経費精算はクラウドでも可能？システムやツールの選び方を解説

経費精算をクラウドで行う場合のポイント

ここからは、経費精算をクラウドで行う場合に考えたいポイントについてみていきましょう。例えば、プリベイトカードやクレジットカード連携など使用できる機能は、利用頻度に合わせることが大切です。加えて、自社の業態や作業フローに対して、課題をクリアできるのかも導入前に把握しておかなければなりません。

自社の業態・システムに合っているか

経費精算システムやツールは、どのようなフローや規定であれば合わせることができるのか決まっています。また、企業の規模によっては一律で条件を設けることも可能です。そのため、クラウドを選択する場合は自社の業務フローや承認フローを把握しておかなければなりません。

電子帳簿保存法に対応できるか

電子帳簿保存法は2024年1月から必ず対応しなければなりません。そのため、 経費精算システムを選ぶ場合、クラウドであっても電子帳簿保存法に対応しているものでなければ、車内だけでなく 取引先にまで迷惑をかける可能性があります。

ただし、オプションやデフォルトなどの違いがあっても対応しているものが多いため、システムとして使いやすいかどうかを検討する必要もあります。

既存システムとの相性はどうか

クラウドの経費精算システムを導入する際、既存のシステムとの相性も検討しましょう。場合によっては、既存システムが古すぎてクラウドの経費精算システムと連動させることができない ケースも想定されます。そういった場合は、消費する時間と手間を分析したうえで導入を行いましょう。

そして、既存システムに対してどのようなアプローチができるのかなども相談しつつ、導入することが大切です。

目的に合っているか

クラウドの経費精算システムを導入する目的は次のようなものがあります。

・作業の効率化を目指したい
・経理担当者のリソースや従業員の負担を軽減したい
・承認フローに間が生じるけケースが多く、間に合っていない

どのような課題をどのように解決したいのかを明確にすることが大切です。例えば、紙での経費申請がメインだった場合、 承認者が出張などで出かけていれば数日ほど停滞するケースも 少なくありません。

そういったロスが重なった場合、円滑な業務そのものが難しくなることも想定されます。そのため、自社の状況を冷静に判断し課題を解決できるシステムを導入しましょう。

オンプレミス型との比較はしたか

クラウド型とオンプレミス型を比べてみると次のような違いがあります。

クラウド型	オンプレミス型
比較的初期、導入費用が安価。アップデートやセキュリティなどはサービス提供者側で行う。UIなどが変わる可能性がある点には注意	導入・初期コストが高額だが、システムの自由度が高い。ただし、社内で技術者がいなければトラブルがある度に、他社の技術者を呼ぶ必要がある

経費精算をクラウドで行う場合のメリット・デメリット

ここからは 経費精算をクラウドで行う場合のメリット・デメリットについて詳しくみていきましょう。経費精算申請書類が不要となる点や負担の軽減ができる点などは、頭を悩ませている場合、問題を解決できる可能性があります。

3つのメリット

経費精算をクラウドで行う場合のメリットは、次のようになります。

・経費精算申請書が不要となる
・承認フローのスピードが上がる
・経費精算担当者の負担がなくなる

経費精算担当者に業務状況を聞いたうえで導入する必要があるものの、承認のフローの改善・書類の差し戻しが無くなる点はメリットだといえるでしょう。また、紙の書類の処理で時間を要している場合は効率化が可能となるため、生産性の向上も図れます。

3つのデメリット

経費精算をクラウドで行う場合のデメリットは次の通りです。

・コスト及び業務範囲を管理する
・運用までに時間がかかる
・何がカバーできるのか明確に把握する必要がある

自社の業務への影響、機能の明確な把握、担当者のシステム理解などが求められるため、本格的な運用までに労力がかかる点は知っておきましょう。また、自社のシステムとの親和性なども含めて運用できるかどうかは、経営陣だけでなく、現場にも話を通して判断する必要があります。

経費精算をクラウドで行う際の注意点

ここからは経費精算をクラウドで行う際の注意点について詳しくみていきましょう。とくに、承認フローのスムーズな処理や生産性の向上が目的である場合は、システムの機能だけでなく、使い勝手まで含めて相談・検討を行う必要があります。

課題に合わせて導入する

経費精算における課題は次のようなものが想定されます。

・システムが古すぎてスマホなどと連携できない
・Excelと別の会計ソフト、どちらにも記入が必要
・仕訳が手動でありいちいち確認が必要

経費精算システムの機能が様々であるように、企業における課題も大きく異なるといえるでしょう。そのため、自社の解決したい課題がどういったものか明確に把握し、現場の声を拾いながらシステムを導入することが大切です。

また、スマホ・クレカ連携などが必要であれば、経費精算システムを新しくする必要があるため、自社のこれまでの方法を見つめなおす必要もあります。

システム導入前に周知、研修を行う

システムの導入前には、メインで使用する従業員に対して周知と研修を行いましょう。大企業だけでなく、中小企業でも同様です。また、「経費精算業務を属人性が高い業務としない」ためにも、中小企業の場合は一定の権限を持つ従業員に使い方を覚えてもらうといった対策も有効です。

まとめ

経費精算はクラウドでも可能です。オンプレミス型と比較した場合、コストが安価であり、自社の業務フローとあっていれば業務を効率化することも可能です。ただし、どのような業務を効率化したいのか、課題をどのようにクリアしたいのかによって、選択すべき経費精算システムが異なるため、よく比較・検討する必要があります。

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