法人カードは経費精算の効率化に有効。メリット・デメリットを解説

法人カードとは

法人カードとは、企業や法人・個人事業主に対し発行されるクレジットカードです。支払いには会社名義の法人口座を利用でき、必要な従業員に対して発行できます。従業員が業務上利用したクレジットカード代が会社の口座から引き落とされるため、経費精算がスムーズになります。

ビジネス向けの付帯サービスが付いたものが少なくありません。カードの中には、個人用のカードと同様、ポイントが付与されるタイプがあります。付与された複数枚のポイントを親カードにまとめ、会社で必要な備品などの購入に充てることも可能です。

役立つ場面

法人カードは、経費精算の効率化に役立ちます。従業員が個別に利用するカードを、まとめて事業用口座から引き落とせるため、小口現金を用いた従業員・経理間のやりとりの手間が不要になります。

会計ソフトとの連携を行えば、会計処理の効率化が可能です。

従業員が個人カードでクレジット払いをした場合、付与されたマイルやポイントは従業員個人のものとなる場合が少なくありません。しかし、法人カードを利用すると、貯まったポイントは会社のものとして利用できるため、経費削減につながります。

審査基準

法人カードの審査基準が気になる企業担当者の方もいるでしょう。主な審査ポイントは次の3つです。

• 経営実績
• 財務状況
• 信用情報

経営実績

事業年数を含めた経営実績が評価の対象です。一般的に、会社の事業が3年以上継続していると、会社の経営が安定しているとみなされ、審査で有利になると言われています。

どのタイミングでクレジットカードを申し込もうか迷っている場合は、事業開始後3年を目安の1つにしてみましょう。とはいえ、設立1年以内で法人カードが発行された例も少なくありません。

財務状況

黒字決算を続けている企業であれば、支払い能力に問題がないと考えられます。そのため、財務状況のチェックは欠かせません。一般的には、最終利益が黒字の方が望ましいとされています。

申し込み時に財務諸表や確定申告書の提出を求められる場合があるため、書類には正確に数字を記入しましょう。

信用情報

代表者の信用情報も、審査基準の1つです。返済遅延などの金融事故を起こした場合、指定信用情報機関に履歴が残ります。審査に悪影響を及ぼすため注意が必要です。

法人カードの経費精算の流れ

法人カードがない企業で経費精算を行う場合は、従業員は自分の財布からお金を立て替えます。従業員は経費精算書を書き上司の承認印を得た後、経理にその書類を回して現金を受け取るため、手間暇がかかることが少なくありません。多くの人の手を渡るため、人的ミスが発生する確率があがります。その後、経理部は経費精算書を元に伝票を切らなければなりません。

法人カードを利用した場合は、このような多くの手間暇は不要です。従業員は法人カードを利用して経費を支払います。利用されたお金は、直接会社の口座から引き落とされるため、経理から従業員に現金を渡す手間が省けます。カード会社から「利用明細書」が発行されるため、それを見れば経理担当者は一目で「いつ・どこで・誰が・何に・いくら使ったか」把握可能です。会計ソフトと連動させれば、仕訳の手間がかかりません。

法人カードを使用するメリット

法人カードの利用により、多くのメリットがあります。経費精算の簡略化や経費の削減だけでなく、付帯サービスが利用できます。詳しく見ていきましょう。

経費精算の簡略化と削減につながる

社員がそれぞれ現金決済を行うと、領収書の管理や小口現金による都度精算、経費精算書の作成・承認・管理など多くの手続きが必要になります。

普段オンラインで仕事が出来る環境下であっても、現金の受け渡しのためだけに出社が必要となる場合が少なくありません。経理担当者も、現金を支払うたびに仕訳伝票の作成や現金残高を数えるなどの手間が生じます。

法人カードを使用すると、これらの手間を省略できます。さらに、法人カードと会計ソフトに連動すれば、仕訳処理が不要となります。

経理担当者を始めとした多くの社員の手間やコストの削減につながる点が法人カード導入の大きなメリットです。

管理しやすくなる

現金精算では手間がかかるため、個人カードでの精算を検討することもあるでしょう。しかし、個人カードを利用した場合、費用は個人の口座から引き落とされます。明細書も個人に向けて発行されます。プライベートで利用したものと会社で利用したものが混在するため、会社として明細書を管理できません。

法人カードを利用すれば、引き落とし口座や明細書を会社で一括管理できます。

付帯サービスを利用できる

法人カードには、ビジネス向けの付帯サービスがついています。日常業務に役立つものをはじめ、空港のラウンジの利用やホテルの割引サービス、旅行傷害保険など出張時にも役立つものも少なくありません。

カード会社によって異なりますが、代表的なサービス内容は次のとおりです。どのカードを作成するか迷った場合は、付帯サービス内容で選択してもよいでしょう。

• 旅行損害保険
• ショッピング保険
• 航空機遅延保険
• ETCカード発行
• 公共交通機関予約サービス
• 宿泊施設等の優待サービス

法人カードの経費精算を行う際のデメリット

法人カードで経費精算を行うとさまざまな利点があります。しかし、不都合を感じることもあるでしょう。ここでは、導入前に検討しておきたい3つのデメリットを見ていきます。

総合的なコストを検討しなければならない

多くの場合、法人カードには年会費がかかり、カードの利用がない場合でも毎年一定のコストが必要となります。

年会費は1,000円程度のリーズナブルなものから、3万円以上のものまで幅広いのが特長です。発行枚数分かかるため、社員の人数が多ければより多くのコストがかかります。

利用限度額や発行限度数は、カードにより大きく異なるため、年会費だけでなくさまざまな観点から検討し、選択しなければなりません。

追加した際の管理方法を決めておかなければならない

法人カードの発行枚数には上限があります。また、一枚の法人カードは原則として交付を受けた社員1名しか利用できません。

どの社員にカードを発行するか、どの範囲で利用するかなどのカードの管理方法を予め決め、ルール化しておきましょう。

支払い方法を把握しておかなければならない

一般的に法人カードの支払方法は1回払いのみとなっています。キャッシング機能も付帯していません。

分割払いやボーナス払いではなく、1回払いしか使えない点を社内に通達しておきましょう。

法人カードを利用するポイント

法人カードを利用する場合、経費精算を簡略化するのが目的の1つです。社員がカードの不正利用を行い、処理がより複雑になっては導入の意味がありません。そのためのポイントを3つ把握しておきましょう。

使用する範囲

カードの利用範囲を決めておかないと、経費決済の対象外のものにカードを利用される場合があるため注意しなければなりません。社員が私的なものに会社のカードを利用すると、利用明細書のチェックが煩雑になります。そのため、予め利用範囲を決めておかなければなりません。

不正利用防止のために「毎回領収書の提出を徹底する」「社員の利用目的が明らかな場合のみカードを貸し出す」などのルールを作ってもよいでしょう。

利用金額の上限

法人カードの利用額には上限があります。限度額を超えると、その月はカード決済ができなくなるため注意が必要です。

使いすぎを防ぐためにも、カードごとに利用限度額を設定しておきましょう。役職や部署ごとに必要な金額は異なるため、各人に適切な上限額を設定します。

個人利用は不可能

法人カードを個人利用した場合、経理の手続きが煩雑になるため注意が必要です。経費精算の効率化のために法人カードを導入しているのに、個人利用を行うと手続きが煩雑になり余計なコストがかかります。

そのため、カードを会社で保管する、利用する範囲をあらかじめ決めておく、カードを利用するたびに領収書を提出する、などのルールを作り、個人利用はできないようルールを設けておきましょう。

まとめ

法人カードを導入すると、経費精算の効率化アップにつながります。社員の手間を減らし、コスト削減につながるため導入を検討する会社は少なくありません。

法人カードには年会費がかかります。また、カード会社によりさまざまな付帯サービスがあるため、多角的に検討し自社に最適なものを選択しましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するビジネスd経費精算を導入すると経費精算の自動化ができ、利便性が向上します。法人カードの導入について悩んでいる方は、ビジネスd経費精算の利用を検討してみましょう。