経費精算における実費とは？概要から使用する場面まで解説

経費精算で使用する実費の意味

経費精算において、実費という言葉が使われるケースは少なくありません。実費には次のような意味が含まれます。

・タクシー代や電車代などの移動費
・ホテル代や飛行機代
・消耗品の購入代

全て経費に該当するものではあるものの、「実際にかかった費用」を実費という言葉で表すといえるでしょう。

また、通勤費や交通費に対して、実費支給といった文言もあるものの、通勤費に関しては非課税の上限があります。交通費の場合は、通勤ではないものの、企業活動において必要な経費であるため、手当には該当しない点は知っておくとよいでしょう。

ここからは、実費が発生するケースについてみていきます。

従業員による立替

従業員による立替は全て実費による支払いに該当します。例えば、出張の際に従業員が飛行機で移動する費用を16000円で立替えたとしましょう。その場合、16000円が実費として支払われます。

また、立替で支払った金額は企業によって、都度支払い・給料日支払いなどのルールが決まっているケースが殆どであるため、確認も大切です。加えて、天候の影響で事前に決めていた移動手段が使用できなくなった場合も企業によって対応が異なる点は知っておきましょう。

企業が従業員に渡す仮払い

企業が従業員に渡す仮払いについても実費という言葉が使用されます。立て替えと大きく異なるのは次の点です。

・企業から事前にある程度の資金が渡されるため、従業員の負担が少ない
・企業が想定していた金額との差額が発生した場合、返還するか、手渡し・振込される

仮払いの場合は、実費というワードが使用されたとしても従業員への金銭的負担が立替よりは少ないといえます。

実費が必要となる場面

ここからは、実費が必要となる場面についてみていきましょう。 通勤費に関しては、企業によって一律給付や公共機関を使用した場合の想定料金などの対応が行われています。

旅費交通費

旅費交通費に関しては、企業によって決められたルールを守る必要があります。例えば、次のようなルールがある場合は守らなければなりません。

・領収書の取得を必ず行う
・公共交通機関のみの利用を経費として計上する
・突発的な宿泊先、移動手段の変更は必ず部署に連絡する

旅費交通費に関しては、クレジットカードやプリペイドカードを導入していない場合、経理担当社に必要書類や領収書を提出といった手順が発生します。

また、法人向けのガソリンカードで悩んでいる場合は、こちらの記事を参照してみましょう。

出張

急な出張における出費も実費として精算する必要があります。自己負担、仮払いがあった場合でも実費精算を行います。大切なのは、支払った費用がどの程度なのかを企業としても把握しなければならない点です。

移動手段やホテル代などは実費として支払ったうえで、担当者に申請しなければ返還されないケースも少なくありません。そのため、出張ではどのくらいのコストが発生するか把握できている場合でも領収書が大切になるといえるでしょう。

しかし、出張に関してもキャッシュレス決済や経費精算ツール・システムの導入によって、経費精算の効率化・小口現金を無くすことが可能となります。

実費計算の5つの注意点

ここからは、実費計算を行う場合の5つの五つの注意点について詳しくみていきましょう。特に範囲やルールなどに関しては、徹底して手術を行う必要があります。

どこまでが範囲なのか

実費として認められるのはほとんどが経費となる場合のみです。 従業員が実費として負担した場合、企業としてどこまでを経費として認めるのかは策定しておく必要があります。

例えば、次のような範囲の決め方があります。

・接待費用は実費計算に含む
・個人の飲食費は含まない
・仮払いは宿泊を伴う出張のみ
・上限金額
・仮払いの場合、自己決済は禁止

業種が同様でも企業によって、企業活動の状況が異なるため、実状を把握したうえで実費計算の範囲を決めましょう。

ルールの周知

企業内の体制を見直し、新しくルールを策定した場合は社内での周知を徹底する必要があります。周知する場合は次のような方法が想定されます。

・決まった日時に変更された就業規則やルールをまとめたPDFをメールで送る
・企業内で掲示板のような場所があるのであれば、分かりやすい場所に貼っておく
・全従業員を対象に決定されたルールをカビにまとめて配布する

企業によっては、フルリモートワークなどを実施しているケースもあるため、自社の状況に併せて最適な周知を行うことが大切です。

トラブルに対するルールも作っておく

実費精算に対するルールを細かく作った場合でも領収書がない場合や自費で支払うパターンは考えられます。そのため、次のようにトラブルに対するルールを事前に作っておきましょう。

・突発的な支払いが発生した場合は、発生した料金や日時、何のために使用したのか記録した書類を提出する
・間違って個人のクレジットカードを利用してしまった場合、該当部分のみ利用履歴を企業に提出する
・企業で用意した移動手段が使用できなかった場合は必ず利用履歴・金額、交通手段や経路を報告する

通勤費以外の実費精算においては、トラブルが起きる可能性は常にあるため、経費精算ツールやシステムの導入も検討しておくことが大切です。

交通手段に対する領収書の扱いを明確にする

交通手段に関しては、バスやタクシー・電車、飛行機など様々な方法があります。そのうえで、電車やバスなどの移動手段では、領収書の発行が難しいケースも少なくありません。

そういった場合も例外処理を行わないために扱いを決めておきましょう。 例えば、仮払いや立替経費の種類とは別に、領収書がなかったとしても区間や金額、日付を明確に示すための書類の提出を義務付けるなどであれば不満は出にくいといえます。

システム・ツールも確認は必要

経費精算ツールの導入によって都度精算を行う機会はほとんどなくなります。しかし、法人用クレジットカードやプリペイドカードを契約した場合でも、誰がどのように使用したのかは把握しておく必要があるといえるでしょう。

中小企業などであれば、1人の経理担当者がクレジットカードの履歴を確認するケースも多いため、導入するシステムやツールは多機能ではなく、必要最低限の機能のものからスタートすることを推奨します。

実費精算の負担を軽減するための方法

実費精算の負担を軽減する場合は、次のような方法が考えられます。

・クレジットカードやプリペイドカードの導入
・経費精算システムやツールの導入

企業によってはクレジットカードやプリペイドカードの導入を行う場合、就業規則を変える必要もあるでしょう。また、経理担当者が実費精算を行う機会が多かった場合は、部署ごとの利用頻度、金額といった実状の把握も大切です。

電子帳簿法に対応するためにも、現在の帳簿周りの書類作成方法から実費精算の内容まで把握し、改善を行っていくことが大切です。

経費精算でキャッシュレス化を進める理由を知りたい場合は、こちらの記事で解説しています。

まとめ

実費は、目的を達成するためにかかった実際の費用を表す言葉です。通勤費などにおいては、事前に通勤経路を策定した上で定期代を支給するケースなどもあるため、実費計算に馴染みがないという企業もあるでしょう。

そのうえで、実費として支払うためには仮払いや従業員の立替なども検討しなければなりません。実費精算回数が多いほど、企業・従業員どちらにとっても負担が増加していくため、経費精算ツールやシステムの導入、法人クレジットカードなどを検討してみましょう。

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