経費精算に領収書が必要な理由と紛失した際の対処法

経費精算に領収書が必要な理由とは？

経費精算に領収書が必要な理由は、取引を客観的に証明することができるからです。領収書は商品やサービスに対して従業員等が金銭を支払ったことを証明するための公的な書類になります。これにより、代金の過払いや二重払いを防止することが可能です。

もし、領収書がない場合、どこで何を購入し、いくら使ったのかを証明することができません。これでは、客観的にお店と取引したことや内容を証明できないため、透明性を担保することは難しいでしょう。

適切な経費精算を行うために、企業では経費精算の際に領収書の提出を義務付けています。その理由は、経費の不正利用を防止するためです。例えば、領収書の提出が不要な場合、口頭で何を購入しいくら使ったのかを報告することになります。ほとんどの従業員が正しく申告しますが、従業員の中には購入していないのにもかかわらず虚偽の取引内容を申告したり、実際の料金よりも高い金額で申告したりする人もいるかもしれません。しかし、領収書がないので、経理担当者はその内容通りに経費精算をすることになります。簡単に不正ができてしまうため、それを防止するためにも経費精算に領収書は必須です。

領収書の中に記載されていなければならない8つの項目

領収書があれば、客観的に取引内容を証明することができますが、これから紹介する8つの項目が領収書の中に含まれている必要があります。実際に必要な項目と気を付けたいポイントなどについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

題

領収書であることを証明するためには、その書類が領収書であることを明示しなければなりません。つまり、『領収書』という題名がプリントされている必要があります。一般的に、領収書の上部に記載されることが多いです。

日付

領収書に日付は必須項目です。一般的に領収書の日付は、金銭をやり取りした日を記載します。この際、年月日で日付が入っているか確認しなければなりません。

また、和暦や西暦どちらでも記載できますが、省略は不可となります。例えば、令和をRと記載したり、2024年を24と省略したりすることはできません。必ず2024/12/1や令和5年12月1日というように、省略されていない年月日での記載が必要です。

宛名

宛名は、商品やサービスを購入した支払者の企業名や氏名を正式名称で記載されている必要があります。しかし、飲食店等を利用した場合は、上様と宛名を省略することは可能です。

但し書き

但し書きは、何を購入したのかを証明するためのものです。例えば、クライアントとの商談で食事をした場合、但し書きは『お食事代として』と記載されます。

一般的に、但し書きは具体的に明記されていなければなりません。工事代や作業代など実体がわかりづらいものは但し書きとして適切ではないでしょう。

金額

金額は税込金額で記載されている必要があります。また、金額は3桁ごとで区切られているか、数字の頭に『\』や『金』、末尾に『-』や『也』が含まれているかを確認しなければなりません。

さらに、内訳欄に税抜金額や消費税額が記載されている必要があります。

収入印紙

支払金額によって収入印紙が必要になります。5万円未満のものは非課税となりますが、5万円以上に関しては、領収書の金額に合わせた収入印紙が必要となります。また、収入印紙には消印が押されているか確認しなければなりません。ちなみに、クレジットカードで支払った場合は、収入印紙が不要になります。

発行者住所・氏名

領収書には、発行者住所や氏名が含まれている必要があります。領収書への住所の記載は義務ではありません。しかし、商習慣では住所を記載するのが一般的です。

登録番号

登録番号は、インボイス発行事業者の登録番号のことです。2023年10月からインボイス制度がスタートしましたが、領収書やレシートを適格簡易請求書として発行するためには登録番号が必要になります。しかし、仕入税額控除をしない場合、登録番号の記載は不要です。

領収書を紛失した場合の対処法

このように、領収書は経費精算をする際に必要な書類となりますが、従業員が領収書を紛失してしまい、どのように処理すればいいのかわからないという方もいるでしょう。ここでは、領収書を紛失した場合の具体的な対処法について解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

領収書の再発行を依頼する

1つ目の方法は、領収書の再発行を依頼することです。

取引先に領収書の再発行を依頼することで、領収書を再入手することができます。

しかし、取引先によっては、領収書の再発行を受け付けてくれないところもあります。その理由は、領収書を複数回発行すると不正を疑われる懸念があるからです。そのため、領収書の再発行ができない場合は、別の方法で対処する必要があります。

クレジットカードの利用明細を活用する

2つ目の方法は、クレジットカードの利用明細を活用することです。

クレジットカードの利用明細が領収書として代用できるかどうかについては、明確な規定はありません。しかし、一定の要件を満たす必要がありますが、消費税法上においては領収書として認められます。そのため、領収書を紛失した場合、クレジットカードの利用明細で代用できる可能性があるでしょう。

領収書が発行されない場合の経費精算方法

商品やサービスの中には、領収書が発行されないケースもあります。この場合、どのように経費精算を行えばいいのでしょうか？

ここでは、領収書が発行されない場合の経費精算方法について解説します。

自動販売機などを利用した場合

自社に訪問した顧客などに対して自動販売機で飲み物を購入し、差し入れをするケースがあります。一般的に自動販売機には領収書を発行する機能は搭載されていないため、領収書やレシートを入手することはできません。しかし、上司などに購入したものを確認してもらった上で、出金伝票に記載すれば、経費計上することができます。

交通費の場合

電車やバスの料金を支払ったとき、領収書は発行されませんが、営業活動のために公共交通機関を利用した場合は経費精算が必要になります。交通費に関しては、交通費精算書などをあらかじめ準備しておき、訪問先や経路、金額などを記載した上で上長から承認を得て経理に提出することで経費計上することができます。

まとめ

今回は、経費精算に領収書が必要な理由や領収書を紛失した際の対処法について詳しく解説しました。このように、領収書は経費精算をする際に必要な書類です。しかし、企業の中には、領収書などの書類の管理に対して悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

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