経費精算のDX化とは？解決できる課題も解説

経費精算のDXとは？

経費精算のDXとは、経費精算システムなどのITツールを導入して業務を自動化したり、課題の改善や会計処理を効率化したりする取り組みのことです。紙やエクセルを使用した従来の経費精算においては、従業員の目視による確認や入力作業が発生するため、処理に時間がかかります。また、従業員の中には定期的に申請を行わず、締切日が近づいたらまとめて今までの領収書を申請する人もいるため、月末に経理担当者の負担が大きくなりやすいです。

一方、経費精算のDX化に取り組むことで、従来の経費精算では課題となっていたこれらの非効率な部分を改善することができます。結果的に、経理担当者だけでなく従業員全体の負担を軽減し、コスト削減にもつながるため、企業に大きなメリットがあるといえるでしょう。

そもそもDXとは？

そもそもDXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称で、デジタルによる変革によって生活やビジネスなど、あらゆることが良い方向へ変革されることを意味します。簡単にいえば、企業の場合、データやデジタル技術を活用して今までになかったビジネスを創造していくことといえるでしょう。

ちなみに、DXは単にITツールを導入するということではありません。DXはデジタル化した上でその特性を活かして収益につながる取り組みを継続して達成していくことを意味します。

経費精算をDX化する4つのメリット

経費精算をDX化するメリットは大まかにわけて4つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、企業にとってどのような魅力があるのか知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

業務効率化を期待できる

1つ目のメリットは、業務効率化を期待できるという点です。

経費精算は、毎月必要な定型業務であり、それに加えて正確さが求められます。あらゆるパターンが発生し、そのパターンに対して柔軟な対応が求められるケースでは、自動化が難しいこともありますが、経費精算はITツールで自動化できる業務が含まれるため、手動に頼らない方法で処理することが可能です。

経費精算のDX化を進める場合、経費精算システムなどのITツールを導入します。これにより、一部入力作業を自動化することも可能になるため、作業の省力化を期待することが可能です。また、データの保管や抽出も簡単になるので、結果的に業務効率化につなげられるでしょう。

ペーパーレス化を推進できる

2つ目のメリットは、ペーパーレス化を推進することができるという点です。

ペーパーレス化は、領収書や請求書などの経費精算に必要な書類のデータ化を意味します。従来の経費精算では、領収書を紙で管理するのが一般的でした。そのため、保管スペースの確保などが必要だったり、管理が複雑になったりするという課題が発生していました。

経費精算のDX化に取り組むことで、領収書などの経費精算に必要な書類をデータ化できます。これにより、書類の紛失を防止することができ、作成フローを簡略化できたりもするので、テレワークなどの多様な働き方にも対応できるようになります。

また、交通費精算に関しても自動申請や利用経路、及び金額のリアルタイム連携が可能になります。これにより、経理や管理者のチェック作業の負担が大幅に減るので、その点も大きなメリットです。

コスト削減につながる

3つ目のメリットは、コスト削減につなげられるという点です。

経費精算のDX化を推進することができれば、業務の中で発生する経費精算の繰り返し作業を自動化することができます。これにより、本来その作業に割かなければならない人件費を節約することが可能です。

また、経費精算のDX化によってペーパーレス化を実現できます。これにより、書類の保管スペースを減らすことができるので、その点もコスト削減につなげられるでしょう。

属人化を解消できる

4つ目のメリットは、属人化を解消することができるという点です。

基本的に経費精算業務を担当できる従業員は限定されているケースが多く、その人がいないとできない業務になってしまう恐れがあります。特定の従業員だけしかわからない業務である場合、それ以外の人は対応することができなくなるため、企業にとって重大な問題となりやすいです。

一方、経費精算のDX化を推進することで、社内全体で共有することが容易になります。また、業務フローなどのマニュアルを作成しておけば引継ぎもしやすくなるので、属人化の解消につながるでしょう。

経費精算をDX化するためのポイント

経費精算のDX化を図る際に把握しておきたいポイントがいくつか存在します。それぞれのポイントについて詳しく解説しますので、これから取り組まれる方は、ぜひ参考にしてください。

社内の課題を整理する

1つ目のポイントは、はじめに社内の課題を整理することです。

多くの企業は、経費精算に関して課題を抱えており、それを解消するためにDX化に取り組まれるという方が大半です。そのため、まずは現状の課題をピックアップし、どのような問題に取り組まなければならないのかを確認する必要があります。

もし、解決したい課題を把握しないまま経費精算のDXを推し進めてしまうと、正しく経費精算システムを選ぶことができなかったり、コストだけが増大してしまったりするため、注意が必要です。

抱える課題に合った経費精算システムを選ぶ

2つ目のポイントは、抽出した課題に合わせて経費精算システムを選ぶということです。

課題を整理してそれを解決できる機能が搭載されている経費精算システムを選ぶようにします。機能性をチェックするときは、無料トライアルなどを活用するのがおすすめです。

社内フローを改善する

3つ目のポイントは、社内フローを改善することです。

経費精算のDX化を行う場合、従来の経費精算の方法で申請や承認が行われないため、全体的に社内フローを見直す必要があります。例えば、ICカード連携で交通費申請を行う経費精算システムを導入する企業では、従業員による交通費申請が不要になります。

また、経費精算システムなどによって小口現金管理や立て替えも不要になったりするため、導入する経費精算システムに合わせて社内フローを見直すようにしましょう。

まとめ

今回は、経費精算のDX化の概要や推進することで得られるメリットなどについて詳しく解説しました。経費精算のDX化を企業が推進すれば、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを獲得することができます。経費精算は企業の利益に直結する業務ではありません。しかし、紙やエクセルなどで経費精算を行っている場合、経理担当者の負担は非常に大きいので、この機会に経費精算システムを導入したりしてDX化に取り組まれてみてはいかがでしょうか？

NTTコミュニケーションズでは、経費精算システム『SmartGo® Staple』を提供しています。立て替えゼロやキャッシュレス、ペーパーレスを実現することができるので、興味がある方はぜひ導入を検討しましょう。