旅費交通費とは？交通費・通勤費との違いや経費精算の効率化方法を解説

旅費交通費とは

はじめに、旅費交通費・交通費・通勤費のそれぞれが意味するものについてみていきます。申請された経費を正しく精算するためにも知っておきましょう。

旅費交通費が意味するもの

旅費交通費は、業務において通常とは異なる勤務地へ出張するための交通費およびその業務に必要な費用です。一般的な定義としての「出張」は、宿泊を伴う場合、日帰りで片道100km以上の場合などに該当します。

旅費交通費における「旅費」とは、出張旅費規程のような社内規程により定められる支給額です。出張の定義に基づき、出張先で発生した経費や宿泊費なども含まれます。

交通費が意味するもの

交通費は業務上の移動で発生する費用全般ですが、中でも通常の勤務地から比較的近くの場所へ移動する場合に発生した実費を指します。具体的には電車やバスといった公共交通機関、高速道路や有料道路の利用料金などが対象です。

交通費の詳しい計算方法はこちらから。

通勤費が意味するもの

従業員が自宅と通常の勤務地の間を通勤する際に生じた費用を通勤費と呼びます。勘定科目としては交通費に大別されるものの、旅費交通費は所得税が全額非課税となる一方で通勤費は一部非課税となるため、分けて精算される場合が多いです。

従業員に通勤手当を支給している場合、所得税法により月額15万円以内は全額非課税となります。15万円を超えた範囲は給与所得と同一視されるため、全額課税対象です。

旅費交通費として扱われるもの

旅費交通費として取り扱われるものには駐車場代、ホテル代、移動費などがあります。該当する理由や各事例をみていきましょう。

駐車場代

社用車で遠方へ出張中に有料駐車場を利用した場合、その料金は出張に必要な経費として旅費交通費に該当します。精算する際は、あくまでも業務から逸脱していない範囲であることが重要です。取引先付近の駐車場など、業務上必要であれば認められます。

ただし、月極駐車場の場合は旅費交通費ではなく、地代家賃となります。駐車場の利用は土地の貸借とも捉えられるためです。

ホテル代

出張先でビジネスホテルなどに宿泊した際の料金についても、旅費交通費として精算します。朝食付きプランや有料のルームサービスなどの料金は含まれず、部屋代のみとなるため注意が必要です。

宿泊費が費用相場よりも明らかに高額な場合、経費として認められる範囲を逸脱する可能性があります。そのため、旅費交通費に含めたい場合は、必要最低限のホテルやプランを選択するのが一般的です。

移動費

出張中に勤務地から客先、ホテルから取引先などと移動するための費用は旅費交通費です。公共交通機関や高速道路のほか、有料道路やガソリン代なども該当します。定期券を購入した場合、一定額内であれば計上可能です。

また、自宅から直接出張先へ向かったケースでも旅費交通費に含まれます。勤務地を経由した場合、自宅から勤務地の間は通勤費となる点のみ注意しましょう。

海外出張費

従業員や役員が海外へ出張した際の飛行機代や宿泊費などは、業務上必要とされる範囲内であれば旅費交通費として精算できます。費用相場は渡航先によって異なるものの、国内出張よりも高額になるのが普通です。

海外出張のため、新たに申請したビザやパスポートなどの手数料も旅費交通費に含まれます。

レンタカー代

出張中に業務上の移動手段としてレンタカーを借りた場合、領収書が残っていれば旅費交通費として計上可能です。さらに、道路料金やガソリン代、NOC補償への加入なども旅費交通費にまとめられます。

旅費交通費の経費精算を効率化する方法

企業活動について回る交通費の中でも、旅費交通費は該当する経費が多く複雑です。ここでは、旅費交通費の経費精算を効率化する方法について解説します。

BTMの導入

BTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）とは、事業における国内外への出張で必要な手続きなどを管理すること、またその管理システムです。ホテルの予約や航空チケットの手配、パスポート申請なども管理できます。

BTMを導入できれば旅費交通費が一元管理できるため、業務効率化につながります。発生した費用を可視化して合理化を進めることにより、コスト削減の助けにもなるでしょう。

また、業務に必要最低限のプランのみ表示するといった機能も搭載されています。意図的な不正だけでなく、悪気のない規定違反ミスも防止可能です。

経費精算ツールの導入

経費精算ツールでは旅費交通費をはじめ、さまざまな経費を効率よく精算できます。正確な計算に加え、交通ICカードとの連携や領収書の写真読み取りなどの機能があり、手作業によるミスの削減効果も見込めます。

経理職はもちろん、経費の申請者や承認者など全従業員において業務効率化の恩恵を得られるでしょう。

法人カードの作成

企業や個人事業主が取得できる法人カードは、公私分離がしやすくなるため、経費の支払い時によく利用されるクレジットカードです。従業員が企業の資金から直接支払うことができ、立替が不要になるなどのメリットがあります。

経費精算ツールと連携できるカードも数多く存在しており、旅費交通費の精算効率化に向いています。法人カードを作成する際は、経費精算ツールも併せて検討するとよいでしょう。

また、法人カードの作成が難しい場合はプリベイドカードも活用可能です。詳しい内容はこちらから。

旅費交通費の経費精算の注意点

旅費交通費は経費精算が煩雑になりがちであるため、入念な確認が必要です。ここでは、旅費交通費を精算する際に注意すべき点をみていきます。

不正な申請かどうかチェックが必要

交通費の不正申請は意図しないものも多く、頻発しやすいため注意が必要です。法的に問題がないかどうか、社内規程に違反していないかなどを確認する必要があります。

チェック業務を効率化するには、明確な出張旅費規程を定める、経費精算ツールを導入するなどの対策を講じることを推奨します。出張旅費規程では自社における出張の定義に基づき、旅費交通費に関する申請や承認の基準などを明記しましょう。

ツール・クレジットカードも定期的な確認を

社内サーバーに経費精算ツールのシステムを構築している場合、定期的なメンテナンスが必要です。メンテナンスの手間を削減したい場合は、クラウドツールの導入を検討してもよいでしょう。

旅費交通費の支払いに法人カードを利用している場合でも、不正利用が発生する可能性があります。しかし、最適な移動手段と交通費を自動で割り出してくれるような経費精算ツールであれば、不正利用の発生を抑えられます。

人による作業ではミスはゼロにならない

経費精算ツールなどの導入には、初期費用や月額費用がかかるものがほとんどです。しかし、人による作業を続けていては、ミスを完全に減らすことは困難といえます。短期的なコストよりも、中長期的なメリットを考慮してツールの導入を検討しましょう。

まとめ

交通費は、通勤か旅費のどちらかに分けられます。どちらであっても、コインパーキングを使用した際の駐車場代は旅費交通費として扱われます。月極駐車場であれば地代家賃として扱われるケースもあるものの、使用方法によっては給料として扱われるため、契約前にどのような使い方をするのか明確に決める必要があるといえるでしょう。

また、駐車場代の精算に時間的コストが割かれているようであれば、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleを利用しましょう。Suicaと連携できるため、一都三県などであれば駐車場料金も支払いが可能です。とくに営業社員が多い企業や経理担当者の負担が大きいといった場合の業務効率化に役立ちます。