経費精算に領収書は必要？交通系ICカードで領収書を発行するためには

ICカードを使用した場合、経費精算に領収書は必要なのか？

結論からいえば、ICカードを使用した場合も経費精算時には領収書が必要です。その理由は下記の通りになります。

・社員が不正を働くリスクがあるため
・税務調査時に税務調査官に説明できないため

それぞれの理由について詳しく解説します。

社員が不正を働く可能性がある

1つ目の理由は、社員が不正を働く可能性があるためです。

もし、会社が申請時に領収書の添付を求めない場合、社員が立て替えた金額よりも高い金額を請求する可能性があります。また、立て替えをしていないにもかかわらず、経費を請求するリスクもゼロではないでしょう。そのため、多くの企業では社員が経費を請求する際に領収書の添付を求めています。これにより、企業は不正を抑制することができるため、ICカードを使用した場合でも経費精算時に領収書は必要となります。

税務調査時に説明ができない

2つ目の理由は、税務調査時に税務調査官に説明することができないからです。

個人事業主などが領収書を保管していない場合、使った経費の金額や目的を客観的な証拠で証明することができません。そのため、税務調査を受けたとき、税務調査官に経費の内容を細かく説明することができないため、損金や必要経費への算入が認められない可能性があるでしょう。

個人事業主が税務調査を受ける機会はゼロではなく、その際には客観的な証拠よる証明が必要になるため、ICカードを使用した場合でも領収書の発行が必要です。

交通系ICカードで領収書を発行するためには？

交通系ICカードで領収書を発行するための方法は、大まかにわけて3つあります。それぞれの方法について詳しく解説していきますので、どのように発行すればいいのか知りたいという人は、ぜひ参考にしてください。

現金をチャージしたときに領収書を受領する

1つ目の方法は、現金をチャージしたときに領収書を受領する方法です。

交通系ICカードで改札を通過するためには、事前に現金をチャージしておく必要があります。ICカードへチャージしたとき、領収書を受け取ることができるため、交通系ICカードを使用して領収書を発行する方法のひとつです。

しかし、交通系ICカードにチャージした金額を経費計上するときは、そのチャージした金額を業務経費に使用したときのみです。

交通系ICカードをチャージする際、領収書を受け取ることができ、そのチャージ金額の範囲内であれば電車に乗る度に経費計上しなくても済むため非常に便利です。一見、一括で経費精算ができるため利便性が高いように思えますが、業務経費ではないものが混ざってしまう可能性が高くなります。

交通系ICカードはプライベートでも使うことができます。そのため、友人と食事をするために、交通系ICカードで電車を利用した場合、業務経費ではないものが混ざることになります。そのため、交通系ICカードにチャージしてそれを一括で経費精算するときは、業務経費以外で交通系ICカードを使用することはできません。

券売機できっぷを購入したときに領収書を受領する

2つ目は、券売機できっぷを購入したときに領収書を受領する方法です。

自動券売機や多機能券売機で交通系ICカードを使用して支払いをした場合、発券機の画面に領収書のボタンが表示されるため、それをタッチすることで領収書を発行することができます。しかし、鉄道会社によっては領収書を発行することができる自動券売機を導入しているところも多いですが、場合によっては領収書を発行するときは窓口に申し出るなど、鉄道会社によって対応は異なるため、その点には注意が必要です。

出金伝票を使用する

3つ目は、出金伝票を使用する方法です。

領収書のない電車賃の精算には、出金伝票を使うことが可能です。出金伝票は、業務経費としてどのぐらい使用したのかを申告するための伝票です。きっぷだけでなく、交通系ICカードを使用した場合も社員の申告によって経費を精算することができます。

出金伝票は年月日や乗車区間、運賃などを申告者が記載するため、不正を完全に抑制することはできません。そのため、経理担当者や管理者は、電車賃が不正に請求されていなかをチェックする必要があります。

特に、ICカードを使用して自動改札を通るときは、領収書は発行されませんので、その際には出金伝票を使用するのがおすすめです。

交通系ICカードを使って経費精算を楽にするためのポイント

次に、交通系ICカードを使用して経費精算を楽にするためのポイントを解説します。経費精算を効率化させたいという方は、ぜひチェックしてみてください。

経費精算システムを導入する

1つ目のポイントは、経費精算システムを導入することです。

経費精算システムの中には、交通系ICカードで改札を通過すると自動で経費申請ができるものがあります。そのため、活用すれば申請者の手間が大幅に削減されます。また、申請者が利用した経路や金額などがアプリにデータ連携されるため、管理者の負担も少なくなるでしょう。

交通費精算をもっと効率化したいという方は、経費精算システムの導入がおすすめです。

交通系ICカードがアプリで使えるサービスを利用する

2つ目のポイントは、交通系ICカードとアプリが連携できるサービスを利用することです。

交通系ICカードとアプリが連携できるサービスとしては、モバイルSuicaなどが挙げられるでしょう。このようなサービスを利用すれば、アプリから領収書の発行が可能です。また、会員メニューサイトから印刷をすることもできるため、交通系ICカードだけを使用するよりも領収書の発行がしやすくなります。

まとめ

今回は、交通系ICカードで領収書を発行するための方法などについて詳しく解説しました。交通系ICカードを使用する場合でも領収書を発行することはできますが、アプリと連携できるサービスや経費精算システムを利用することで、さらに領収書の発行がしやすくなります。そのため、交通系ICカード単体で使用するよりも経費精算システムやアプリと連携できるサービスを利用するのがおすすめです。

NTTコミュニケーションズでは、経費精算システム『SmartGo® Staple』を提供しています。SmartGo® Stapleを導入すると、申請者はモバイルSuicaで改札を通過するだけで経費申請ができるようになります。うまく活用すれば交通費精算が大幅に効率化されるため、この機会に導入を検討しましょう。