経費精算での領収書のまとめ方や保管方法を解説

経費精算での領収書のまとめ方・保管方法

経費精算での領収書のまとめ方や保管方法について解説します。下記の方法で領収書を管理すれば、効率的に経理業務を行うことができるようになるので、早速チェックしていきましょう。

領収書を日付順に並べる

1つ目は、領収書を日付順に並べることです。

領収書を日付順に並べて管理することで、特定の日付の領収書を確認したいときに、すぐにチェックすることができます。経理作業の時間短縮や業務効率化につながるため、領収書を日付順で管理することは非常に大きなメリットです。

日付順で管理するためには、まず領収書を貼り付ける前に日付順に並べておく必要があります。そのため、領収書が日付順で整理整頓されていない場合は、日付順に並べ替えておくようにしましょう。

日付をA4サイズの紙の右上方に書く

2つ目は、日付をA4サイズの紙の右上方に書くことです。

領収書は最終的にA4サイズの紙に貼り付けますが、その前にA4サイズの紙の右上方に日付を書きましょう。そうすることで、ファイルでまとめた際に後から日付をすぐに確認できるようになるため非常に便利です。

領収書の上部にのり付けして紙に貼る

3つ目は、領収書の上部にのり付けして紙に貼ることです。

領収書は封筒や袋でまとめておくこともできます。しかし、後でその領収書を見返すとき、非常に手間がかかるので、最適な管理方法ではありません。

そのほかにもノートに貼り付けて領収書を管理することもできますが、最後のページまで使いきれないこともあります。また、ノートはA4サイズの用紙よりも小さいので、領収書を折り曲げたりしなければなりません。管理がしやすいとはいえないため、ノートではなく、A4サイズの紙を選択するのがおすすめです。

領収書は上部にのり付けしてA4サイズの紙に貼り付けます。日付順に貼ることができるように、紙の最後の部分は少し余裕を持たせておくのがおすすめです。

穴あけパンチを使用する

4つ目は、穴あけパンチを使用してファイルに入れることです。

領収書をA4サイズに貼り付けていき、月が変わったタイミングで厚紙などに『2024年1月分領収書』と記載します。その後に、パンチで穴を空けて人で縛って保存します。また、決算書の決算日に合わせて月別で管理しておくのがおすすめです。

ファイリングをする

最後は、ファイリングをすることです。

単にファイルに入れておくのではなく、日付順に重ねてファイリングをするようにしましょう。そうすることで、後で確認するときに便利です。

領収書は感熱紙に印刷されているため、文字が薄くなりやすいです。また、直射日光の場所で管理すると用紙が日焼けしてしまう可能性があるため、空気に触れづらく、光を避けた場所でファイルを保管するようにしましょう。

領収書の管理負担を減らしたいなら電子化がおすすめ

領収書を紙で管理する場合、日付順に並び替えてA4サイズの紙に貼り付け、ファイルで保管する必要があります。領収書を適切に管理するためには、このようにさまざまな作業を行わなければならないため、もっと効率的に領収書を管理したいという方もいるのではないでしょうか？

領収書の管理負担を減らしたいという方は、領収書の電子化がおすすめです。領収書は紙ではなく、データによる保存が認められています。電子帳簿保存法に則って一定の条件を満たす必要がありますが、それさえクリアすれば電子保存が可能になり、企業や個人事業主はさまざまなメリットを獲得することができます。

具体的に領収書を電子化して保管するメリットを3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

保管・管理コストの削減

1つ目のメリットは、保管・管理コストの削減です。

領収書の保管期間は、5～10年間程度必要になります。そのため、ファイルにまとめて管理していると十分な保管スペースが求められるため、管理コストがかかります。また、確認のしやすさなどを考慮して、領収書は適切にまとめて管理しなければなりません。そのためには、領収書をA4サイズの用紙に貼り付けたり、パンチで穴をあけたりする作業が必要になるため、手間と時間がかかります。

一方、領収書を電子化すれば、コンピューター上で保管しておくことができるため、保管スペースを確保する必要がありません。また、のり付けやファイリングしたりする必要がなくなるため、管理の手間が少なくなる点も大きなメリットです。

検索がしやすくなる

2つ目のメリットは、検索がしやすくなるという点です。

領収書を電子保存する場合、検索機能を確保しなければなりません。これにより、領収書を日付や金額、取引先で簡単に検索できるようになります。

通常、領収書を紙のままで管理している場合、確認したい領収書を探すのに時間がかかります。目的の領収書が見つかるまで一枚一枚確認しなければならないため、作業が大変です。

一方、領収書を電子化して管理すれば、確認したい領収書の日付や取引先などを入力するだけで、関連のある領収書を自動でピックアップできます。手作業で探す必要がなくなるため、その点が大きなメリットです。

経理業務の効率化・負担軽減

3つ目のメリットは、経理業務の効率化と負担軽減です。

領収書を電子化する場合、経費精算システムを導入することになります。これにより、スキャナ保存ができるようになりますが、社内だけでなく、外出先でも経費精算手続きが簡単にできるようになります。申請が必要な社員はスマホから領収書の画像を送信し、それを経理担当者が受け取って精算手続きを行うことが可能です。経理担当者は、領収書を社員から手渡して受け取る必要がなくなるため、経理業務の負担が大幅に軽減されます。

また、スキャンした領収書の画像データを自動で仕訳できる機能なども経費精算システムには搭載されているため、業務効率化も期待することができるでしょう。

まとめ

今回は、経費精算での領収書のまとめ方や保管方法などについて詳しく解説しました。領収書を適切に管理するためには、日付順に領収書を並べてA4のサイズの用紙に一枚一枚貼り付け、ファイリングして管理する必要があります。これらの作業には手間がかかるため、経理業務を効率化したい方は、領収書の電子化を検討するのがおすすめです。

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