経理部とはどんな部署？仕事内容や問題点と解決方法を解説

経理部とは

経理部は、会社全体のお金の流れを把握・管理しています。経営判断や納税に欠かせない決算資料の作成、給与支払、仕入金の支払いや売上金の管理など、その業務は多岐にわたります。

会社の規模により若干異なりますが、「経理部」とは、主にこのような経理業務全般を担当する部署です。

小規模の会社の場合、「借入金管理」や「社債管理」「資金調達」などを経理部が同時に行っている場合も少なくありません。会社の規模が大きくなると、このような未来にわたるお金の管理は「財務部」の仕事となることもあります。

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経理業務とは

経理の基本業務は「出納」「記帳」「集計」「給与計算」の4つです。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

出納業務

日々の取引による現金・預金の入出金と残高の管理が出納業務です。企業活動において、日々現金や預金は出入りします。

現金の管理とは、必要に応じて現金の支払いや受け取りを行います。現金が動くたびに、伝票や精算書、領収書の作成が必要です。現金出納帳への記帳業務も発生します。

お金の動きがあるため、残高も日々変化します。定期的に残高を数え、帳簿上の残高と実際の現金とが合っていることを確認しなければなりません。

預金管理とは、銀行に預けているお金の管理を指します。経費の支払い、買掛金の支払い、売掛金の入金、などで日々預金に動きがあります。こちらも、また、定期的に帳簿と実際の残高が合っているか確認しなければなりません。

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経費精算のキャッシュレス化｜メリットや方法をご解説

記帳業務

日々の取引の記録が記帳業務です。具体的な帳簿として日々仕訳を行い、帳簿につけていかなければなりません。これが記帳業務です。

主な帳簿として、取引を日付順に記録する「仕訳帳」と、勘定科目別に記録する「総勘定元帳」があります。

この際、会計ソフトを利用すると、日々仕訳を入力するだけで総勘定元帳を自動で作成可能です。

集計業務

日々の仕訳を5種類に分けて集計します。これを試算表といい、具体的には次の5つです。

・資産
・負債
・資本
・収益
・費用

この試算表を元に決算期には決算書を作成しなければなりません。決算書は収益・費用からなる「損益計算書」と資産・負債・資本からなる「貸借対照表」の二種類となります。

給与計算

毎月従業員に支払う給与額を計算し、入金します。ミスが頻発すると従業員から会社への信頼を失墜しかねないため、経理業務の中でも、とくにミスが許されない業務の1つといえるでしょう。

会社の規定や雇用契約に基づき、勤怠状況を確認し基本給や必要な手当などから、給与の総支給額を算出します。そこから、健康保険・厚生年金保険・雇用保険料などの社会保険、所得税・住民税などの税金を差し引き、手取り額を算出するため手間がかかる業務です。また、毎月必ず所定の給与支給日に支給しなければなりません。

なお、会社の規模によってはこの給与計算業務は労務が行うこともあります。

他のバックオフィス部門との違い

経理部はバックオフィス部門の1つです。会社の規模にもよりますが、他にもさまざまなバックオフィス部門が存在します。一般的には会社の規模が小さいと経理部だけでより多くの仕事を請け負います。会社の規模が大きくなるにつれ、バックオフィス部門もより細かく分かれていく傾向です。

ここでは、主な5つのバックオフィス部門の業務内容についてみていきましょう。どこの業務も経理部とは違い会社の資金管理や記帳業務などは行いません。

総務

会社の規模によっては、総務が経理を兼任する場合も少なくありません。

総務の主な役割は、組織全体及び経営陣が円滑な業務を行うためのサポートとなります。会社によって異なりますが主な業務は次のとおりです。

・経営陣のサポート
・全社会議の開催・サポート
・社内イベントの開催
・オフィス環境の整備
・電話対応
・来客対応
・秘書業務
・防災対策

会社によっては、採用・人事管理などの人事業務全般も総務部が請け負うことがあります。

労務

勤労管理や給与計算を行う部署です。

社員の入退社時には健康保険・厚生年金・雇用保険など社会保険に関する手続きを行います。社会保険手続きには期限があるため、迅速な対応が求められる仕事です。

採用活動などの人材確保活動、社員研修による能力開発や社員教育なども行います。

労働基準法などの法律に基づいた、適切な労働環境の整備・管理も労務の仕事です。会社によっては、人事部や総務部が労務の業務を行う場合があります。

財務

会社の未来の運営や資金運用にかかわる業務を行います。具体的な業務は、予算管理・資金調達・金融機関との交渉などです。

貸付金や借入金の管理、有価証券管理、社債管理、余剰資金の運用（投資・M＆A）などが該当します。

会社によっては経理部が兼任することがあるでしょう。

法務

法律に関する業務を担います。企業が対応すべき法律関連業務は多岐にわたります。法務により、トラブルが生じる前に未然に防ぎ、仮にトラブルが生じた場合も早期解決につなげます。社外トラブルはもちろんのこと、労務・労働問題などの社内トラブルに対応することもあるでしょう。

主な業務内容は次のとおりです。
・トラブルの対応
・社内業務の法的手続き
・契約書などの確認
・コンプライアンス・社内規定の整備

場合によっては、法務部は存在せず顧問弁護士などに外部委託することもあるでしょう。

庶務

庶務も総務と同様、社員がスムーズに業務を行うための環境整備などが主な仕事です。総務が会社組織全体にかかわるのに対し、庶務は部門・部署・事業所などに配属され、配属部署内の業務を担当します。

・主な業務は次のとおりです。
・電話対応
・来客対応
・事務所の清掃
・整理整頓
・備品管理
・書類の発送
・資料作成

経理部の問題点と解決方法

経理部はバックオフィスのため、ぎりぎりの人数で回していることが少なくありません。そのため、さまざまな問題が生じがちです。

ここでは、多くの会社が抱えている経理部の問題点と解決方法についてみていきましょう。

人員不足

経理部はぎりぎりの人数で回していることの多い部署です。経理部はその業務の都合上、給料の締め日、月末、年度末などに、請求書の作成や決算書の作成をはじめとしたいつもより多くの業務をこなさなければなりません。

そのため、とくに繁忙期になると人員不足を感じることが多いでしょう。人が少なくなると余裕がなくなり、ミスが増えます。

人員不足のカバーには、デジタル化による自動化が欠かせません。後述する経費精算ツールや会計ソフトを利用していない場合は導入を検討してみましょう。

経理業務の電子化に関する記事はこちらからどうぞ。

ミスが許されない

経理部はお金を扱うため、ミスが許されない仕事です。経費の支払や仕入金額の支払、給与の支払いにミスがあった場合会社の信頼が揺らぐためです。

借入金の返済日を間違えてしまうと利息が発生することもあるため注意しなければなりません。

万が一、ミスが多発する業務があった場合、ダブルチェックを取り入れるなど、作業方式を見直しましょう。デジタル化をすすめると、人の手による作業が減りデジタル化が進むため、ミスの減少につながります。

属人化が進みがち

知識やスキルが特定の担当者だけのものになる状態を「属人化」と言います。経理部の業務は、年末調整や決算など「年に一度しか行わないもの」が少なくありません。しかし、人数が少なくゆっくりと指導や教育をする時間が取れません。

そのため特定の業務が属人化しがちという問題が生じます。結果として「この業務はあの人にしかできない」という業務内容が増えてしまい、後任が育ちません。

属人化の解消にもデジタル化が有効です。デジタル化を導入すると、今まで複雑だった業務が簡単にこなせるようになる場合が少なくないからです。ツールのマニュアルを共有すると、これまで属人化していた業務が「誰にでもこなせる業務」に変化していくでしょう。

経理部の業務を楽にするツールとは

経理部の問題解決にはデジタル化が有効です。多くのデジタルツールがあるため、何を導入したらよいかわからない場合も多いでしょう。

ここでは、経理部をデジタル化する際、最初に取り入れたい2つのツールを見ていきましょう。

経費精算ツール

経理業務の中に、交通費や出張旅費など業務に必要な費用を従業員が一度立て替えて、後に会社から従業員にそのお金を支払う「経費精算」があります。

お金を立て替えた従業員は稟議書に領収書を添え、上司の印鑑をもらい、経理部にその書類を回さなければなりませんでした。経理部はその書類を元に担当者に現金を支払います。このような従来のやり取りでは時間や手間のかかる業務の１つとなっていました。

これを解消するべく、経費精算ツールが開発されています。このツールを導入すると、担当者はレシートを撮影するだけで経費精算申請ができる、上司はオンラインで承認できるなどのメリットが生じ、経理業務が楽になります。

経費精算に関する記事はこちらからどうぞ。

会計ソフト

日々の仕訳を入力すると、必要な台帳や帳簿、決算書類などが作成できるのが会計ソフトです。銀行口座やクレジットカードから自動でデータを取り込み、自動仕分けする機能を持つ会計ソフトもあります。

会計ソフトの導入で日々の仕訳の手間を削減でき、業務効率化につながります。

まとめ

通勤費・交通費の1kmあたりのガソリン代は、企業によってルールが異なるものの、所得と経費に分かれているため、全く別の要素として考える必要があります。加えて、通勤費に関しては、法律的な決まりがなく、バスや電車以外ではある程度上限が決まっている点は知っておきましょう。

NTTコミュニケーションズでは、経費精算ツールであるSmartGo™ Stapleを提供しています。交通系ICカードと連携できるため、キャッシュレス化が可能です。また、通勤費と交通費を分けられるツールを探している方は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。