タクシー代の勘定科目はどう考えればいい？種類と注意点を解説

タクシー代の勘定科目の種類

ここからは、タクシー代の勘定科目の種類についてみていきましょう。大きく分けて、タクシー代の勘定科目は交通費と交際費の2種類に分かれます。目的によって勘定科目が分かれる点は知っておきましょう。

交通費

交通費は、業務上必要な移動コストをさす言葉です。例えば、次のような場合は交通費に該当します。

・社用車を使用できなかったためタクシーを呼び営業先に向かった
・出張先でバスや電車を使用せず移動した
・タクシーで営業先から帰社した

出張しているかどうかによっては、呼び名が旅費交通費となるケースもあります。その場合も経費となる点は知っておきましょう。また、法人クレジットカードや経費精算システムがなければ領収書が求められるケースが多く、書類提出も必要となります。

交通費精算についてより詳しく知りたい場合はこちらから。

交際費

自社が接待を開催する立場であれば、交際費として扱われます。しかし、招かれた場合にタクシーを使用した場合は交通費として扱われるため、勘定科目上では異なる計算を行う必要があります。

交際費となった場合は、法律で次のような条件が定められています。

・資本金の額や出資金の額が1億円以下で、2014年4月1日以降に事業年度を開始した法人は、年間800万円を超える部分の金額か、飲食に要する費用の50%を経費とすることができる。

仮に資本金が100億円以上の企業であれば交際費として経費として処理できる金額はありません。

タクシー代を含めた交通費の扱いとは

ここからは、タクシー代を含めた交通費の扱いについてみていきます。タクシー代は交通費として扱われるケースと交際費として扱われるケースに分かれます。交通費の概要を知り、通勤費との違いを明確にしておきましょう。

交通費とはどういったものか

交通費は業務上必要な移動費用を意味する言葉です。通勤手当は給料とともに振り込まれます。しかし、交通費に関しては企業によって次の様な振り込み方に分かれる点は知っておきましょう。

・従業員の立替後の、申請書提出時に都度払い
・経費精算を行ったうえで給料日とは異なる日に振り込む
・給料日と同時に振り込む

業務上必要な移動であることから、交通費は経費として扱われます。 企業として仮払いか小口現金、クレジットカードといった違いはあるものの、どの支払いパターンでも経費として扱われる点は知っておきましょう。

ただし、小口現金での立替精算を行う場合は、領収書だけでなく、書類の提出が必要となるパターンが殆どです。申請する従業員に対しても金銭的負担が増加します。

交通費の種類

交通費の種類は次のようなものがあります。

・通勤交通費(通勤手当)
・旅費交通費(出張先での移動など)
・交通費

種類は企業や業態が違っても大きく変わりません。しかし、どこまでが交通費でどこまでが旅費交通費なのかといったルールが異なるため、事前にルールを確認しておくことが大切です。例えば、小口現金での精算がメインである場合は、 申請期限を超過すると経費として扱えなくなるといった規定もあるため、担当者に事前に聞いておきましょう。

タクシー代も含めた交際費の扱いとは

ここからはタクシー代を含めた交際費の扱いについてみていきましょう。接待を行う場合のみに適用される条件ですが、交通費と判断基準が大きく異なるため、混同を避けることが大切です。

交際費とは

交際費とは、取引先に対して行う接待のコストを意味する言葉です。飲食費だけでなく、移動費なども含まれます。 例えば、取引先の関係者をタクシーで送迎した場合などは交際費に該当します。

会議費や接待飲食費などと混同されるケースもあるものの、接待飲食費には社内での飲食費を含まず、会議は会議を行うためのコストであるため、交際費とは勘定科目が分けられます。

交際費は限度がある

企業規模に応じて交通費には次のように限度額が定められています。

1.資本金が100億円以上・・・全ての交際費として考えられるものは経費にできない
2.資本金が1億円以上・・・交際費のうち飲食費の50％は経費にできる
3.資本金が1億円以下・・・800万円以内か飲食費の50%のどちらかを選択できる

中小企業の場合は、資本金の金額によって経費となるかどうかが決定されるといえるでしょう。

交際費の事例

交際費として認められる事例は次のようなパターンです。

・自社主催で飲食店で接待を行い、5万円の食費を支払った(1人辺りの支払い額は5000円を超えている)
・お中元やお歳暮として、取引先に5万円程度のギフトセットを送った
・自社主催の接待で送迎のタクシー代を5万円分支払った

自社が主体となって取引を接待する場合に限り、交際費として認められるといえるでしょう。

タクシー代の勘定科目の注意

ここからは、タクシー代の勘定科目を振り分ける際の注意点について解説していきます。とくに、交通費なのか接待なのかという点は、税率が大きく変化するだけでなく、税務署の調査時も明確な説明が必要です。

接待扱いは自社が主催した場合のみ

タクシー代が接待費になるのは、自社が主催し取引先を接待した場合のみです。それ以外は交通費となります。資本金1億円以下であれば、 上限金額である800万円を超えるパターンはレアケースであるものの、どこまでが範囲なのかが決まっています。

システムやツールがなければ領収書必須

タクシー代に関しては、領収書が必須だといえます。接待や交通費といった勘定科目の区分に関係なく、クレジットカードや連携している経費精算システムやツールがなければ、領収書が経費の証明書となるためです。

領収書がなかった場合も使用用途や区間などを明示する申請書を提出することになるため、社内の環境をある程度把握しておく必要があります。

交際費と交通費を間違えない

経理担当者の知識にもよるものの、交際費と交通費は前世は全くの別物です。仮に、交際費であったものを交通費として申請してしまった場合には、利益の総額が変わってくるだけでなく、税務署からも指摘されることになります。

この場合、前述した経費精算システムやクレジットカードなどであれば履歴を遡れるため、特に問題はありません。しかし、手動で保存していた場合は、書類によって「ビジネスに関係のあるコストだった」と証明する必要があります。

まとめ

タクシー代の勘定科目は、交通費か交際費のどちらかに分かれるといえます。その上で交際費としてカウントされるのは、自社が主催して接待した場合のみです。事業規模によっても交際費が適用できるかどうかが変化します。

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