交付義務あり。労働条件通知書の概要と記載内容を解説

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、使用者が労働者と契約を結ぶ場合に必ず交付しなければならない書類です。賃金や労働時間など、業務に対して必要な事柄が記載されています。交付方法は電子交付でも問題ありません。

雇用契約書との違いは、あくまでも労働条件通知書はどのような条件で労働者を雇うのかを明示したものであり、労働契約を結ぶものではありません。対して、雇用契約書は待遇を示した上で労働条件に基づいて雇用契約を行うことを明示したものです。

そのため、使用者と労働者どちらも一部ずつ保管しておく必要があります。 ここでは、どのようなタイミングで 労働条件通知書が交付されるのかについて解説します

新規雇用の際に使用する

労働条件通知書は、新規雇用の場合に使用します。たとえば、正社員だけでなく、パートやアルバイトの場合でも必ず交付しなければなりません。派遣社員の場合は、派遣元が派遣社員に対して交付していると想定されるため、派遣先の会社が用意する必要はありません。

労働条件の変更時に使用する

労働条件の変更時にも労働条件通知書を使用します。たとえば、就業形態がパートやアルバイトから正社員や契約社員になる場合などは、賃金や労働時間が変化するケースも多いためです。

ただし、単純な昇給であれば労働条件通知書は不要である点も知っておきましょう。

労働条件通知書に記載する内容

ここでは 労働条件通知書に記載する内容について詳しくみていきましょう。絶対的明示事項は、法律上必ず明示しなければならない項目、相対的明示事項は企業が導入している制度によって記載しなければならない項目です。

代表的な絶対的明示次項

代表的な絶対的明示事項は次のようになります。

1.契約期間と更新の有無・更新における基準
期間の有無、自動更新があるのがないのかなどを記載する
2.就業場所
転勤がある場合は記載されているケースもあるが任意。 基本的には働く場所が明示される
3.業務内容
基本的に掲載されている業務内容以外は従事させられない
4.始業時間と就業時間及び休憩時間
それぞれの時間の明示が必要。みなし労働 やフレックスタイム などであっても明示する必要がある
5.休日
曜日や日付を明確に記載する。月や週当たりでも明確に日数の記載が必要

他には、休暇・賃金の明確な決定方法・ 賃金の支払い時期と支払い方法・ 退職に関するルール・ 昇給に関するルールなどがあります。

代表的な相対的明示次項

相対的明示事項は、項目によっては伝える必要はあるものの、書類か口頭のどちらでも構わないものもあります。しかし、無用なトラブルを避けるためにも労働条件通知書などに記載することを推奨します。たとえば、次のような項目を記載しておきましょう。

・退職手当
・賞与の有無や最低賃金額
・社会保険や会社としての保険の加入状況

退職手当や賞与に関しては書面で通知する必要があると定められているため、他の項目と混同しないように注意が必要です。

労働条件通知書の発行のポイント

ここでは、労働条件通知書の発行のポイントについてみていきます。必ず発行の義務がある点と記者で雇用契約がある場合は、パートやアルバイトにも交付が必要な点は知っておきましょう。

雇用契約書とは異なる

雇用契約書は労働条件に従って契約を交わすための書類です。賃金や労働形態など、労働条件通知書と同様の内容が記載されている部分もあるものの、 明確に役割が異なるため どちらも用意し交付する必要があります。

パート・アルバイトでは必須事項がある

絶対的明示事項に加えて、パート・アルバイトでは次の項目を記載する必要があります。

・昇給
・退職手当
・賞与
・相談窓口

待遇の違いから、労働者の不満や不安が生まれるケースも多いため、労働条件通知書に明確に記載しておきましょう。派遣労働者の場合は労働条件明示書が必要となります。

5年の保管義務がある

労働条件通知書は5年間の保管義務があります。これは、 法律的な要素も含むものの、企業と労働者の間のトラブルに対してスムーズな対処を行うための措置です。仮に、退職金や賃金について労働者と揉めた場合などは労働条件通知書が証拠の1つとなるでしょう。

まとめ

労働条件通知書は、 使用者と労働者どちらに対しても必要なものだといえます。 使用者は絶対的明示条件と相対的明示条件 のどちらも把握した上で、労働者に対して 適切な条件を記載しなければなりません。労働者は使用者から示された 労働条件をよく確認した上で雇用契約書を結ぶことを意識 しましょう。

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