ハイブリッドワークとは何か？概要からメリットまで解説

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、出社・遠隔勤務を切り替えながら、業務を遂行する新しい働き方のことです。働く場所は大きく分けて、オフィス・自宅・それ以外のコワーキングスペースやシェアオフィスなどにわけられます。そのうえで、ライフスタイルや環境によって生産性に大きく影響が出ることからハイブリッドワークが導入されるようになりました。

また、ハイブリッドワークの場合、次のような働き方が可能です。

・週5日のうち3日は出社、他2日は自宅やシェアオフィスといった働き方が選べる
・午前中は出社、午後は自宅勤務が選択できる
・フレックスタイム制とテレワーク・オフィスを組み合わせる
・会議の日のみ出社が可能となる
・育児などライフスタイルに合わせたテレワークが選択できる

柔軟な働き方が可能となるだけでなく、気分転換・通勤時のストレスからの開放につながります。内服府が唱えているワークライフバランスの実現にも近づくため、人材の定着や業務成果向上といった企業における課題解決策の1つとしても注目されています。

ハイブリッドワークのメリット

ここからはハイブリッドワークのメリットについて見ていきましょう。とくに、テレワークや出社を組み合わせたい場合やテレワークで想定されるデメリットも解決できる点は、多くの企業にとって魅力だといえます。

テレワーク・出社どちらのメリットも享受できる

テレワークの最大の魅力は、自分の状況に合わせた柔軟な働き方ができるため、業務効率を高めやすくなる点です。オフィスに出社するメリットは、コミュニケーションが取りやすく業務上でわからない点もすぐに聞けるという点です。

ハイブリッドワークの場合、この2つのメリットをどちらも活かすことができます。また、社内でのコミュニケーションツール及びツールの使用ルールが決まっており、情報のデジタル化が進んでいる場合、業務上の問題が出にくくなります。

オフィスの良さと柔軟性を活かせる

オフィスの面積や机の配置をハイブリッドワークに合わせて変化させることが可能です。例えば、個人ごとに割り当てる机が必要ないといった場合、オフィスを借りるコストも軽減できます。フリーアドレスを導入した場合、部門を超えたコミュニケーションの活性化を狙うことも可能です。

また、コピー・印刷機の配置による雑談スペースの形成などもオフィスの配置によって実現可能です。雑談の中から生まれる創造性を高める場合にもハイブリッドワークが役立つといえるでしょう。

人材流出・確保に役立たせられる

ワークライフバランスが確立されている企業は、従業員だけでなく社会的にも評判が高まるため、人材不足に悩まされることは少なくなるといえるでしょう。前提として、人材評価の仕組みや業務効率化の観点からデータのデジタル化を進める必要はあるものの、そういった取り組みを実施してる点も企業評価につながります。

加えて、介護や育児といったライフイベントが発生しても退職する必要がないため、企業としても優秀な人材を手放す必要がありません。

次項でもふれる、従業員の企業への共感度を示す従業員エンゲージメントを高める場合もハイブリッドワークが役立ちます。とくに必要な情報の共有、壁のないコミュニケーションなどは企業の財産の1つとしてもアピールできるものです。

テレワークの課題の解決ができる

従来のテレワークには、次のような課題がありました。

・仕事のオン、オフが分けられない
・コミュニケーション不足による不安と不満によるストレスの増加
・集中力が保てない

例えば、従業員が自宅で仕事をしようと思っても環境が整っていない場合、生産性も上がらず、コミュニケーションの取り方も大きく変化してしまいます。しかし、ハイブリッドワークの導入によって、上記の問題は全て補うことが可能です。

従業員は自分のニーズに合わせて働く場所を選択することが可能です。つまり、働く環境としてベストな場所を従業員が選択できるため、従業員エンゲージメントを高め、モチベーションの向上や生産性の向上につながります。

多様的な働き方を取り入れるための取り組みとなる

ハイブリッドワークを実施する場合、時短・フレックス制なども含めてさまざまな働き方を企業として取り入れることが可能です。勤怠管理などのシステムを整える必要もあるものの、子育てや介護といった家庭の事情を考慮した上で様々な人材に協力してもらうことができます。

また、夏休みや冬休みなど特定の期間の出社が難しくなるといったケース場合でも、 ハイブリッドワークであれば、働きやすい場所を従業員が選択することになるため、企業側・従業員側にも負荷がかかりません。

ハイブリッドワークの注意点と課題の解決方法

ここからは、ハイブリッドワークの注意点と課題解決の方法についてみていきましょう。コミュニケーションや経費精算の方法が煩雑になりがちな点など、メリットを活かすために注意点と対策を知っておくことが大切です。

出社を前提としたコミュニケーションになる

よくありがちなパターンとして出社すれば、コミュニケーションができるため、 出社しない従業員に対する連絡やコミュニケーションが不足してしまうことがあります。例えば、上手く連携が取れない、モチベーションを保つことができないといった課題は、個人ではなく企業として取り組まなければならない問題です。

この場合は、業務のデータをデジタル化したうえで、業務連絡を行うツールや制度を事前に決めておくことでコミュニケーション不足を解消可能です。仕組みとして、テレワークによるコミュニケーションを前提で動くことで出社・テレワークといった働き方による差が生じなくなります。

オンラインコミュニケーションに関する記事はこちらからどうぞ。

勤怠管理が難しくなる

ハイブリッドワークでは、出社を前提とした勤怠管理だと上手く管理できなくなります。例えば、タイムカード形式では全社員の管理は不可能だといえるでしょう。また、急な予定変更などにも対応できません。

勤怠管理については、次のようなメリットから出社・テレワークどちらもツールを使用して管理することを推奨します。

・インターネットさえつながれば、誰でも操作ができる
・作業内容の報告も難しくなくなる
・その日、出社なのか遠隔地での作業か把握できる

全社で対応する場合、リテラシーのレベルを揃える研修を行い、意識を統一しましょう。

経費精算の方法が煩雑になる

経費精算の方法として、ハイブリッドワークでは紙による計算や集計は難しくなります。とくに押印を必要とする管理体制では、スムーズな承認をとることさえも難しいといえるでしょう。そのため、ハイブリッドワークを導入する場合、厳密なルールを策定することが大切です。

そのうえで、経費精算の方法そのものをデジタル化してみると、多くの問題を解決できるでしょう。

さらに詳しい経費精算の方法についてはこちらから。
「経費精算とは？立て替えからフロー、楽にする方法までわかりやすく解説」

例えば、交通費や従業員の立て替え払いが多い場合、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleで問題を解決できます。SmartGo™ Stapleでは、法人プリベイトカードである Stapleカードを利用すれば経費の支払いが完了します。また、申請も領収書の写真を撮影し、アプリで送信するため、管理する側もスムーズな処理が可能です。

プリペイドカードには、次のようなメリットがあります。
・雇用形態に関係なく全従業員に配布できる
・何かあった場合、スマートフォンアプリからワンタッチでカードを無効化できる
・口座残高の範囲内でカード管理者がチャージができる

紛失や不正利用のリスクを軽減できるだけでなく、管理の手間も省けるといえるでしょう。
SmartGo™ Stapleはキャッシュレス、ペーパーレス対応であるため、ハイブリッドワークでも問題なく使用できるツールです。

ハイブリッドワークの成功事例3選

ハイブリッドワークの課題・課題の解決方法にふれたうえで、ここでは成功事例についてみていきましょう。

ハイブリッドワークでは、次の項目の見直しが成功の鍵を握っています。
・社内制度、システムの見直し
・オフィス機能の見直し
・マネジメント・コミュニケーション方法

多くの事項について見直す必要があるものの、成功した際の効果は計り知れないものとなるでしょう。

株式会社サイバーエージェント

サイバーエージェントで実施している働き方の1つに、 全社で決定した特定の曜日はリモートワークになる「リモデイ」があります。2020年からスタートし、大人数会議をビデオツールにする、リフレッシュの機会の推進など、会社の制度・慣習を変化させている点が特徴です。

サイボウズ株式会社

サイボウズでは、仮想オフィスを本社にする、業務をオンライン化するといった取組によってテレワークの実施率90%を超えています。とくに、特筆すべきポイントは、全ての業務をオンラインメインで行っている点と情報格差がない点です。

会社の業務体系をデジタル化・オンライン化したい場合に参考となる事例です。

Google合同会社

Googleでは、ハイブリッドワークに導入する際、カジュアル面談をメインとしたオンラインミーティングの開催回数の増加やオンラインイベントを開催する「カルチャークラブ」を制度として取り入れています。

とくにコミュニケーション分野に対して、実施している施策が多く、オフィスの定義の周知、オフラインとオンラインメンバーの情報格差を無くし意思疎通を簡単にできる取り組みを実施し続けている点は学ぶ点が多いといえるでしょう。

まとめ

ハイブリッドワークは、出社と遠隔地での勤務を織り交ぜた働き方を表すものです。オフィスでの方が集中できる、育児や介護があっても業務に参画できるなど多様なニーズに対応できる働き方だといえるでしょう。

そのうえで、ハイブリッドワークの実施はすぐにはできません。企業制度やコミュニケーションツールの選定、経費精算ツールの選定などを実施したうえで自社に合う形式に改善していく必要があるためです。

ハイブリッドワークのメリットを知ったうえで、実践できるように企業の体制を少しずつ変化させていきましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは法人用プリペイドカードのStapleを利用するサービスです。ハイブリッドワークの実施の際に、経費精算業務で出社が必要になっている場合は、導入を検討しましょう。