ビジネスカードで経費精算を効率化。メリットや成功事例も紹介

ビジネスカードとは

ビジネスカードとは、法人カードの1つであり、利用者が20名以下の中小企業や個人事業者向けに発行されるカードです。ビジネスカードの特徴は次の3つになります。

・使用した場合、法人口座からお金が引き落とされ、社員の立て替えや企業の小口精算が不要となる
・個人用クレジットカードと比較して利用限度額が大きい
・付帯サービスが法人向けになる(傷害保険の切り替え、優先チケットや割引)

立て替えや現金による小口清算が多い・現金の余裕があまりないといった場合はビジネスカードの導入によって解決できる可能性が高いといえるでしょう。また、ビジネスカードの種類によっては、ポイントやマイルが貯まるため、事務用品の購入や福利厚生の充実に役立てられます。

3つの種類がある

ビジネスカードは、「法人カード」「コーポレートカード」とは異なります。次のような違いを知っておきましょう。

・法人カード：企業や個人事業主の利用に特化したクレジットカードの総称
・コーポレートカード：使用者20名以上の大企業に発行される法人カードの1つ
・ビジネスカード：使用者20名以下の中小企業と個人事業主に発行される法人カードの1つ

ビジネスカードは、個人カードよりも限度額を高額に設定できます。カード1枚ごとの利用明細も簡単に把握できるため、社員による不正利用の防止も可能です。加えて、法人の場合、個人的な支払いと企業活動による支払いを明確に分ける必要があります。

そのため、法人格による備品の購入など支払いを一元管理する・使用できるルールを明確に決めておくなどの対処も必要です。

保有する代表的なメリット

ビジネスカードを保有する代表的なメリットは、次のようになります。

・個人カードよりも高いポイント還元率(使用する場所・カードによる)
・経費精算の手間が省ける
・経費の可視化ができる

経費を現金で管理する場合、社員の立て替え払いや小口現金による精算、経費精算書の作成・承認などの手続きが必要です。

ビジネスカードであれば、社員が使った経費は法人口座から引き落とされるため、立て替え払いや小口現金による精算が不要です。また、利用明細によって経費を可視化できるため、経費漏れや不正利用といった人為的ミスも防げます。電子帳簿保存法に対応する場合にも、ビジネスカードの履歴を確認できれば、問題なく経費精算が可能となります。

場合によっては、デポジット型のカードを使用したい場合は、こちらの記事からどうぞ。

追加のビジネスカードの扱いと審査

ビジネスカードは枚数が足りない場合、追加カードの発行も可能です。

・設定した法人口座から引き落とされるため、経費管理を1本化できる
・審査がない
・限度額は個別に決められる

審査対象はあくまでも法人代表者なため、社員対象の審査は不要です。極端に言えば、社員の属性がブラックの場合でも発行は可能だといえます。ただし、追加カードの上限額は元々のカードの上限額を上回る設定はできません。そのため、利用限度額も含めて使用しやすいビジネスカードを選択することが大切です。

ビジネスカードの経費精算の流れ

ビジネスカードを使用する経費精算の流れは、次のようになります。

・ビジネスカードを使用する
・履歴が経費精算ソフトに転記される
・クレジットカード会社指定の支払日に法人口座から引き落とされる

ビジネスカードを利用した場合、社員・経理担当者の負担を軽減したうえで、不正利用や改ざんもなくすことが可能です。また、計上漏れ・計算間違いもなくなるため、中々手を付けにくいとされている、社内の会計業務である「管理会計」にも手がつけやすくなります。

ビジネスカードで経費精算を効率化する意味

ビジネスカードを使えば、経費精算面でさまざまなメリットを得られます。ビジネスカードで経費精算を効率化する意味を解説するため、カード導入の参考にしてみてください。

経費精算の代表的な課題の負担が軽減できる

ビジネスカードを使用する場合、小口精算や申請書の提出・承認が不要となるため、経費精算にありがちな次の課題を軽減可能です。

・作業量が多く、人力によるチェック、計算などの工程が多くミスも多い
・申請者のフォーマット入力の間違いによる差し戻しが多い
・そもそも書類、現金の管理が多い

申請・入力・最終的な承認に至るまで負担を軽減できる点はメリットだといえるでしょう。

入力・申請業務が簡潔になる

ビジネスカードの利用によって、社員の入力・申請業務が簡潔になります。前述でも触れましたが、ビジネスカードの利用によって削減できる事務作業は次のとおりです。

・小口精算、社員の立て替え
・経費申請書の作成・提出・承認
・経理担当者による申請書、数値チェック

経費精算ツールを導入した場合には、データの手入力も削減できます。手入力が多くなればなるほどミスが多くなっていくため、従業員に仕事のやり方を工夫してもらう指示を出すよりも業務フローの改善や作業内容から変えていく方が効率化につながります。

仮に、業務効率化に困っている場合はこちらの記事をご参照ください。

経費精算の負担が低くなる

ビジネスカードによって手間や工数を削減できれば、次のようなメリットが生まれます。

・経費清算以外の業務に従業員を割り当てられる
・全社共通で経理清算の手順が簡略化されるため業務効率化につながる
・キャッシュフローに余裕がもてる

業務が月末に集中するといった状態を防ぐことも可能です。経費精算業務をより簡潔に行いたい場合、ツールとして、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleが1つの選択肢になります。モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleが利用でき、交通費の清算にいたっては改札を通るだけで申請できるため、業務の効率化につながります。

クレジットカードを使用した経費精算や経費精算システムの利用に興味のある方は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。

ビジネスカードで経費精算できた事例3選

ビジネスカードの使用を検討したとき、経費精算によって実際にどのような効果があるのか気になる方もいるでしょう。そこで、ミスの軽減や場所・コスト削減などを実現した事例を紹介します。

事務作業の効率化に成功し数千時間を削減

全国に営業所を展開しているA社では、小口現金を用いた経費精算を行っていました。経理担当者は事務作業に追われ、月200時間以上も費やしている状況でした。

そういった状況もふまえてA社は、キャッシュレス化の流れに沿ってビジネスカードと経費精算システムを同時に導入しました。経費精算は金額ベースで半数以上のキャッシュレス化を実現。事務作業の効率化に成功し、年間で数千時間の削減を見込んでいるそうです。

ツール連携による計算漏れ、管理の簡略化に成功

B社では、経費精算による社員の手間が大きいという課題を抱えていました。社員は申請書を用意する手間があるだけでなく、内容に記入ミスが多く、経理担当者にチェックや訂正依頼などの余計な作業がかかっている状況にありました。

結果として、ビジネスカードと経費精算ツールの導入によって、ミスや計算漏れ、管理の簡略化に成功しています。利用明細が可視化されたことで、経理担当者はひと目で金額チェックが可能となり、手間の削減にもつながっています。

紙運用のコスト、提出期限の遅れの解消

C社が抱えていた課題は、紙の運用による業務負担が大きかったというものです。申請者・上司・経理部門それぞれに手間がかかるだけでなく、管理にも苦労している状態でした。

申請書作成の負担を減らす目的で、経費を申請しない社員もいたことから、決算開示に影響を及ぼす経費精算の提出遅れも発生しており、悪循環となってしまっていました。

しかし、ビジネスカードと経費精算ツールの導入によって、電子申請が可能になり、紙運用の手間や保存コストの削減に成功。ペーパーレスが一気に進んだことに加え、パソコン上で申請データを管理可能となり、社員に経費精算を促し、提出期限の遅れも解消されています。

まとめ

ビジネスカードは、使用者20名以下の中小企業や個人事業主の利用に特化した法人カードです。使用者が複数の場合でも、指定した法人口座から引き落とされるため、経費精算を1本化できます。

ビジネスカードの利用で、これまで多くの事務作業が生じていた経費精算の簡略化が可能です。年会費や付帯サービスなどはカード会社によって異なるため、自社に合ったビジネスカードを選んでみてください。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleを導入した場合、モバイルSuicaとの連携、限度額の決まっている法人プリペイドカードのStapleが利用できるため、業務の効率化につながります。経費精算の作業効率化・簡略化で悩んでいる場合、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。