経費精算を効率化する具体的な5つの方法を解説

経費精算における課題とは？

はじめに、経費精算における課題を3つ紹介します。

計算ミスなどが起こりやすい

1つ目の課題は、人為的なミスが発生してしまうという点です。

経費精算を手動で行う場合、一つ一つの内容を精査し、それをシステムに入力する必要があります。そのため、計算ミスや仕分けミスが発生しやすいです。

また、経理担当者だけでなく、従業員側がミスを起こすことも珍しくありません。例えば、領収書の添付を忘れてしまったり、経費精算書との金額の相違が発生してしまったりすることもあります。また、日当の計算方法を間違えてしまうこともあるため、その点も経理担当者の負担を増大させる原因のひとつです。

業務負担が大きい

2つ目は、業務負担が大きいという点です。

経理担当者は、毎月の締切日までに膨大な経費精算書を仕分けする必要があります。また、精算対象ごとに集計し、入力する必要があったり、記載漏れなど不備がある場合は差し戻しをしなければならなかったりします。さらに、試算表や決算書の修正を行わなければならないこともあるため、経理業務は非常に負担が大きいです。

領収書管理が大変

3つ目は、領収書の管理が大変であるという点です。

日本の企業においては、法人税法によって領収書の保管期間は7年と定められています。また、青色申告書を提出した事業年度または青色申告を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度は、10年間となります。つまり、企業が管理しなければならない領収書は徐々に蓄積されていくことになります。

また、ただ保存すればいいというわけではなく、領収書やレシートは、いつでも取り出せる状態にしておく必要があるため、適切に管理することが求められます。そのため、経理担当者の大きな負担になりやすいです。さらに、電子化されていない領収書は、保管スペースが必要になるため、場所を確保しなければならないなど、企業にとっても大きな負担となるでしょう。

経費精算を効率化する5つの方法

次に、経費精算を効率化するための方法を5つ紹介します。経費精算を効率化することによって、経理担当者の負担を減らすことができたり、経費申請が楽になったりするので、経費精算に負担を感じている企業は、ぜひ参考にしてください。

ルールの明確化とマニュアル化を図る

1つ目の方法は、ルールを明確にしてマニュアル化を図ることです。

ルールの策定とそれをマニュアル化することは非常に手間がかかります。しかし、それを実行しておくことで、従業員は経費になるものとならないものが明確になったり、いつまでに申請すればいいのか把握できたりすることが可能です。これにより、差し戻しのリスクが削減されます。また、締切日に経理担当者が膨大な作業に追われることが少なくなるでしょう。

また、経理業務に関しても複数の経理担当者で行う場合は、処理方法を統一させるためのルール作りも必要です。もし、それぞれの経理担当者が独自の方法で処理している場合、会計処理が統一されません。一貫性がない場合、信頼性や正確性が損なわれる可能性もあるため、注意が必要です。

法人カードを利用する

2つ目の方法は、法人カードの利用です。

法人カードを利用することで、法人口座から引き落とされることになるため、従業員への返金作業や小口現金管理が不要になります。これにより、経理担当者は立て替えや払い戻しをする必要がなくなるので、負担が削減されるでしょう。

また、クレジットカードの利用明細は、実際に金銭を支払った証拠になります。そのため、領収書を失くしたという場合、クレジットカードの利用明細からキャッシュフローを確認することが可能です。しかし、クレジットカードの利用明細はクレジットカードの利用者に対して商品を購入した店舗から発行された書類ではありません。また、消費税法上の領収書として認められるためには一定の要件を満たす必要があります。

アウトソーシングを活用する

3つ目の方法は、アウトソーシングを活用することです。

企業の経理業務をアウトソーシングすることで、自社で経理担当者を設ける必要がなくなるため、人材不足の解消や人的リソースの確保につながります。また、第三者が介入するため、ブラックボックス化を回避しながら不正を防止することも可能です。さらに、アウトソーシングを利用すれば、経理業務の専門家が対応してくれるため、法改正に対して柔軟に対応してもらうこともできるでしょう。

しかし、アウトソーシングには『ナレッジを蓄積できない』、『人材育成ができない』というデメリットもあります。そのため、メリットとデメリットを十分に把握した上で、アウトソーシングを利用するかどうか検討するようにしましょう。

ICカードと連携し交通費精算を自動化する

4つ目は、ICカードと連携し交通費精算を自動化する方法です。

交通費は、精算の発生頻度が非常に高くなります。また、最安運賃の割り出しや定期区間の控除など金額の確認や計算の手間もかかるため、経理担当者に負担がかかりやすいでしょう。

ICカードと連携して交通費精算を自動化すれば、運賃が自動で算出されるようになります。また、事前に定期区間を設定しておくことで、定期区間を控除した運賃の自動算出も可能です。精算頻度の高い交通費精算が自動化されれば、経理担当者の負担が減るので、経費精算を効率化させることができるでしょう。

経費精算システムを導入する

5つ目は、経費精算システムを導入することです。

経費精算システムを導入することで、支払データと自動で連携することができます。これにより、経理担当者の入力作業の手間を削減することが可能です。また、経費申請をするときは、スマホで領収書やレシートを撮影すれば完了します。ペーパーレス化なども実現することができるので、企業が経費精算システムを導入すれば、さまざまなメリットを獲得できるでしょう。

まとめ

今回は、経費精算を効率化する具体的な方法について詳しく解説しました。経費精算を効率化する方法にはさまざまなものがありますが、経費精算システムを活用すれば、経費申請の手間が減ったり、経理担当者の入力作業が少なくなったりするので、大きなメリットがあります。そのため、実際に導入を検討している企業もいるのではないでしょうか？

NTTコミュニケーションズでは、経費精算システム『SmartGo® Staple』を提供しています。プリペイドカードを活用して従業員の経費立替をゼロにすることができたり、小口現金管理が不要になったりします。また、プリペイドカードやモバイルSuicaでの支払データはリアルタイムに経費精算アプリへ連携されるため、経費申請の入力ミスなどを減らすことも可能です。興味がある方は、この機会にSmartGo® Stapleの導入を検討しましょう。