためのコストは固定費になります。

また、電子データ化された書類を取り扱うための端末を用意する必要もあります。個人用のPCやタブレットなどです。これらの端末は故障や老朽化のリスクもあり、定期的な買い替えが必要になります。さらに、端末の利用者が増えるのならネットワークの整備が必要になるかもしれません。

過去の書類をスキャナーで読み取るなどして電子データ化する際は、人件費もかかります。

慣れるまで業務効率が低下する

新しい環境になると、どうしても慣れるまで業務効率は低下します。全社をあげて導入した場合、一時的に大幅に効率が低下する可能性もあり、リスクと感じるかもしれません。

また、次のような点で、時間が必要になる社員もいます。

• 社内規定やマニュアルの整備
• ITリテラシー教育・ルール遵守の徹底
• システムの利用方法

可能であれば長い準備期間を設け、紙での運用と並行してペーパーレスを導入するのがおすすめです。

紙業務が多い請求書からペーパーレスを行う

一度にペーパーレスに移行するのは難しく、どの業務から行ったら良いのかわからないという場合は、やり取りの多い請求書からペーパーレスを行うのがおすすめです。

請求書は社内で複数の承認が必要な場合もあり、書類をやり取りする機会が多いです。やり取りが多い書類ほど、ペーパーレスの効果がわかりやすくなります。また、請求書は取引先に送付する作業が発生するため、印刷・封入・郵送とコストがかかる書類です。ペーパーレスにすることでこれらのコストがかからなくなるのは大きなメリットと言えるでしょう。

会計システムへ連動できる「BConnection デジタルトレード」

NTTコミュニケーションズが提供するBConnection デジタルトレードは、ペーパーレスを実現する請求書業務の電子化を支援するサービスです。直感的でわかりやすいため、マニュアル不要で、自社での教育や他社への定着に多くの時間を割く必要がありません。社内の経理システムに自動投入が可能などシステム連携も可能で、導入当初においても業務効率を大きく下げることなく導入できます。

また、取引先から届いた紙やPDFの請求書を電子化するサービスも提供します。電子化が難しい取引先から紙の請求書を受領した場合にも電子化代行にて紙の請求書を電子データとして社内システムと連携することできるのができるのがメリットです。

まとめ

ビジネスにおけるペーパーレスとは、帳簿や文書などの書類を電子データ化することを指します。コスト削減や業務効率化、リモートワークの推進に貢献するなどのメリットがありますが、導入時に大きなコストがかかったり、一時的に業務効率が下がったりするデメリットがあるので、よく理解した上で導入を検討すると良いでしょう。

NTTコミュニケーションズが提供するBConnectionデジタルトレードはクラウド型の請求書業務の電子化支援サービスです。社内の会計システムとの連携や直感的で使いやすいインターフェイスで、業務効率を大きく下げることなく導入できます。登録は無料で行えるため、取引先も簡単に利用を始められます。