経費精算のSaaSとは？おすすめの経費精算システムをご紹介！

経費精算ソフトの導入の際のポイント

冒頭で伝えたようにSaaSの経費精算ソフトウェアは、企業の経費管理を効率化するための重要なツールです。
導入を検討する際には、コストや機能の比較だけでなく、組織の運用や実現可能性との適合性を考慮することが必要不可欠です。ここでは導入の際のポイントをまとめます。

導入コスト・ランニングコストがどのくらいか

経費精算ツールを選ぶ際、導入コストと長期的なランニングコストが経費精算ソフトを導入する際に非常に重要なポイントとなります。それは、SaaSのようなクラウド型サービスは、システム導入時に一括でまとまった費用がかかるオンプレミス型とは異なり、月額もしくは年額の料金が設定されており、一時的な初期投資だけでなく、運用時に発生する継続的なコストも考慮する必要があります。
SaaSは小規模な初期費用で利用を開始できるのですが、導入後のランニングコストも導入時に考慮すべきポイントになります。

自社の業務に合った機能があり、導入後のサポートが充実しているか

経費精算SaaSを導入する際に重要なのは、自社の業務内容や状況に対応できる必要な機能をあらかじめリストアップし、具体的な経費管理ニーズをしっかり把握することです。
様々な企業がそれぞれ異なる業務の工程や意見を持ち、それに対応する適切な機能を備えたサービスを導入することで業務がスムーズになります。
また、導入後のサポートが充実している経費精算SaaSを推薦する理由は、導入後にトラブルが発生した際や新たな設定やカスタマイズが必要になった場合に迅速な対応が可能になるため、比較の際の重要なポイントになります。

おすすめの経費精算SaaSツールをご紹介

ここではおすすめの経費精算SaaSツールを４つ紹介し、それぞれの特徴をお伝えします。

ビジネスｄ経費精算

ビジネスｄ経費精算は、「Staple カード」という必要額のみのチャージが可能な法人プリペイドカードで出張経費や会食費、備品の購入などを支払えば、立替レス・入力レス・ペーパーレスを実現します。
プリペイドカードなので無駄な出費を防ぎ、承認フロー設定やリモートロック機能で不正利用のリスクも抑えられます。
また、スマホアプリに「Suica」や「PASMO」などの交通系ICカードをかざすだけで交通費のデータ連携が可能なので交通費精算の際にも便利です。
現金で支払う場合も、領収書をアプリで撮影・申請するだけで完結でき、同時にタイムスタンプが付与され、証憑化可能なオプションもございます。
公式サイト：https://www.ntt.com/business/services/application/smartworkstyle/smartgo-staple/dxcalcu_expenses/lp

楽楽精算（株式会社ラクス）

楽楽精算は、累計導入社数No.1のクラウド型経費精算ソフトです。企業規模や業種を問わず、多くの企業の経費精算を効率化してくれます。
楽楽精算を導入すれば、領収書を撮影し、金額や取引先を自動でデータ化します。また、交通系ICカード読取機能が搭載されているため、交通費の金額も自動入力が可能です。これにより申請者の手間を削減することができます。
楽楽精算は、請求書の支払処理の負担も軽減できる点が特徴です。請求書に記載されている金額や取引先、登録番号などを自動でデータ化し、そのまま支払処理・保存・管理を行うことができます。また、電子帳簿保存法の要件に対応した保存が自動でできるため、毎月の請求書の支払処理の負担を軽減することができるでしょう。
公式サイト：https://www.rakurakuseisan.jp/

ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）

ジョブカン経費精算は、経費精算の申請や承認、経理業務をクラウド管理できる経費精算クラウドです。申請者や経理担当者の業務負担を軽減することができ、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。
ジョブカン経費精算の特徴は、操作しやすいシンプル画面を採用しているため、快適な経費精算業務を実現できるという点です。乗換案内連携やICカード読取機能が搭載されているため、申請の際に発生しやすいミスや手間を削減することができます。また、スマホから領収書を撮影してそのまま添付し、申請することも可能です。
そのほかにも通知機能によりスピーディーな承認を実現できたり、スマホから簡単に承認作業ができたりするため、大幅な業務効率化を期待することができるでしょう。
公式サイト：https://ex.jobcan.ne.jp/

マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワード クラウド経費は、申請から経理処理までを効率化することができる経費精算クラウドです。『ITreview 経費精算部門 カテゴリーレポート 2023 Spring』の電子帳簿保存法対応機能No.1、課金顧客数15万社にも上る経費精算クラウドになります。
マネーフォワード クラウド経費の特徴は、いつでもどこでもスマホアプリから申請や承認ができるという点です。マネーフォワード クラウド経費はクラウド型の経費精算システムになるため、時間や場所に関係なく申請や承認ができます。これにより、申請者や経理担当者は隙間時間で経費精算に対応することができるので、その点が大きなメリットです。また、交通系ICカードやクレジットカードなどと連携することもできるため、明細データの自動取得も可能です。さらに、領収書を撮影するだけで日付や金額などを自動でデータ化することもできるため、手入力のミスを減らすこともできるでしょう。
公式サイト：https://biz.moneyforward.com/expense/

ネットワークサービスSaaS、PasS、IaaSの違い

今回紹介したSaaS以外にもよく似ているワードで、PaaS、IaaSがあります。この３つはどれも、オンラインで利用できるネットワークで提供されるサービス（クラウドサービス）です。よく例としてあげられるシステムと共に簡単にご紹介いたします。
SaaSはインターネット経由でソフトウェアを提供するサービスのことです。
「クラウドサービス」とほぼ同じ意味で使われ、業界・業種を問わずさまざまな企業で利用されています。
例えばMicrosoft365やSalesforce、Gmailなどが挙げられます。
PaaSはインターネットを介して利用できるプラットフォームのことです。
このプラットフォームは、特定のソフトウェアを動かすために必要な「動作環境」のことです。
例えば、Amazon Web Services（AWS）やMicrosoft Azure、Google Cloud Platformなどを言います。
IaaSはインターネット経由でネットワークのインフラを提供するサービスのことです。
例えば、Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)やAzure IaaS、Google Cloud IaaSがあります。

それぞれの特徴を理解し、目的に応じて適切なサービスを選択することが重要です。

まとめ

本記事では、そもそもSaaSとは？というところから、SaaSの経費精算ソフトの選び方、具体的なサービスの特徴をご紹介をしました。経費精算でSaaSを利用することで、経費精算の複雑な入力、申請、承認などの業務効率化と、入力や確認の際のヒューマンエラーを軽減することができます。また、ICカードやクレジットカードの連携のできる経費精算ソフトを利用することによって、経費申請の透明性もあがり不正利用や二重申請なども防ぐことも可能になります。
SaaS型経費精算ソフト導入の際は参考にしていただき、初期費用無料のサービスやトライアルサービスなどを利用し、実際の使用感を確かめることをお勧めします。そして自社に導入後は、活用を促進するための社員教育を実施し、徹底した業務効率化を目指すステップを計画的に進めていくことも重要になります。

NTTコミュニケーションズが提供する”ビジネスd経費精算”は、プリペイドカード連携型の経費精算システムです。
SaaS形式の経費精算ツールを使用してみたい、移動に関する普段の業務負荷を軽減したいという場合はビジネスd経費精算を導入を検討してはいかがでしょうか。