源泉徴収票の再発行は可能か？会社としての対応を解説

源泉徴収票は会社が発行する書類

源泉徴収票は、基本的に会社が発行する書類です。そのため、税務署や市役所では発行することができません。一度発行された源泉徴収票がなくなった場合でも、再度会社に依頼しなければならない点は知っておきましょう。

ここでは、そもそも源泉徴収票を何に使用するのか、発行されるパターンはどういったものがあるのかについてみていきます。

使用するタイミング

源泉徴収票が発行されるタイミングは、以下のようにある程度決まっています。

・確定申告
・住宅ローンの審査
・賃貸借契約
・転職

ほぼ年収の証明として使用するケースが多いといえるでしょう。また、会社員であっても確定申告が必要な場合は、必要な書類となるため、再発行の手続きの流れなどは把握しておく必要があります。

発行されるパターンは会社によって異なる

源泉徴収票が発行されるパターンは会社によって次のように対応が異なります。ただし、基本的には発行される前提で考えていて問題ありません。

・郵送の場合は郵送料が発生する
・発行までの期間が決まっている
・派遣であれば派遣元に依頼する

源泉徴収票は依頼された場合、発行しなければなりません。仮に、発行に応じなければ、1年以下の懲役か50万円以下の罰金が科せられることになります。また、源泉徴収票を依頼しても対処しなかった場合、税務署からの行政指導が行われるケースもあることは知っておくとよいでしょう。

源泉徴収の再発行の流れ

ここでは、源泉徴収票の再発行の流れについてみていきます。 源泉徴収票の依頼先は、会社が存続しているかどうかによって大きく変化します。仮に、吸収合併が行われた場合は社印があれば前の会社名、なければ新しい会社名で再発行に対応することも必要です。

再発行依頼を受ける

口頭や書類、メール、通話などで再発行依頼を受けましょう。再発行には費用的負担がかからず、回数制限もありません。また、本人でなかったとしても対応する必要がある点は知っておくとよいでしょう。

再発行

源泉徴収票の再発行をスムーズに行えるように、データをすぐに参照できる仕組みを作っておくことが大切です。また、確定申告や住宅ローンなど早めの再発行が必要な場面もあるため、会社としてトラブルを防ぐためにも勤怠システムやツールの導入を意識しましょう。

源泉徴収票の再発行における注意点

ここでは、源泉徴収票の再発行における注意点について解説します。とくに、企業として 発行までに時間がかかる場合、事前にどの程度の期間が必要なのかを明確化しておきましょう。源泉徴収票が必要となるタイミングは審査や今後の生活に影響を与えるものが多いことから、企業としてもスピード感のある処理ができる工夫を行っておくことが大切です。

会社としてルールの周知を徹底する

よくあるパターンとして、源泉徴収票の発行は行うものの、再発行における期間を明記していないことがあります。実際に、源泉徴収票の発行に時間がかかる場合、 税務署からの行政指導が入る可能性があります。

そのため、再発行に要する期間を 就業規則などにも記載しておくといった工夫が大切です。

過去7年分の保管を意識しておく

データとして源泉徴収票は7年間保管しておく必要があります。社員には保管しておく 義務がなく、紛失したとしても何度でも再発行が可能である点も踏まえて迅速に対処できる仕組み作りを行っておきましょう。

まとめ

源泉徴収票は、確定申告などでも使用される年収の証明手段の1つです。通常は、年末調整で必ず発行される書類であり、無くした場合でも会社は依頼されれば、対応する義務があるといえます。

また、源泉徴収票の発行までに時間がかかる場合は、システムやツールを見直し 迅速に対処できる方法を検討することが大切です。

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