経理業務もリモートワークできる｜メリットや課題を紹介

経理業務をリモートワークしにくい理由

働き方改革やコロナウイルス感染症の拡大で導入が進んだリモートワークですが、経理業務ではあまり導入されていないと言われています。経理業務には次のような特徴が多いためです。

紙やFAXでの書類のやり取りが多い

経理業務は紙の書類のやりとりが多いため、リモートワークでの業務がやりづらいです。 取引先からの請求書や領収書、伝票などが郵送やFAXで会社に届く場合もあります。自社が発行する請求書や領収書を電子化したとしても、取引先から「紙の書類が欲しい」と言われた場合も、リモートワークでは完結しなくなってしまいます。

書類への押印の習慣

政府は「脱ハンコ」を掲げていますが、正式な書類には押印するという習慣は根強く残っています。企業によっては押印されていないものは受け付けないという場合もあり、押印のためだけに出社する場合も多いです。

現金での精算業務がある

小口現金という少額の現金を社内で管理し、従業員との経費精算に利用している場合があります。社内に現金があると、基本的に毎日残高を確認して帳簿と合うかどうかのチェックが必要です。

個人情報を扱うこともある

経理業務は個人情報を取り扱うことも多いです。個人情報は社外への持ち出しができないため、出社して作業をおこなう必要があります。

経理をリモートワークにするメリット

リモートワークが難しい経理業務ですが、もしリモートワークが可能になった場合には次のようなメリットがあります。

コスト削減

出社にかかる交通費などの経費削減ができます。また、後述する働き方改革を進められる可能性があり、今いる人材が働き続けてくれることで新規採用のためのコスト削減も期待できます。

働き方改革

政府が進める働き方改革が推進できます。リモートワークによる働き方改革には次のようなメリットがあります。

企業にとってのメリット

• 生産性の向上
• 人材の確保

従業員にとってのメリット

• 長時間労働がなくなる
• ライフスタイルに合った働き方ができる

業務の見直し効率化を進めることで、生産性が向上します。また、短時間で効率的に働けるため、人材を確保しやすく社員のモチベーションがアップしやすいです。 従業員にとってもメリットがあります。働き方改革関連法では長時間労働をしないようにしています。長期間の残業がないので、健康的な生活を送ることが可能です。また、ライフスタイルに合った働き方ができます。育児や介護などで今まで通り働き続けることが難しくなった人も、自分に合った労働環境を作ることが可能です。

ペーパーレス

紙を使った経理業務をやめることで、リモートワークが可能になるうえ、以下のようなメリットがあります

• 書類を保管・管理のためのコストがかからない
• 検索しやすい
• 企業ブランドとしての評価

紙の書類を保管するためには、ファイルやキャビネットなどの保管のためのスペースが必要です。また、定期的にファイリングしたり古い資料を処分したりと管理のための人件費もかかります。ペーパーレスにすることで、これらのコストは不要になります。また、データであれば後から検索するのも容易です。 さらに、ペーパーレス化すると「環境問題に取り組んでいる」とアピールでき、企業としての評価アップにも繋がります。

キャッシュレス

経理業務をリモートワークにするのなら、小口現金での経費精算をやめて、従業員がキャッシュレスで経費を支払う方法に変更すると良いでしょう。キャッシュレスにすることで申請や精算の手間が大幅に削減されます。

経理をリモートワークするときの具体的な方法

経理業務をリモートワークで完結させるためには、以下のような方法を取り入れられるように工夫します。

経理業務のデジタル化

経理業務をデジタル化することが重要です。具体的には以下のようなポイントに注意します。

• 紙の書類やハンコの廃止
• 経費の申請や精算のデジタル化
• クラウド会計ソフトの導入

請求書や領収書、帳票などを電子データ化し、出勤しなくてもこれらの書類を扱えるようにします。紙の書類を希望する取引先は個別対応とし、必要があればスキャナーを使って電子データ化すると良いでしょう。また、電子署名などのシステムを利用し押印業務もなくします。 社外だけでなく、社内の経費申請や精算もデジタル化を進めます。社内にもデジタル化を苦手とする従業員がいるため、フォローの体制を整えることが大切です。 そしてデジタル化した書類を、クラウド会計ソフトを使って出勤せずに処理できるようにするとリモートワークが可能な環境になります。

経理業務のフローの見直し、ルールの徹底

大まかな進め方は前述しましたが、大切なのがフローの見直しやルールの徹底です。現在のフローを見直し、ムダな業務を削減します。 また、リモートワークを実施する前にルールを明確にし、円滑に業務が進められるよう共有します。主なルールは以下のようなものです。

• 新しく導入するシステムの使い方と注意点
• 勤怠管理・評価制度について
• リモートワークの適正や雇用条件

新しいシステムについては、研修が必要になる場合もあるので早めに対応しましょう。

セキュリティ強化

経理業務のリモートワークで注意したいのがセキュリティ面です。経理業務はお金の管理があり、取引内容や個人情報を取り扱うこともあります。 まずは社員のセキュリティ意識を高めることが大切です。マニュアルやチェックリストを作成するのも良いでしょう。 企業が情報漏洩やセキュリティの対策に力を入れることで従業員がリモートワークでも安心して働くことができりようになります。

smartGo® Stapleで経理のリモートワークを一歩前進

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは経費や交通費精算をDXするサービスです。モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードを使うことで、経理のリモートワークが一歩前進します。

ペーパーレス・キャッシュレス・立替レス

SmartGo™ Stapleはペーパーレス・キャッシュレス・立替レスが可能になるシステムです。プリペイドカードを必要な従業員に配布することで、キャッシュレスでの支払いができます。また、従業員の立替がなくなり、従業員の負担も軽くなります。

経費申請のデジタル化

経費や交通費の申請書の作成は不要で、領収書は写真にとってアプリで送信するだけで申請が完了します。原本を管理する必要がなく、管理が簡単で紛失のリスクも低減できます。 交通費はモバイルSuicaを使うことで自動的に「私的な利用」「通勤費」「交通費」を判定します。履歴から自動的に入力できるので、経路ごとの運賃計算もミスなく進めることが可能です。

まとめ

経理業務はリモートワークがしにくいと言われますが、導入のメリットも大きいです。経理業務をリモートワークするには、デジタル化が欠かせません。クラウド会計ソフトの導入や、セキュリティや業務フローを見直して環境を整えていきましょう。 NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ StapleはモバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードを利用することで経費精算のデジタル化をお手伝いできます。ペーパーレス・キャッシュレス・立替レスで申請や紙の領収書の取り扱いがありません。リモートワークで経費精算を完了可能です。