ビジネスカードのおすすめの使い方とは？具体例から経費精算のメリットまで解説

ビジネスカードは法人特化のクレジットカード

法人用のクレジットカードは大きく分けて2つあります。

1つ目のビジネスカードは、企業内で利用者が20名以下となる中小企業向けのカードです。

対して、2つ目のコーポ―レートカードは利用者が20名以上となる大企業に適しているカードです。機能としては、どちらを選んでも問題はありません。ただし、呼び名が異なる点と次のような共通点がある点は知っておきましょう。

・全て法人口座から引き落とされる
・審査されるのは申請者と企業の事業内容も含める
・限度額は個人のクレジットカードより高めである
・追加カードの申請、管理が楽になる
・個人よりもカードの機能をよく確認する必要がある(リボ・分割の可否)

企業によって必要となるカードの機能が異なるため、どのような場面で使用するかを検討し、利用しなければならないといえます。

ビジネスカードの使用上のメリット

ここからは、ビジネスカードの使用上のメリットについて詳しくみていきましょう。特に経費精算や小口現金の扱いに悩む場合課題を解決できる可能性があります。

経費の管理が楽になる

ビジネスカードを発行した場合、追加カードも法人用口座から引き落とされます。そのため次のようなメリットが想定されるでしょう。

・誰がどこで使用したのかを把握できる
・履歴を簡単に追える
・領収書がなくても経費精算しやすくなる

利用人数が多い場合、計算ツールとの連動なども考える必要があるものの、ビジネスカードを利用することで経費計算が楽になります。また、電子帳簿保存法の改正によって、領収書の発行が必ずしも必要なくなったことから、ビジネスカードを利用しやすい環境が整ったといえます。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちらの記事から。

クレジットカード付帯サービスを利用できる

多くのクレジットカードには、付帯サービスがあります。例えば、特定の宿泊施設の割引や航空券の割引、国内外の旅行保険などは、福利厚生費の節約につながるでしょう。

とくに、国内外の旅行保険は、出張が多い企業に適した内容となっており、金額もクレジットカードのグレードによって大きくなっていきます。事業内容に合わせて必要なサービスを選択することが可能であるため、福利厚生費で悩む場合はビジネスカードのメリットを活かせるでしょう。

個人カードよりも限度額が高く、小口現金が不要となる

ビジネスカードも含めた法人カードは、限度額が個人カードよりも高額となっています。そのため、キャッシュフローの調整がしやすく、追加カードごとの限度額設定も可能です。

また、ビジネスカードによる支払いが主となった場合には、企業における小口現金の調整が不要となります。 例えば、担当者が不在で小口現金の調整ができないといったケースが多い場合であれば、ビジネスカードの利用で課題を解決できるでしょう。

ビジネスカードのおすすめの使い方

ここからはビジネスカードのおすすめの使い方について、みていきましょう。企業内で経費が発生する場面を想定して利用することが大切だといえます。

関係各所に対する接待

接待・交際費は全額経費にできます。そのため、支払いを行う場合はビジネスカードを利用しましょう。支払方法は契約するカードによって異なるものの、 接待の数が多い・現金を持ち歩きたくないといった場合に役立ちます。

消耗品・製造部品の購入

頻繁に消耗品・製造部品の購入を行う場合、ビジネスカードの利用を推奨します。 レシートや領収書を削減できるだけでなく、ポイントを貯めることも可能です。

また、小口購入となりやすいネット購入でもカードによる支払いであれば、支払い履歴を管理することも簡単になります。

出張の際の支払い

出張が多い企業の場合もビジネスカードを上手く活用しやすいといえます。交通費から宿泊費なども含めて経費となるだけでなく、現金を持ち歩く心配も不要となるためです。

また、頻繁に出張がある企業の場合も会社として現金を用意する必要がなくなるため、キャッシュフローの安定ににつながります。

付帯サービスの利用

付帯サービスは、ポイントの付与・空港ラウンジ、各種割引などが含まれています。各カードによって付帯サービスの内容は異なるものの、コンシェルジュなどであれば秘書の代わりのような相談も可能です。

例えば、移動・食事の予約代行、出張でのトラブル相談などは企業によっては必須といえる内容も含んでいます。

ポイントの活用によるコスト削減

あらゆる場所でビジネスカードを使用した場合、ポイントを効率的に貯められます。消耗品や製造部品、ネットで購入する商品などであれば、ポイントのみで支払える可能性があるといえるでしょう。

ただし、ビジネスカードを含めた法人カードのポイント還元率は個人カードよりも低い点からポイントの活用をメインにせず、出張や交際費など他の目的と合わせて活用しましょう。

ビジネスカードの会計処理のポイント

ここからは、ビジネスカードを使用した場合にどのように処理されるのか解説していきます。 単純に使用するだけでなく、流れを知っておきましょう。

仕訳は払い方によって扱いが異なる点に注意

カードを利用して支払いを行った場合、帳簿上は勘定科目に振り分けたうえで、次のように扱われます。

・一括払い・・・未払金なし
・分割、リボ・・・全て未払金の扱いになる

未払金となった場合は、次のように、決済のタイミングでその金額を支払うといった帳簿の書き方になります。

交通費10,000円をカードで計算する

使用時の例:
・借方(資産・コスト)・貸方(負債・純資産)の金額は10,000と記入
・借方勘定科目は交通費
・貸方勘定科目は未払金

引き落としの例
・借方(資産・コスト)・貸方(負債・純資産)の金額は10,000と記入
・借方勘定科目が未払金となる
・貸方勘定科目が交通費になる

カードを利用するだけであれば、帳簿の書き方は馴染みがないと想定されます。しかし、どのように扱われるのかは知っておきましょう。

さらに詳しい経費精算の詳細はこちらから。

経費にできる勘定科目の把握が必要

勘定科目は企業ごとにルールが異なります。その上で、消耗品や通信費、旅費交通費などといった項目が設定されている状態です。ビジネスカードの場合、企業単位での利用であるため、勘定科目や利用目的がわからないといったケースはないと想定されます。

しかし、自社でどのようなルールで運用しているのかは明確にしておきましょう。

明細確認が必要

経費精算ツールを用いず、カードを利用する場合、定期的にクレジットカードの明細をチェックする必要があります。特に一括で法人口座から引き落としがされる場合、その引き落としのタイミングの前には、どのような場面でカードを使用しているのかを把握しておかなければなりません。

企業はカードも含めて詳細な資金の流れを公表・報告する必要があるためです。実際に、罰則があるだけでなく、社会的信用が失われる可能性もあるため、綿密な確認を行っているといえます。

例えば、交通費精算の場合、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleが役立ちます。改札を通れば自動申請が行われ、プリベイトカードのStapleによって資金管理も可能です。

交通費も含めた経費精算の手間を省きたい場合は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。

ビジネスカードのおすすめの選び方

ここからは、ビジネスカードのおすすめの選び方について解説していきます。企業によって、何を重視するのかは異なるものの、現金管理や領収書管理だけでなく使い勝手の面から選択しましょう。

年会費や月々のコストをシミュレーションする

年会費や月々のコストはカードによって異なります。そのため、申し込みを行う場合は短期ではなく、長期的な視点からシュミレーションを行いましょう。

利益を圧迫する程、高額となるケースは少ないものの、経費精算システムやツールの導入も含めて費用対効果がどの程度あるのかも検討し選択しましょう。

付帯サービスの内容で比較する

コストばかりでなく実際に使用する従業員が使用しやすいカードを選択しましょう。例えば、出張が多い業種であれば、宿泊施設の割引・移動手段の割引が発生するカードが適しています。

また、国内外での移動が多い場合は条件付きの旅行保険があるかどうかもチェックしてみましょう。

経費精算ツール・ソフトと連動できるか

カードの使用履歴は最終的に帳簿に落とし込む必要があります。そのため、経費精算ツール・ソフトと連動できるカードでなければ、経費精算の人的・時間的コストの削減につながらなくなってしまいます。

経費精算も含めたカード利用を検討する場合は、システムやツールの仕様を確認してから導入する方が手間がかかりません。つまり、ビジネスカードを申し込む段階である程度、経費精算ソフト・ツールの目星を付けておくとよりスムーズな導入が可能となります。

まとめ

ビジネスカードは、利用者が20人未満の企業に適しているカードです。 そのうえで、企業活動における交通費や消耗品費などの決済手段としても役立てられます。キャッシュレスやペーパーレスの方法に悩んでいる場合、すぐに課題を解決できる可能性もあると言えるでしょう。

しかし、選択するカードによっては、経費精算ツール・ソフトと相性が悪い、費用対効果のバランスが取れないといった場合も少なくありません。そのため、従業員目線での使い勝手や月々のコストなどを想定したうえで使用することが大切です。

NTTコミュニケーションズでは、SmartGo™ Stapleを提供しています。プリベイトカードのStapleによって資金管理も可能です。「ビジネスカードを使用することにリスクを感じる」といった場合は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。