経費精算とは？経費精算を楽にするテンプレートやシステム8選

経費精算とは？概要をわかりやすく解説

経費精算とは、従業員が業務を進める上で必要になった費用を企業が精算することです。業務を遂行する上で必要になる費用とは、顧客先へ訪問するために必要な交通費、商談にかかった接待費などが挙げられます。基本的には、従業員がかかった経費を申請し、それを経理担当者が確認した上で了承後に支払われる流れが一般的です。

経費精算の具体的な種類

経費精算の具体的な種類は下記の3点です。

• 交通費計算
• 小口精算
• 旅費精算

それぞれの種類について詳しく解説します。

交通費精算

交通費精算とは、一般的に通勤以外で発生した交通費を精算することです。しかし、会社によっては通勤手当も区別せずに交通費と呼んでいるところもあります。

交通費は、会社から近い距離を移動する際にかかった経費を意味します。例えば、近くの顧客に訪問する際のタクシー費用などが挙げられるでしょう。出張など遠出にかかった経費は後述する旅費で精算されるのが一般的です。

小口精算

小口精算とは、従業員が支払った少額の経費を企業が小口現金で精算することです。小口現金は、企業が現金による支払いや少額の経費を従業員が支払った際、すぐに立て替えられるように用意された現金を意味します。

例えば、郵送にかかった切手や近場の移動にかかった電車賃は少額になるケースが多いです。このような少額の経費を立て替えるために準備されるのが小口現金であり、小口現金で経費を精算することを小口精算といいます。

旅費精算

旅費精算とは、従業員等が出張する際にかかった経費を精算することです。例えば、出張するために必要な交通費、宿泊費などがそれに該当します。しかし、旅費は法律的な定義がありませんので、会社で何を旅費にするのかは変化するでしょう。

経費精算テンプレートが無料で手に入るおすすめのサイト3選

経費精算テンプレートは無料で入手することが可能です。実際に無料で入手することができるサイトをいくつかご紹介しますので、活用したいという企業はチェックしてみてください。

経費プラス

経理プラスは、株式会社ラクスが運営する情報サイトです。専門家によって経理実務等の効率化に関する情報を発信しています。また、スキルアップに役立つイベントや動画配信なども行っているサイトです。

経理プラスでは、経費精算書テンプレートを提供しています。メールアドレスや職種を入力するだけで無料ダウンロードが可能なため、業務の中に取り入れたいという方は、ぜひチェックしてみてください。

ダウンロードページ：
https://form.keiriplus.jp/template/tatekaekeihiseisansho/?_gl=1*ueuhzm*_ga*MjA2NTAyNDE0OC4xNjk2MjkwNTM4*_ga_QP71J43DM0*MTY5NjQ2Njc2MC4yLjEuMTY5NjQ2NzA1My42MC4wLjA.&_ga=2.47355616.6571501.1696466760-2065024148.1696290538

bizocean

bizoceanは、国内最大級の書式テンプレート数を誇るテンプレート提供サイトです。合計32,028点からダウンロードすることができます。

bizoceanは、経費精算テンプレートはもちろんのこと、そのほかにも営業向けの立替経費精算書や仮払経費申請書、交通費精算書など、経費精算に関するさまざまなテンプレートが提供されています。そのため、bizoceanを利用すれば、使いたいテンプレートを一括で入手することが可能です。

ダウンロードページ：https://www.bizocean.jp/doc/detail/100442/

MFクラウド経費

MFクラウド経費は、経費精算書のテンプレート及び雛形を提供しています。横書きや単価記入欄ありの経費精算書、勘定科目別の経費精算書テンプレートなどさまざまな種類のものが提供されており、企業は目的に応じて好みのテンプレートを選択することが可能です。

ダウンロードページ：
https://biz.moneyforward.com/expense/templates/settlement/expense-report/

経費精算が簡単になるおすすめのシステム5選

経費精算書のテンプレートを使用すると一からテンプレートを作成する手間が減るため、メリットは大きいです。しかし、経費精算システムを導入し、業務の中で運用することでテンプレートを活用するよりもさらに利便性が向上します。実際に、企業の中にはシステムを導入し、経費精算をもっと楽にしたいと考えている企業も多いのではないでしょうか？最後に、おすすめの経費精算システムを5つご紹介しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

SmartGo® Staple

公式サイト：https://www.ntt.com/business/services/application/smartworkstyle/smartgo-staple.html

SmartGo® Stapleは、ドコモビジネスが提供する経費精算システムです。モバイルSuicaとプリペイドカードのStapleカードが一体になったサービスになります。従業員は電車に乗るだけで自動申請が可能になるため、申請者の負担が非常に少ないです。また、利用した経路や金額などの情報はアプリと連携されるため、経理担当者のチェック作業も楽になります。経費精算業務の課題を一掃し、スマートな経費精算を実現できるため、経費精算を簡単にしたい企業におすすめです。

楽々精算

楽々精算は、インボイス制度及び電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。累計導入社数12,000社のクラウド型システムで、会社の規模に関係なく利用できます。設定の自由度が高い、法要件に対応している点が大きなメリットです。

公式サイト：https://www.rakurakuseisan.jp/

Concur Expense

Concur Expenseは、株式会社コンカーが提供する経費精算システムです。法人カードと経費精算システム、外部アプリと連携させて経費精算の効率化を図るクラウドシステムになります。領収書の電子化やインボイス制度の対応、小口現金の廃止など、導入することでさまざまな効果を獲得できるのでおすすめです。

公式サイト：https://www.concur.co.jp/expense-management

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、電子帳簿保存法改正に対応し、経理業務の負担を10分の1に減少させることができる経費精算システムです。シリーズ累計の導入実績が20万社、ITトレンド年間ランキング2022で1位を獲得しています。シンプルで使いやすいデザイン、業界最安値クラスの料金プランなどの特徴を持ち、サポート体制が充実している点もメリットです。

公式サイト：https://ex.jobcan.ne.jp/

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したペーパーレス経費精算システムです。従業員は領収書を撮影することでそのまま申請が自動化されるため、申請するための特別な手続きが不要になります。また、承認者もシステム上で画像を確認するだけで経費精算を完了させることが可能です。 TOKIUM経費精算に搭載されている機能を活用すれば、経費精算にかかる時間を10分の1まで減らすことができるので、経費精算を楽にしたい企業におすすめです。

公式サイト：https://www.keihi.com/expense/

まとめ

今回は、経費精算の概要や経費精算を楽にするおすすめのテンプレートとシステムをご紹介しました。テンプレートを活用すれば、経費精算書作成の手間を削減することができます。また、経費精算システムを導入すれば、経費精算業務の大部分を自動化できるため、負担を大幅に減らしたい企業におすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo®Stapleは、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。経費精算業務を劇的に楽にしてくれるため、システムの導入を考えている企業は、SmartGo®Stapleの利用を検討してみてはいかがでしょうか。