小口精算とは？デメリットや廃止する際の代替方法について徹底解説

小口精算も含む企業でよく選ばれる支払い方法

ここでは、企業がよく利用している支払い方法とその概要をみていきます。それぞれのメリットとデメリットについて確認しましょう。

現金

現金を扱う場合、一般的に企業では「小口現金」と呼ばれます。少額の経費立替用に用意した現金による支払い方法です。そのため、小口精算も現金払いに含まれます。

従業員の立替経費を精算する場合、従業員に直接現金を手渡しします。その際に領収書やレシートなどの支払い証明が必要です。

メリットはすぐに現金を渡せる点、デメリットは申請者・経理担当者に負担がかかる点です。

立替精算の詳しい内容が知りたい方はこちらから。

銀行振込

銀行振込は、多くの企業で用いられている支払い方法です。企業と従業員に分けて見ていきましょう。

まず、企業の場合、基本的に法人名義の銀行口座が開設されているため、企業間での取引も容易にできます。企業間取引のため、取引確認は簡単に行えるでしょう。

しかし、入金確認の手間が発生するため、経理職への負担がかかりやすいというデメリットもあります。

次に、従業員の場合は、前述でふれた小口清算の結果をふまえて振込を行うことになります。月に2回、1週間ごとなど企業によってルールが異なるものの、都度計算することになるため、場合によっては経理担当者の負担が増加することも少なくありません。

メリットは盗難のリスクが低い点、デメリットは経理担当者の負担が高くなりやすい点です。

口座振替

企業の銀行口座より自動で引き落としを行う支払い方法です。毎月の支払額が一定となる場合に用いられています。基本的に書類を発行する手間がなく、明細書が必要な場合は口座振替後に対応するのが一般的です。

メリットは現金が口座にあればトラブルが起きにくく、領収書などの発行も難しくない点です。デメリットは口座に現金がない場合、指定金融機関への送金、各所への連絡などの手間が発生する点だといえます。

法人用クレジットカード

法人用のクレジットカードには、法人口座から利用額を引き落とす「会社決済型」、個人口座から引き落とされる「個人決済型」の2種類の支払い方法があります。公私分離のため、基本的に企業で利用する場合は会社決済型で支払います。

メリットは次のような項目が想定されます。

・公私混同が避けられる
・経費精算ツールと連携して管理小口現金が必要なくなる
・指定金融機関口座に現金があればトラブルが起きない

対して、デメリットは審査が必要となる点です。また、誰が使用したのか把握できるツールも必要です。

個人用クレジットカード

中小企業や個人事業主では、個人用クレジットカードを使用しているケースも少なくありません。しかし、経費の支払いを個人用クレジットカードで行っていると事業用、プライベート用の区別をつけることが難しくなる可能性が高まります。

公私分離のためにも、事業用の物品を購入する際はなるべく法人用のクレジットカード決済へ統一することを推奨します。

メリットは審査のハードルが高くないこと、デメリットは従業員用の追加カードの発行が不可能である点です。

小口精算とは

経費業務の1つである小口精算は、従業員が業務上、小口現金を用いて必要経費の立て替えを行った際の精算となります。ここでは、小口精算の詳細や現金出納帳との違いについてみていきましょう。

社内で少額の現金を精算する手続き

社内で小口精算を行う手続きのフローは次の通りです。

1.日常業務において立て替えた際の領収書またはレシートを従業員から受け取る
2.経理担当者は受け取った領収書を確認し、小口現金から従業員に精算する
3.支払い内容を勘定科目に分けて帳簿に記載し集計する

経理担当者が手作業で精算を行うため、小口精算は経理の負担がもっとも大きいといわれています。

小口精算は帳簿付けが一般的

小口精算では小口現金を「小口現金出納帳」で管理し、立替精算が発生するごとに帳簿付けを行うのが一般的です。日々の帳簿付けにより、現金と帳簿に記載した数字が合っているかどうかを確認します。

計算業務を効率化するため、関数である程度の自動化が可能なExcelシートを活用している企業も多いといえるでしょう。

現金出納帳とは全く違うもの

小口現金出納帳と現金出納帳は似た用語です。しかし、次のように管理するものや記載する部署、タイミングがそれぞれ異なります

・小口現金出納帳は小口現金に変動があった際に各部署が記載する
・現金出納帳は小口現金を補給する際に経理担当者が記載する

経理担当者が関係するのは、現金出納帳のみです。

小口精算のメリットとデメリット

小口精算は廃止が推進されつつあるものの、デメリットだけではありません。ここでは、小口精算のメリット・デメリットを解説していきます。

とくに、すぐに経費立替が多い営業担当者の負担軽減ができる点と都度精算がで必要な点などは把握しておきましょう。

小口精算のメリット

小口精算を利用するメリットとして挙げられるものは、次の3項目です。

・申請があった際、迅速に対応できる
・精算手続きが容易かつスピーディー
・人目があれば不正を防ぎやすくなる

対応や精算手続きが早いため、経費立替が発生しやすい営業担当者などの負担が軽減されます。また、人目のあるオフィス内で手続きを行うことで、意図的な不正の防止にもつながります。

小口精算のデメリット

一方、小口精算でよくいわれるデメリットは次の3つです。

・経費精算が時間的ロスになる
・紛失の可能性がある
・人数が多いほど処理が大変になる

もっとも問題視されているのは、経理職の負担が増大しやすいとされている点です。経理担当者の人数が少ないかあるいは従業員数が多い場合、確認作業時にミスが発生するリスクもあります。

小口精算を廃止したいと思ったら実施したい方法

小口精算はデメリットの方が大きいといわれているものの、いきなり廃止するのは躊躇するという企業も多いでしょう。ここでは、小口精算に代わる精算方法をみていきます。

法人用クレジットカードを活用する

小口精算の代替方法として口座振替がありますが、企業によっては選択肢から除外される場合もあるでしょう。現在はインターネット通販によりほとんどの物資が入手できるため、法人用クレジットカードであればすぐに切り替えてもストレスなく対応できます。また、カードに限度額を設けることによって、不正利用のリスクも防止可能です。

また、ガソリン代が気になる場合はこちらの記事から。

振込に変更する

銀行振込は経理職に多少の負担がかかるものの、小口精算に比べれば負担を大幅に抑えられます。ほとんどの企業において法人口座が開設されているため、小口精算の廃止にあたってもっとも試しやすい方法といえるでしょう。

また、小口精算の廃止後も立替経費は必要になるため、給与や賞与とともに従業員の銀行口座へ振り込むといった対応が求められます。

プリベイドカードを活用する

キャッシュレス決済をしたいもののクレジットカード審査を通過できるか不安な場合は、法人向けプリペイドカードから試してみるとよいでしょう。プリペイドカードは個人用のイメージが強いものですが、一度のチャージ金額が高い法人向けのカードも存在します。

利用額がチャージした金額を超えることはなく、ほとんどのカードは審査も不要なため、導入しやすい方法の1つです。

まとめ

小口精算は経理職にかかる負担や横領のリスクなど、デメリットが数多く存在します。代替方法としては法人用のクレジットカードまたはプリペイドカード、銀行振込があり、いずれも小口精算の廃止に踏み切りたいと考えている企業に推奨できる手法です。

小口精算を廃止する場合、代替方法への切り替えと同時に経費精算ツールの導入をおすすめします。各種カードとの連携機能や自動仕訳などの便利な機能が搭載されているツールも多いため、さらなる業務効率化が見込めるでしょう。

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