経費精算でキャッシュレス化を進める理由。メリットと導入手順を解説

経費精算においてキャッシュレス化を進める5つの理由とは

経費精算でキャッシュレス化を進める理由は、次の5つになります。

・電子帳簿保存法の改正で電子マネー・クレジットカードの領収書データが不要になった
・キャッシュレス化を進めれば経費精算業務の効率化ができる
・小口現金を扱う必要が無くなる
・履歴の確認、使用者の把握が容易になる
・支払日までのキャッシュフローに余裕が持てる

この中でも、とくに経費精算業務を効率的に処理するためにキャッシュレス化を進める最大の理由です。キャッシュレス化を進める場合、企業の体制としてペーパーレス・デジタル化も同時に進めることになります。

さらに詳しい経費精算の内容については、こちらの記事で詳しく解説しています。

従来の経費精算の方法では、申請書に記入・提出・承認、使用後には表計算ソフトなどで再度入力するといった手間が生じており、全社の負担になっているケースも少なくありません。

そのため、経費精算でキャッシュレス化を進めることで、企業単位で業務効率の向上、リソースの確保といった効果が期待可能です。また、クレジットカードを採用した場合は、支払いが翌月となるため、金額を上手く管理できればキャッシュフローにも余裕が生まれます。

経費精算のキャッシュレス化によって見込める3つのメリット

ここからは、経費精算のキャッシュレス化における3つのメリットをみていきましょう。経費の承認フローをスムーズにしたい、業務が特定の人に偏る属人化を無くしたい場合、キャッシュレス化を推奨します。

属人化の防止、人的ミスの削減、現金精算のリスク軽減

経費精算のキャッシュレス化によって、人的ミスの防止につながります。交通費がメインの経費精算業務となる場合は、NTTコミュニケーションズのSmartGo™ Stapleなどのツールにより、支払い業務で現金を扱うことが無くなるため、計算ミスも減少するといえるでしょう。

加えて、業務の属人化も防ぐことが可能であるため、中小企業によくある特定の人材に業務が集中するといった状態も防げます。例えば、担当者がいなくてもツールによる申請・許可・使用まで管理できるようになるため、スムーズなフローの構築・業務負荷の軽減につながります。

ちなみに、どれだけ注意を払ってもヒューマンエラーをゼロにすることは難しいため、作業的に大きく変わらないものであれば、AIやRPAなどの技術を取り入れるといった対策も大切です。

使用履歴のチェックが可能

キャッシュレス化が進めば、経費精算において、誰がどのように使用したのか、どこで使用されたのかを簡単に把握できます。紙に詳細をまとめる必要がなく、従業員としても決まったシステムやツールを使用すれば、その後の処理を気にする必要がありません。

首都圏であれば、Suicaと連携したシステムなど、自社の活動圏を検討したうえでサービスを導入するとよりスムーズな経費精算が可能となるでしょう。

ポイントや付帯サービスの活用

使用するサービスやクレジットカードによっては、ポイントが追加される・付帯サービスを使用できるなどのメリットがあります。とくに付帯サービスについては、クレジットカードの種類によって大きく異なるため、自社の業務内容に合わせて選択することが大切です。

出張が多い場合などは、ホテルやレンタカーの割引、グレードの高いものではコンシェルジェサービスなども付帯しているケースもあるため、ポイント還元率も含めて検討しましょう。

経費精算においてキャッシュレス化を進める際の3つの注意点

ここからは、経費精算をキャッシュレス化する場合の注意点についてみていきましょう。クレジットカードや電子マネーに対する帳簿保存のルールが改定されたとしても、社内規定を再度周知するといった工夫も必要です。

社内で運用方法を統一する

どのようなツールやシステムを使用するとしても、部署ごとにバラバラでは社内全体の業務効率化にはつながりません。仮に、クレジットカードや交通系カードの両方を使いたい場合は、クレジットカードはホテルでの支払いのみに使用するなど、厳格なルールを設ける必要があります。

また、経営陣の決定でいきなり導入・運用するのではなく、トライアルとして使ってみる・一部の業務内で使用してもらいフィードバックをもらうことで現場との意識のズレも失くせます。

盗難・不正利用時の対策を検討する

クレジットカードやシステムを使用する場合、通知及びストップができるものを選択しましょう。 また、盗難・不正利用の対策として、権限を制限する必要はあるものの、一人だけではなく複数人が管理できるシステムを推奨します。

クレジットカードの使用が不安な場合は、プリペイドカードでも問題はありません。交通費の精算がメインとなる場合、NTTコミュニケーションズのSmartGo™ Stapleでは、プリベイトカードの無効化もアプリ上から行えます。そのため、クレジットカードで想定されるリスクのほとんどを防止可能です。

いきなり実施せず運用期間を設ける

運用方法の項目でもふれましたが、企業内のシステムやフローを変える場合、 一定の期間が必要です。場合によっては、ツールやシステムに慣れてもらうための研修なども実施しなければなりません。

例えば、導入をスタートする段階では経費精算の多い部署のみで使用してもらうといった方法も検討できるでしょう。経費精算業務の効率化によって、得られるメリットは企業全体に影響するものの、自社に合ったものでなければ機能を活かすことができません。

そのため、キャッシュレス化を検討する場合は、現状の課題の分析・導入するシステムと自社業務との相性の検討・使用後のフィードバックといった流れを広げていきましょう。

経費精算においてキャッシュレス化を進める3つの方法

経費精算のキャッシュレス化のために検討したい3つの方法についてみていきます。社内ルールを整える、法人クレジットカードを検討するといった準備も必要あるものの、従業員の負担を軽減するために必要な準備だといえます。

経費精算システムの導入

経費精算はシステムを導入しない限り、手作業による入力が多いと想定されます。実際に、紙で記入した内容をデータ化する業務は手間が多く、人的ミスも多くなるといえます。

逆にいえば、人が手作業で入力する機会が減少すれば減少するほど、手間やミスが減少するといえるでしょう。そのため、自社にあった経費精算システムを導入できれば、帳簿の計算や仕訳も自動化が可能となります。

また、次の導入のポイントも意識してみましょう。

・誰でも簡単に操作できる
・チェック業務を簡略化できる
・帳簿仕訳が簡単にできる

端末的に制限があるケース、使用しづらいといったケースもあるため、確認しつつ経費精算システムを導入することが大切です。また、端末からすぐ使用履歴を確認できれば、申請も楽になります。

交通系ICカードの活用

関東圏であればSuicaを使用するなど、企業の立地に合わせた交通系 IC カードの活用もキャッシュレス化につながります。電車やタクシーによる移動だけに限定するなど、ルールを明確に決めましょう。

また、NTTコミュニケーションズのSmartGo™ StapleはモバイルSuicaで改札を通過すれば自動的に申請が完了するため、交通費の計算が手間であれば適した経費精算ツールだといえます。

法人向けのクレジットカード・プリペイドカードの活用

法人向けのクレジットカードを活用した場合もキャッシュレス化につながります。特にクレジットカードであれば、現金を使用する必要がなく、多額の支払いであってもすぐに対応可能です。

個人向けのクレジットカードの場合、審査によって限度額がが決まる点、発行までに時間がかかる点などのデメリットもあります。対して、プリベイトカードは発行が早く、必要な分しかチャージしなくてよい点がメリットとなります。

使い勝手が異なるため、使い分けながらキャッシュレス化を進めていきましょう。

まとめ

経費計算においてキャッシュレス化をすすめる理由は、最大の理由は業務効率化です。経理精算業務のフローを効率的に変化させることで、全社員の負担が軽減し、モチベーションアップや生産性向上につながることが想定されます。

企業内の業務課題を分析・検討した上で、経理精算システムやクレジットカード・プリベイトカードを導入することで上手くキャッシュレス化が進むでしょう。交通費や宿泊費の精算業務に手間や時間がかかっている場合、キャッシュレス化を推奨します。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは法人用プリペイドカードのStapleを利用するサービスです。プリベイトカードを利用してみたい、経費精算システム・ツールを最小単位で使用したいといった場合、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。