経費申請とは？具体的な種類やポイントについて解説

経費申請とは

経費申請とは、従業員が立て替えた経費を会社に支払ってもらうために申請する行為のことです。立て替え後に経費を申請することがポイントといえます。経費精算書には次のような項目を記載する必要があります。

・書類名、作成期日、請求日
・申請者の身分、名前
・申請内容、支払い口座

内容や形式に対して決まったワードを使用するなどの社内ルールもあるため、その点は事前に聞いておくとスムーズに申請書を記述可能です。レシートや領収書があるにも関わらず、旅費や接待交際費など内容をある程度細かく記述するのは、法人税に影響があるためです。

経費申請をエクセルや紙で行う場合、次のようなデメリットが伴う点も知っておきましょう。

・紙やエクセルでは、入力ミス・紛失のリスクがある
・属人化しやすく承認者がいなければ処理が進まない
・承認に時間がかかる、履歴の参照がしにくい

従業員側からすれば、経費申請を一度にまとめて行う場合、ミスが続出しやすくなるため、日々処理を行っていくことが大切です。

経費申請は経費精算の一部。より詳しい経費精算の内容はこちらから。

経費申請の手順

一般的な経費申請は、次のような流れになります。

1．経費を立て替えで払う
2．上長に経費精算書を提出する
3．経理担当者による確認と払い戻し

経費として計算されることが多いのは、交通費や出張の際の旅費などです。従業員が立て替えた場合は、必ず申請を行いましょう。また、領収書をもらう場合は、個人名ではなく企業名を記載する必要があります。

その後、経費精算書を作成し、上長及び経理・総務部門に提出し、経費として認められた場合に会社から支払いが行われます。 給料の支払いとは異なるため、別途支払い日が設けられているケースもあるため、事前に確認しておくとスムーズなやり取りが可能です。

経理や総務部門の場合、小口現金で対応する可能性もあります。小口現金を利用した場合、どうしてもミスが多くなることに加え、従業員が多くなった場合に対応しきれなくなります。そうなる前に経理計算ツールやシステムを導入することで、日々の経費精算業務を効率化する事が可能です。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは、日々の経費精算業務を効率化するサービスです。プリベイトカードを利用したい、経費精算システム・ツールを最小単位で使用し業務を効率化したい場合、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。

経費申請の対象例

経費は会社の支出として扱われるため、使用するほど利益が減少していきます。しかし、資金管理や正確に勘定科目として分けられていれば、税金対策の1つとして有効な手段です。では、ここでは企業における代表的な経費の種類をみていきましょう。

旅費交通費

宿泊代や移動費は、旅費交通費として扱われます。電子マネーやクレジットカードであっても扱いは大きく変わりません。 ただし、使用する場合は、履歴を参照できるように個人用と企業が用意したものにわけておく必要があります。

接待飲食費

社内での飲食や取引先に対する接待のための飲食費、記念品などの贈答品の費用などが接待交際費となります。ただし、資本金1億円以上の企業では飲食費が5,000円を超えた場合、交際費として扱われる点は知っておきましょう。

そのうえで、資本金1億以下の企業であれば、交際費のうち800万円までは損金として扱うことが可能です。

通信費

企業として契約しているインターネット回線やスマホ・固定電話の費用が通信費として扱われます。切手や送料なども通信費に該当する点も知っておきましょう。また、領収書を発行し忘れた場合は、出金伝票を作成し、保存しておくことが必要です。

加えて、郵便であれば通信費に該当するものの、荷物を送る場合は荷造運賃となります。そのため、商品・ハガキを発想する場合では、勘定科目が異なるといえるでしょう。

消耗品費

コピー用紙などの事務用品、段ボールなどの包装材などが消耗品費として扱われます。消耗品とされる要件は、使用期限が1年間・費用が10万円未満であることも知っておきましょう。

高額な消耗品であっても令和4年3月31日までは、以下の要件を満たせば30万円以下であれば、減価償却費として処理することが可能です。

・資本金1億円以下
・従業員が1000人以下
・青色申告対象
・確定申告書等に少額減価償却資産の取得価額に関する明細書を添付する

消耗品の費用ではなく、減価償却費となるものの、30万円未満の消耗品であれば、購入した年度内で全額計上できます。

参照：国税庁　No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

福利厚生費

従業員主体のリクリエーションなどの費用が福利厚生費に該当します。外部ではなく、内部の従業員に向けた施策が福利厚生費だといえるでしょう。また、給料ではない・全員が対象・金額が高額すぎないといった要件を満たすことも大切です。

経費申請における3つの注意点

経費申請では、次の3つの項目に注意が必要です。

・申請書類の種類
・金額、科目
・領収書

企業によっては申請書類は一つではなく複数存在していることも想定されるでしょう。そのため、経費申請を行う前に次の項目を確認しましょう。

・書類の種類があっているかどうか
・科目の分類かあっているかどうか
・レシートや領収書が記述内容とあっているかどうか(支払い証明書が必要な場合もある)

金額に関しては領収書などを参照した上で記入するとミスを減少させやすくなります。エクセルでチェックシートを作成し確認するという方法も効果的です。

経費申請のルール作成のポイント

経費申請を行う場合、明確なルールを作っておくことでスムーズな経費精算につながります。その上でここからは、企業内でルールを作る場合に大切なポイントについてみていきましょう。

福利厚生費

一般的には書類提出のあとに払い戻しが行われます。しかし、実際の業務内では承認のスピードが遅すぎる場合、従業員が立て替え払いを行っているケースもあります。この場合は、なぜそういった問題が起きてるのかを明確にした上で社内の経理精算フローそのものを改善する必要もあるでしょう。

また、特定の人物だけが承認を行うのではなく、決裁権を持つ人材を複数人選出しておくことで対応できます。

精算頻度を決める

精算頻度は、企業が独自のルールで設定することが可能です。例えば、1週間に1回は必ず申請するといったルールであれば、決算月が決まっていても負荷が高まることはないでしょう。

ちなみに、キャッシュレス決済であれば、領収書は不要で保存することが可能です。クレジットカードやSuicaといった交通系 IC カードの利用履歴も確認できれば、領収書は不要であるため、会社の経費がどこに使われているのかを検討し、経費精算を効率化しましょう。

NTTコミュニケーションズのSmartGo™ Stapleは、モバイルSuicaと連動することで交通費の申請が完了します。書類は必要なく、プリベイトカードであるため、履歴を簡単に確認できます。経費精算の申請フローに問題を感じている、キャッシュレス化を推進したい・立て替えをなくしたい場合、役立つツールの1つとなるでしょう。

属人化を防ぐ

企業によっては、経理担当者の独自の表記によって経費申請書が取り扱われているケースもあるでしょう。簡潔にいうと、前述のような状態ではルールとして破綻しています。そのため、誰が見てもわかるようなフォーマットに整え、内容をより分かりやすく明記するなどといった対策も必要です。

また、 交通費が経費精算の主な処理内容となる場合、経費精算ツールやシステムの導入などによっても効率化可能です。

まとめ

経費申請は、経理精算の一部であり、従業員が立て替えた代金を支払うための処理だといえます。紙やエクセルによって管理できるものの、人数が多くなるほど、手入力ではミスが増加する可能性が高まるといえるでしょう。

また、経費精算のルールを作る際は、経費精算のフローを確認し、NTTコミュニケーションズのSmartGo™ Stapleをはじめとする経費精算システム・ツールの導入によって効率化を図ることも検討してみましょう。

プリベイトカードの導入によって、立て替え請求の手間を削減することが可能です。経理・総務部門として経費精算だけでなく、他の業務にもリソースを割きたいといった場合もお気軽にご相談ください。