経費精算書とは？書き方や注意点も解説

経費精算書とは？

経費精算書とは、従業員が事業を遂行するために立て替えた経費を会社側に請求するために使われる書類です。従業員は会社に立て替えた経費を精算してもらうためには、経費精算書を提出する必要があります。また、会社は提出された経費精算書をもとに内容の不備や不正などを確認して精算を行います。

経費精算書で精算が認められる経費としては、通信費や消耗品費、交通費、宿泊費などが挙げられます。一般的に経費精算書を作成するときは、お店と取引した際に受け取る領収書やレシートが必要です。

経費精算書の種類

経費精算書には、大まかにわけて3つの種類があります。それぞれの種類の概要や特徴について解説しますので、ぜひチェックしてください。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、従業員の出張に伴う交通費や宿泊費など、個人で立て替えると金銭的な負担が大きい経費を会社が事前に仮払いするための申請書です。従業員は必要な経費を一時的に自分のお金で立て替える必要がなく、会社から支払われた資金で精算することができます。そのため、従業員の金銭的な負担は少ないです。

また、会社側も事前に必要性や正当性などをチェックして従業員にお金を支払うことができます。従業員が立て替えた後に、使い道や領収書を確認して細かくチェックする必要がないため、経理の負担が少ないという点がメリットです。また、適正な経費管理が実現しやすいという点も特徴といえます。

仮払経費精算書

仮払経費精算書とは、仮払経費申請書で先払いしてもらった経費に対して余剰金や不足金を精算するための書類です。従業員が仮払いした経費を精算するために、仮払いされた現金の使い道を確認し、余剰金や不足金があったのかを正確に申請して、余剰や不足分を企業側が精算します。一般的に、余剰金がある場合は、企業が従業員から返金を求めます。逆に、不足がある場合は、従業員が立て替えた分を企業が支払います。

仮払経費精算書は、会社に対して使った費用の詳細を示す必要があります。そのため、領収書などを添付するのが一般的です。

出張旅費精算書

出張旅費精算書とは、出張時の宿泊費や交通費などを精算するための書類です。宿泊を伴う出張はもちろんのこと、日帰りの出張でも出張旅費精算書で精算します。企業によっては、会社近辺の移動にかかった交通費も出張旅費精算書で精算するところもありますが、必要に応じて交通費精算書を作成することも可能です。

経費精算書の書き方

経費精算書の書き方を理解するためには、記載すべき項目や記入の流れを知る必要があります。小見出しにわけてそれぞれ解説していきますので、書き方を知りたいという方は、参考にしてください。

経費精算書に記載すべき項目

経費精算書に記載すべき項目は下記の通りです。

• 申請日
• 支払日
• 金額
• 取引先
• 支払いの理由
• 申請する社員の氏名や社員番号、所属部署など
• 適格請求書発行事業者登録番号

上記に挙げた項目は経費精算書に使われる一般的な項目です。企業の中には、備考といった項目を設けるところもあります。また、インボイス制度により経費精算書に適格請求書発行事業者登録番号が必要になりました。

経費精算書に記入する際の流れ

経費精算書を記入する際の流れは下記の通りです。

1. 精算期日に沿って領収書をまとめる
2. 科目ごとに金額を集計し、経費精算書を作成する
3. 経理担当者に提出する
4. 後日、会社から精算金額を受け取る

はじめに、会社の精算期日に合わせて領収書をまとめて、交通費や消耗品費など科目ごとに金額を集計します。その後に、経費精算書を作成します。この際、不備や記入漏れがないように注意しなければなりません。

経費精算書の作成が終了したら、添付書類と一緒に経理担当者に提出し、経費精算が行われます。経費精算方法は、会社によって異なります。例えば、数日後に現金で返金されるところもあれば、給与と一緒に銀行振込されるケースもあるため、ルールが決まっていない企業は、事前に経費精算方法を決めておくようにしましょう。

経費精算書を記入する際に気を付けたい3つの注意点

経費精算書を記入する際に気を付けたい注意点は3つです。それぞれの注意点について詳しく解説します。

提出期日の厳守

1つ目の注意点は、提出期日を守ることです。

多くの企業では、経費精算書の提出期日を定めています。そのため、その期日を厳守して経費精算書を提出しなければなりません。

もし、期日に間に合わなかった場合、経費精算書の申請を拒否されることがあります。また、本来受け取れる日数よりも精算処理が遅れてしまうこともあるため、注意するようにしましょう。

領収書を添付する

2つ目の注意点は、領収書を添付することです。

経費精算書は、現金の使い道などを確認するために領収書やレシートの添付を求める企業が多いです。そのため、経費精算書を提出する際は、添付書類を忘れないようにする必要があります。

添付書類は企業によってルールがあります。例えば、領収書の宛名を必須としているところもあります。また、レシートでは受け付けてくれる企業もあるため、事前に経費精算規定を確認してそれぞれの企業のルールに合わせて経費精算書を提出する必要があるでしょう。

交通費を記録する

3つ目の注意点は、交通費の記録を付けることです。

近距離の交通費を会社に請求するために経費精算書を提出する機会も多いですが、交通費はレシートや領収書がもらえないというケースが珍しくありません。例えば、バスや電車を利用した場合、領収書を発行してもらうことができないため、『訪問先』や『乗り降りした場所』、『かかった交通費』などを記録しておくようにしましょう。

実際に記録していないと、後で思い出すことができないことも少なくありません。この場合、正確に情報を経費精算書に記入することができなくなるので、注意が必要です。

まとめ

今回は、経費精算書の概要や種類、書き方などについて詳しく解説しました。企業が経費精算書を作成する際は、ご紹介した記載項目を含めて制作する必要があります。また、これから経費精算書の運用をスタートさせる方は、経費精算規定などを定めておくのがおすすめです。

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