経費立替がきつい。そう言われないための方法とは

経費立替とは

経費立替とは、企業が支払われなければならない経費を従業員が立替を行い、代わりに支払うことを意味します。経費立替を行った場合は、企業によって次のようなパターンで従業員が支払った経費を補填します。

・給料日とともに振振り込まれる
・2週間に1度振り込まれる
・都度申請し都度現金で手渡す

すべて経費精算を行う必要があるため、経理担当者には負担がかかる点は知っておきましょう。加えて、従業員に対しても支出を証明するレシートや立替経費精算書などの書類の提出が発生するケースも少なくありません。

経費立替は、仮払い精算と混同されるケースもあるものの、仮払い精算の場合は企業が一定の金額を従業員に渡し、次のような処理がされます。

・金額が足りない場合は後に補填される
・金額が十分で余った場合はその金額を返す

経費立替と比較した場合、従業員の金銭的・時間的負担が少ない点がメリットといえるでしょう。

経費精算の具体的な内容やフローが知りたい場合はこちらの記事から。

経費立替が多くなる場面

経費立替が多くなるのは、次のような場面です。

・出張の際のタクシー代電や車代
・業務に必要な道具(筆記用具)
・駐車場代などの交通費

全て経費に該当するものであり、場合によっては数万円単位となるケースも考えられるでしょう。仮に、経費立替が頻繁に発生する場合、きついと表現されます。

小口現金が必須

経費立替を行う場合、企業としても小口現金を用意しておく必要があります。小口現金は、現金での支払いが必要になった際に、使用する少額の現金です。会社の経費であることには変わりがないため、 使用した場合には必ず帳簿をつけなければなりません。

また、小口現金は小口現金出納帳によって管理されるものです。企業の口座単位でやり取りされる現金を記載する出納帳とは扱いが異なる点も知っておきましょう。

小口現金の精算も含む経理担当者の仕事内容はこちらから。

なぜ経費立替がきついと嘆かれるのか

ここからは、なぜ経費立替がきついと嘆かれるのかについて詳しく解説していきます。従業員に対して、会社から経費立替を命じることは法律違反には該当しません。しかし、経費立替が頻繁に行われる場合、従業員からきついと嘆かれる場面が増加します。

申請者、担当者どちらにも負担がある

経費立替は申請者と経理担当者どちらにも次のような負担があります。

・申請者・・・営業活動や企業活動のために現金を残しておく必要がある。出費が大きかったとしても決まった日付にしか入金されない可能性がある。レシートや領収書を取得できなかった場合、経費として認めないケースも点に注意しなければならない

・経理担当者・・・小口現金を用意し、従業員が申請がある度に経費精算を行う必要がある。書類のやりとりだけでなく、帳簿付けや現金の受け渡しも発生するため、時間的な余裕が圧迫される

経費立替の回数が多ければ多いほど負担も増加していく点も知っておきましょう。

ルールにもよるがミスが発生しやすい

経費立替が多いほど、小口現金を扱う機会が増加するため、次のようなミスが起こりやすくなると想定されます。

・領収書の受け取り忘れ、紛失
・受け渡しの金額を間違える
・申請者の書類の記入方法が間違っている

経費立替を行った場合、クレジットカードや経費精算システムなどと連携していなければ、書類か領収書の提出は必須だといえます。また、書類に関しては間違った申請内容や金額で記載した場合、何度もやり取りするケースも少なくありません。

従業員エンゲージメントに影響する

従業員エンゲージメントは、従業員の会社に対する信頼を表す言葉です。仮に、経費立替の機会が多く、現金のやりとりに不満があるという状態の従業員がいたとしましょう。その上で仕事の忙しさから、企業が設定している申請書の期限に間に合わず、繰り返し経費を自腹で支払っている事態となれば従業員エンゲージメントは低くなっていきます。

そして、従業員エンゲージメントが低くなった場合、次のようなデメリットが発生します。

・従業員が仕事にやりがいを持てなくなる
・モチベーションや生産性が低下していく
・退職率が上がる

極端な事例であるものの、経費立替の天満屋時間が業務のリソースを奪っている場合、少なからずストレスになっていることもあるでしょう。

経費立替をきついと感じなくする方法

ここからは、従業員が経費立替をきついと感じなくなる方法について解説していきます。クレジットカードの導入や経費精算の外注化など、企業の業態に合った方法で効率化を進めることが大切です。

キャッシュレス決済

キャッシュレス決済に切り替えることで経費立替が必要なくなります。小口現金の扱いも無くすことができるため、負担の軽減などにつなげられるでしょう。

キャッシュレス決済で法人クレジットカードやプリペイドカードを活用した場合、次のような効果を期待できます。

・誰がどこで使用したのか把握できる
・上限金額が設定できる
・領収書が必ずしも必要なくなる

経理担当者の業務だけでなく、従業員の申請方法が大きく変化することになります。経費立替がきついという声が多い場合は切り替えを検討してみましょう。

外注化

外注化は経理担当者の業務負担を軽減する方法です。業者探しなどに時間を割く必要があるものの、経理担当者のリソースを確保できるようになるため、他の業務に時間を割くことが可能です。

しかし、都度精算の場合は外注化が難しいため、自社の業務内容に合わせましょう。

経費精算システム・ツールの導入

経費精算システム・ツールの導入を行った場合、経費立替の手間を省くことが可能です。ただし、クレジットカードやプリペイドカードと連携を行うものが多いため、次のような対応を検討しましょう。

1.現状の小口現金にかかる手間や時間的コストの把握
2.経理担当部署があれば、その部署から経費精算システム・ツールの導入を行う
3.営業担当者が多ければその部署に横展開する

全社にいきなり導入するのではなく、混乱を避けるためにも段階的に導入していくことが大切です。

経費立替をなくす場合の注意点

企業内の経費立替をなくす場合の注意点についてみていきましょう。とくに企業内の就業規則や業務体制などが変更となるため、ルール周知は徹底する 必要があります。

ルール周知の徹底

経費立替を無くす場合、ツール導入から全社使用とするまでに1カ月から3月程度の期間を設けましょう。その期間内では、従業員に次のようなルール周知の徹底を行うことが大切です。

・小口現金や今まで使用していた帳簿の扱い
・どのようなシステムでどのような場面に使用できるのか
・ルールに反した場合の処理方法はどうなるのか

クレジットカードやプリペイドカードなどであれば、現金を使用する必要がなくなります。しかし、いきなりシステムを変えた場合、トラブルが起きる可能性があります。そのため、導入前に細かい企業ルールを決め、周知しましょう。

ツールやシステムは最小単位から

ツールやシステムを導入する場合は、担当者や部署単位から検討することを推奨します。導入する際のサポートにもよるものの、業務フローが変化するため、研修を行っていても対応できない可能性も想定されるためです。

まとめ

経費立替は、企業の代わりに従業員が経費となるコストを支払う方法をさします。しかし、次のようなデメリットがあります。

・申請者と経理担当者に負担がある
・手渡しの場合であれば金額を間違う可能性もある
・従業員エンゲージメントが低下する

そのため、経費立替がきついという声が多い場合には、経費精算ツールの導入、法人クレジットカードやプリペイドカードへの切り替えを検討しましょう。

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