リモートワークを促進させる方法を紹介

リモートワーク促進の必要性

リモートワークとは、会社以外の場所で働く働き方です。2020年は新型コロナウイルスの影響でリモートワークを余儀なくされた方もいらしたと思いますが、それ以外の理由でもリモートワークの促進は必要です。

働き方改革

2019年に働き方改革関連法案が施行されました。働き方改革とは、今後労働人口が減少していくにあたり、労働力不足を解消するための考え方です。働き方改革が進むと以下のようなメリットがあります。

• 生産性の向上
• 長時間労働の改善
• 職場環境の改善
• 社員のモチベーションアップ
• 優秀な人材の確保

少ない労働力で業務を進めるために、ITの活用やフローの見直しを行うことで生産性の向上が期待できます。長時間労働や職場環境が改善するので、社員が仕事へのモチベーションを上げられるのもポイントです。

また、働きやすい環境であるため、優秀な人材の確保がしやすく、人材の流出も防げます。

働き方改革を進めるには、リモートワークの促進が大切です。

業務効率化

業務効率化のためにリモートワークを進めることも大切です。リモートワークを促進しIT機器やツールを導入すると、次のような点で業務効率化を期待できます。

• 情報共有
• 業務の自動化
• 時間の削減
• コスト削減

業務効率化とは「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすことです。IT機器やツールの導入で情報の共有や業務の自動化が可能となります。また、自動化が進むと業務に必要な時間が削減されます。

コストの削減は時間や人件費の削減だけでなく、紙で管理していた書類をデータ化することで保存スペースが縮小することも関係しています。

人々の生活様式の変化

人々の生活様式が変化し、ワークライフバランスを重視する人が多くなりました。今までは仕事との両立が難しく出産や介護などのために離職する人も多くいましたが、リモートワークが普及すると働き続けることが可能となります。

また、リモートワークなら会社の所在地と居住地が離れていても問題ありません。自然災害発生時には遠隔地の従業員が業務を進められるので、業務が停滞するリスクを分散できます。さらに、2020年の新型コロナウイルスに起因する外出制限のような事態が生じても、自宅で働き続けることができるため、従業員が感染症にかかるリスクを下げられることもメリットです。

リモートワーク促進における課題

リモートワークを促進させるにあたり、いくつかの課題がありますので紹介します。

生産性の低下

リモートワークを導入することにより、生産性が低下してしまうことがあります。理由は以下のような点です。

• コミュニケーション不足
• 環境が充実していない
• 労務管理

それぞれ詳しくみていきましょう。

コミュニケーション不足

物理的に離れているためコミュニケーション不足になり、社員同士の信頼関係が希薄になったり連携が取りにくくなることがあります。

業務上で必要な連絡やコミュニケーション、情報交換はWeb会議システムやチャットツール、情報共有ツールなどを使うことで解決可能です。しかし、気軽に話しかけられないため細かい確認がしにくく、意思疎通の齟齬が起きたりメンバーの仕事の進捗がわかりにくいと感じる人も多いです。

チームで仕事をしているのに孤独を感じ、モチベーションが下がってしまうこともあります。

環境が充実していない

リモートワークでは環境の充実が重要です。環境の充実には2つの観点があります。

1つめは仕事用機器の充実です。PCとインターネット環境さえあればリモートワークが可能と考えている人も多いと思いますが、PCのスペックが低い場合やインターネットの回線速度が遅いと、作業に時間がかかりストレスになります。また、Web会議のためのマイクやイヤフォンなどの小物の充実も大切です。自宅でインターネットサーフィンをするのとは違い、集中して使い続けられる機器が必要になります。

2つめは仕事をする施設としての環境があります。同居人から話しかけられたり、近隣で騒音の出る工事が長期間続いたりすると、集中して仕事をすることが難しくなります。

労務管理

リモートワークでは、従業員がどのように働いているのかがわかりにくく、労務管理が難しい点も課題です。特に問題になるのが労働時間の問題で、仕事を抱えすぎて長時間労働をしてしまう場合と、他人の目がないために業務効率が減少する場合が考えられます。

また、リモートワークでは育児や介護などとの両立がしやすいというメリットがありますが、勤務時間が変則的になる場合の就労規則が整っていないことも多く、大きな課題とされています。

セキュリティの確保

セキュリティの確保が難しいのも課題です。主に以下の2点が問題になります。

• 社外の人がいる状態で、情報を閲覧する可能性がある
• 安全ではないインターネット環境を使う可能性がある

今まで社内だけで管理していた資料を、それぞれが自宅やサテライトオフィスなどで閲覧するため情報漏洩のリスクが上がります。また、自宅で使っている個人用のインターネットを使って仕事をすると、セキュリティが脆弱なのでウイルス感染や不正アクセスの脅威に晒されます。

さらに、ノートPCなどの機器の紛失による情報漏洩も考えられるでしょう。

根強く残る紙ベースの業務

取引先と紙ベースで契約書や請求書などの書類のやり取りをしている場合は、出社して対応しなければならないことがあります。新型コロナウイルスの影響もあり、書類の確認や郵送、受取といった業務に対しても多くの企業がリモートワークで対応するようになって来ているとはいえ、やはり既存の業務プロセスの変更や新しいITシステムの導入がままならないといった企業も多くあります。自社はリモートワークに完全に対応できているが、取引先が紙ベースでしか対応できないため、取引先に合わせて出社をしている、といったケースもあるでしょう。

ルールの浸透が難しい

新しいものを導入するには、ルールを明確にして徹底することが大切です。リモートワークでも同様ですが、リモートワークになっている状態では正しくルールを浸透させることが難しいのが現状です。

リモートワークを促進させるための方法

リモートワークを促進させるためには、リモートワークを導入することの利点や必要性に目を向けつつ、課題を解決する方法を考えることが大切です。

リモートワーク促進のためのツールの導入

リモートワークを促進させるには、それぞれの課題に合ったツールの導入が欠かせません。

• コミュニケーションの促進……チャットツールや情報共有ツール
• セキュリティの確保……ウイルス対策ソフトの導入、PCやポケットWi-Fiの貸与
• 勤怠や労務管理……スケジュールやタスク管理ツール
• 基幹業務……会計や経理、経費計算ツール

ツールは会社の状況やIT技術の発展に合わせて、最新の状態を保ったり変更したりという努力が必要です。特にセキュリティ面は、新しいウイルスに対応できるツールを使います。

また、経理などの基幹業務は書類の多さや取引先とのやりとりなどがあり、リモートワークが難しいと言われています。促進させるためには課題を解決できる適切なツールを選ぶことが重要です。

社内規則を明確にする

リモートワークの社内規定については、次の手順で進めていきます。

1. 就業規則の変更が必要かを検討
2. 社内規則や就業規則の変更案を作成
3. 社員への説明・研修

就業時間に関する規則など、就業規則がリモートワークを想定していない場合が多いです。リモートワークに合った内容に変更が必要なのか検討をします。

また、社員への説明や研修も重要です。特に、部署によってリモートワークに向く部署と向かない部署があり、向かない部署からは反発もあるでしょう。社員から意見や要望があればまとめ、課題として取り組むことで社員の会社に対する満足度が上がります。

アクセス権限を付与する

情報を守るために、セキュリティ対策を高めるだけでなくアクセス権限の付与も活用します。

アクセス権限とは、ある情報の管理権限です。閲覧や編集ができる権限や、ファイルをアップロードすることしかできないなど、複数の権限があります。不正なアクセスを防ぎ、人的ミスによる情報の流出を防ぐことができます。

まとめ

リモートワークの推進には課題も多く、一朝一夕には進みません。ITツールを導入することで推進が期待できる場合でも、どのようなツールを導入すると良いのかわからこともあります。

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請求書発行業務の効率化やほかの会計システムとの連携も可能であり、ワークフロー機能を使うことで業務手順も明確になります。

請求書に関連する業務でリモートワークの推進に課題を感じている方には導入を検討していただきたいサービスです。