経費削減のアイデアとは？取り組み方や注意点をわかりやすく解説！

経費とは

経費とは、事業に使用するお金です。事業の目的に対して、使用した金額が経費に該当します。細かく条件が分かれているだけでなく、経費精算を行う場合は、勘定科目に振り分けるといった作業が必要となります。

経費の条件

経費とできるものの条件として、売上や収益を得るために利用した費用に限られます。

また、一般的には使用用途の証明のために領収書やレシートを保管しなければなりません。一方で、自動販売機での飲料購入・電車乗車時の切符の購入・慶弔見舞金の支払いなど、領収書などの発行されないケースがあります。そのような場合は、出金伝票に必要事項を記入します。また、出品伝票の信ぴょう性を向上させるため、出金の証明となる他の書類とともに保管しておきましょう。

そして、電子帳簿保存法の改正によって、履歴さえわかれば領収書を必要としなくても経費として扱うことが可能となりました。とくにSuicaを移動手段としている場合は、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleが役立ちます。

改札を通るだけで自動的に申請が可能となり、プリベイトカードStapleにチャージする形式であるため、小口現金を必要としなくなります。交通費精算に時間が取られているなどといった悩みがある場合、利用を検討してみましょう。

経費の例

経費にはさまざまなものがあります。例えば次のようなものです。

・人件費
・旅費交通費
・消耗品費
・福利厚生費
・法定福利費
・通信費
・地代家賃
・広告宣伝費
・接待交際費

経費に計上できないもの

売上や収益につながらないものは、経費計上できません。例えば次のようなものがあります。

法人税・法人事業税・法人住民税などは売上や収益を目的とした支出ではなく、会社の義務であるため経費計上できません。

商品を仕入販売している場合、仕入にかかる費用は経費となります。しかし、まだ売れていない在庫については、経費計上できないため注意が必要です。既に販売できた商品に関する仕入れ費用のみが経費計上可能となる点には注意しましょう。

未使用の消耗品は、売上に対して何の貢献もしていないため経費計上できません。正確に使用分を判断するため、消耗品は申告時に棚卸が必要です。

経費を削減した方が良い理由

一般的に、経費を多く計上すると利益が減るため節税対策になると考える傾向があります。そのため、経費はなるべく多く計上した方が良いと考えている人もいるでしょう。しかし、経費を削減した方が良い場合も少なくありません。

ここでは、経費を削減した方が良い理由についてみていきましょう。

利益向上のため

売上から経費を引いたものが利益です。そのため、経費を削減すると利益向上につながります。

売上が思ったほど向上しない場合でも、経費を削減すれば利益がアップします。そのため、経営状態によっては、経費削減を検討した方がよいこともあるでしょう。

無駄を把握するため

普段の出費の中には無駄なものも含まれています。しかし、見直しを行わないと、どれが無駄な出費か把握するのは困難です。

経費削減に取り組むと、経費の洗い出しや改善などを行わなければなりません。それらにより、現状の無駄が把握できます。

無駄を把握した後は、効率良くコスト削減に取り組めるでしょう。

経費削減の流れ

経費削減を行う場合、どのように始めればよいかわからないことも少なくありません。経費削減には効率的な取り組み方があります。ここでは、その流れについてみていきましょう。

経費の洗い出しによる現状把握

やみくもに全ての経費を削減しようと思っても、なかなか上手くは行きません。どの経費の削減に取り組むのか決めるために、まずは現状の経費を把握します。

売上に対する経費割合や最も多い経費は何かなどを細かくチェックします。その中から、具体的にどの経費を削減するか決めていきましょう。

経費削減効果の試算

経費削減する項目を決めたら、まずは削減効果を試算します。事務所の場合、消耗品や光熱費などの削減であれば、確実に効果を得られると試算できるかもしれません。

ただし、工場を稼働している場合であれば光熱費の削減が現実的とは言えない場合もあるでしょう。

旅費交通費の削減を検討した場合、それにより営業の外回りの回数が減り営業利益の減少につながる可能性も否めません。オンラインへの切り替えを検討した場合でも、得意先がどれほどオンライン化に応じてくれるのか、事前の確認が必要です。

広告宣伝費・通信費なども安易な削減により、利益減少につながる可能性がある科目といえるでしょう。

企業ごとに経費削減の影響がどうなるかは異なります。そのため、実際に削減に取り組む前に綿密なシミュレーションが欠かせません。

数値目標の設定

シミュレーションに基づき、数値目標を設定します。通信費・電気代・消耗品をはじめとし、企業で何を削減するか決めた後、数値目標を決め、社員に周知徹底しましょう。

例えば、通信費や電気代を前年比10％削減する、と決めた場合は携帯電話会社・電気会社の見直しが必要となるかもしれません。

消耗品の場合は購入業者の見直しとともに、社員一人一人の使用頻度や使い方の見直しが必要となるでしょう。

経費削減の実行

目標を設定し、周知徹底したら実際に経費削減に移りましょう。業者の見直しや新サービスの導入、現在使っているサービスの廃止などさまざまなものがあるでしょう。

社員の協力が必要なものは、定期的な周知が欠かせません。

効果測定と経費削減案の見直し

一定期間経費削減に取り組んだら、効果を測定します。目標値と比較してどうなったか、売上への影響はなかったか、などさまざまな視点での検討が欠かせません。

問題がなければ継続しましょう。問題が生じた場合は、経費削減案の見直しが必要となります。

経費削減はすぐに効果が出るわけではありません。何度も見直しを行い、自社に適したものを見つけます。

経費削減のアイデア

どのようなものから経費削減に取り組めばよいか、全く見当もつかないということもあるでしょう。ここでは、効果が見込める経費削減のアイデアを6つ解説します。

ペーパーレス化の推進

デジタル化がまだまだ進んでいない企業が取り組むべきなのは、ペーパーレス化の推進です。コピーや印刷にはコストが発生します。また、用紙の保管にも多くのコストがかかります。

ペーパーレス化を進めることにより、紙代・印刷代・コピー代の削減につながります。さらに、資料を電子データ化すると、紙の時よりも検索が容易になる点がメリットです。これにより、従業員が情報を探す手間の削減にもつながります。結果的にペーパーレス化の推進により、残業代のコストカットも見込めるでしょう。

経理業務の電子化に関する記事はこちらからどうぞ。

インフラ費の見直し

経費削減で大きな効果を発揮したい場合、固定費の削減を検討しましょう。毎月必ず発生するインフラ費は固定費に該当します。例えば、多くの会社では次のようなインフラ費が発生しています。

・水道光熱費
・事務所の賃料
・通信費

テレワーク化が進んでいる会社では、よりリーズナブルなところに事務所の移転を検討していることも少なくありません。不要な電話回線の解約や空調の温度設定などの見直し、電力会社や通信会社の変更など、自社で可能な対応を検討してみましょう。

人件費の見直し

会社の経費において、人件費は多くのパーセンテージを占めていることが少なくありません。従業員を減らせば、給与や賞与・退職金だけでなく福利厚生費、光熱費、旅費交通費、研修費、備品代など多くの費用が削減できます。

また、オフィスの使用人数が減った場合、より小さなオフィスへの移転も検討可能です。ただし、人員を減らすことで社員のモチベーションや売上高に悪影響が出るようでは本末転倒です。人件費については慎重な検討が欠かせません。

交通費・出張費の見直し

社員の出張が多い会社では、出張に関する経費の見直しも行いましょう。出張を行う場合、交通費だけでなく出張手当や宿泊代など多くの費用がかかります。

そのため、現在の出張に無駄はないか、削減できるポイントはないかといった検討を行います。オンライン会議が浸透してきた今、出張ではなくオンライン会議に切り替えることが可能かどうかも検討してみてもよいでしょう。会社によっては、出張旅費規定が整っていない場合があります。まずはそこから見直してみましょう。

経費精算方法の見直し

現在、経費精算に手間やコストがかかっている会社は少なくありません。経費精算は担当社員が現金を支払い、稟議書や経費精算書を提出、上長の承認を経て経理に書類が回り、その後経理担当者と担当者とが直接現金をやり取りする、という流れが一般的です。

しかし、これには多くの人の手間がかかっています。例えば、経費精算のためだけに出社する、稟議書の承認のためだけに出社する、などが余計な手間に該当します。経費精算システムを導入すれば、稟議書の提出や承認がオンラインで可能になるため、出社の手間が省けます。さらに、ペーパーレスにもつながります。

昔ながらの経費精算方法を行っている場合は、システム導入を検討してみましょう。

通勤手当の見直し

社員の申告通りに通勤手当を払っている企業は少なくありません。しかし、社員は必ずしも最短ルートで通勤手当を申告しているとは限らないため注意が必要です。

本当にその通勤手当は最適なのか、見直しをしてみてはいかがでしょうか。定期券を使用している社員が多い場合は、通勤定期の長期支給も経費削減につながります。

交通費計算に関する記事はこちらからどうぞ。

経費削減に取り組むときの注意点

経費削減は収益増加につながるため、早く取り組みたいと考える企業は少なくありません。しかし、やみくもに取り組むとさまざまな問題が生じるため注意が必要です。ここでは、啓削減に取り組む際の注意点を3つみていきましょう。

社員のモチベーションを低下させない

やみくもに経費を削減すると、社員のモチベーション低下になるため注意が必要です。社員のモチベーション低下は、商品やサービスの質の低下につながり、顧客満足度に悪影響を及ぼします。

例えば、福利厚生費をカットすると、場合によっては社員のやる気を損ねる可能性があります。人件費カットを目的としたリストラの実施も、社員のモチベーション低下につながるため慎重に検討しましょう。

業務効率を下げない

事務所の賃料を安くするために不便な場所に移転する、PCやITのスペックを落とす、必要機器のメンテナンスの回数を減らす、などを行うと、生産性が下がり、業務効率が悪化するため注意しましょう。

経費削減のために生産性が低下するのは、本末転倒です。経費削減を行う場合は業務効率の低下につながらないことを確認したうえで取り組まなければなりません。

売上低下につなげない

原材料の質を下げる、顧客へのサービスを停止するといった取り組みは、売上低下につながることがあるため注意しましょう。

サービスや品質を低下させると顧客が離れていきます。会社の評判自体が低下することも考えられます。経費削減に取り組む際は、現在の商品品質やサービスの質を下げることのないよう気を配りましょう。

経費計上を楽にするには

経費計上を楽にしたいと考えている経理担当者は少なくありません。ここでは、経費計上を楽にするための3つの方法を解説します。

キャッシュレス化

現金をメインで扱うと、毎回担当者は現金を数えなければなりません。保管方法にも気を配る必要があります。手間に感じる場合は、法人カードの導入などでキャッシュレス化を検討しましょう。

現金の取り扱い量が減るため、日々の業務が楽になります。さらに、法人カードのシステムと会計ソフトを連携すると、仕訳処理が自動で行われるようになるため、経費計上が楽になります。

経費精算システムの利用

旧来の経費精算の仕組みは、紙を回して承認印をもらい担当者同士が直に現金を受け渡すなど、手間暇のかかる仕組みです。

経費精算システムを導入すると、経費精算の申請や承認をオンラインですませることが可能です。会計ソフトと連動すると、仕訳処理が自動で行われるため、経費計上が楽になります。

会計ソフトの利用

会計ソフトを利用すると、経理にとって必要な情報を一元化が可能です。仕訳を入力するだけでさまざまな帳票を出力できるため、経費計上に関する手間やコストを大幅な削減につながります。

まとめ

経費削減は利益増加につながるため積極的に取り組みたいことの1つといえるでしょう。経費削減に取り組む際、まず現状の把握が欠かせません。現状の支出の中にどのような無駄があるか把握し、可能なところから取り組みます。

その際、社員のモチベーションや商品の品質、サービスなどに悪影響を及ぼさないように気を配らなければなりません。そのため、事前の試算や定期的な見直し、効果の計測は欠かせません。

売上低下につながらないよう注意しながら、経費削減を行いましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleを導入した場合、交通費などの経費管理が楽になり、キャッシュレス化・業務の効率化につながります。ペーパーレスやキャッシュレス化に悩みのある企業は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。

業務効率化に関する記事はこちらからどうぞ。