領収書の意味とは？再発行の可能性や代替できる書類について解説

領収書をもらう意味

間違えた商品を購入した場合、一般的には領収書やレシートが手元にないと、商品の交換に応じてもらえません。それは、領収書が「お金を支払った」ことの証明になるためです。

特にビジネス上では金銭の支払いは大きな意味を持つため、領収書を重要な書類の1つだと考えている人も多いでしょう。

ここでは、領収書の意味や必要な記載項目などについて詳しく解説します。

領収書の保存期間や保管方法が知りたい方はこちらです。

支払いの証拠として有効

商品やサービスに対して金銭を支払った場合、受領の証明として領収書が発行されます。

金銭を支払った方は、領収書を受け取ることにより、確実に金銭を支払ったことが証明されます。

領収書がないと、金銭を支払った事実を客観的に証明できません。そのため、領収書を保管していないと、二重請求や過払いの防止が難しくなります。

また、会社で従業員が経費の立替を行う際も領収書は大切な意味を持ちます。領収書の提出により、経理部では本当にその従業員がこの金銭を支払ったことの証明とみなすことが可能です。

経費精算の折に、領収書（またはレシート）の提出を義務付けている企業は多く見られます。

会社としても税務調査や社内監査が入った折に、領収書がないと金銭の支払いの事実を客観的に証明することが難しくなる場合があります。

5つの項目を満たす必要がある

領収書に必要なのが次の5項目です。発行する場合も受取る場合も、これら5項目が揃っていることを確認しておきましょう。

領収書であることがわかるように、書類内にかいておかなければなりません。通常、上部の左側または中央に記載します。

・発行者：商品やサービスを提供した企業名や店舗名、住所、電話番号などを記載
・発行日：実際に金銭の授受が行われた日付を記載
・金額：実際に受け取った金額（消費税込み）を記載。改ざんできないように、数字の頭に「￥」「金」、末尾に「ー」「也」などを記入する。特に手書きの場合は、改ざん防止のために漢数字を用いることもある
・商品内容（但し書き）：提供した商品やサービス名を記載。具体的な方が好ましい。商品数が多い場合などは一番高価なものを記載して他〇件などと省略してもよい
・宛名：一般的には金銭の支払い者の宛名を記載

なお、5万円以上の領収書には収入印紙を貼り、割印を押さなければなりません。収入印紙の金額は、領収書の金額により異なります。

領収書にハンコが必要かどうかについて、詳しくはこちらです。

氏名は無記名でも問題はない

領収書の宛名欄は、支払者に企業名や氏名などを確認し、正式名称で記載するのが一般的です。（株）、(有)などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと丁寧に書きます。

「上様」や無記名であった場合でも、領収書として問題なく金銭の授受を証明できます。一般的に、それほど取引金額が高くない場合は無記名でも問題ありません。

ただし、税務調査や社内監査などの際、事実関係の確認できる書類としてより客観性が高いと考えられるのは、宛名の書かれた領収書です。

不要なトラブルを避けるためにも、可能な限り受領する領収書には会社名などを記載してもらうようにしておくとよいでしょう。

領収書の代わりに使用できる書類

税法上、領収書は7年の保管が義務付けられています。しかし、領収書が発行してもらえずに困ることもあるでしょう。

ここでは、領収書の代わりに使用できる書類などを4つ見ていきます。

振込明細書

銀行などの金融機関で振り込みをした場合、振込明細書（振込金受取書）が発行されます。これは、金融機関が発行する書類ですので厳密には領収書ではありませんが、支払い証憑として代用できます。

同様に、預金口座から振込を行った場合は預金通帳に記載された記録で、領収書の代用が可能です。

クレカ明細

クレジットカードを使用した時に発行される利用明細書に、下記の項目が記入されている場合、領収書の代用として使用できます。

・店名
・購入した日付
・商品名などの但し書き
・金額
・購入者の氏名

また、クレジットカード会社が送付する請求明細書は、支払いを裏付ける書類として認められます。

ETC利用明細書が領収書の代わりになるかどうかについて、詳しくはこちらです。

オンライン取引の確認メールなど

オンライン取引をした場合、確認メールや取引画面の画像が支払いの証明になります。取引画面はキャプチャー画像などで残しておきましょう。

なお、納品書は領収書の代用にはなりません。

交通系ICカードを利用した場合

交通系ICカードを利用した場合、領収書は発行されません。このような場合は、パソコンなどで利用履歴を印刷し領収書の代わりとして使うことができます。

領収書の再発行は拒否されるケースもある

領収書を紛失した際、発行元に再発行を依頼できるかどうか気になることもあるでしょう。

支払いを受けた際に領収書の発行を依頼された場合、依頼された側は領収書を発行しなければなりません。しかし、再発行に関してはそのような義務はありません。

領収書は金銭の授受が完了したという証明書です。そのため、再発行することにより、その領収書が架空計上などに不正使用される可能性が浮上します。

自社が発行した領収書が不正利用されると、発行した側も「有印私文書偽造罪」に問われることがあるため注意しましょう。

領収書再発行の請求を巡るトラブルに巻き込まれないために、一般的には領収書に「領収書の再発行はできません」という旨が記載されています。

領収書の発行ができない場合の対処方法

店舗によっては、領収書が発行できないと言われることもあるでしょう。そのような場合の対処法について見ていきます。

レシートの活用

レシートは領収書と同等の書類です。また、領収書とレシートを比較した場合、レシートの方が一つずつの商品名が詳しくわかるため、領収書以上に信頼性の高い書類と言えるでしょう。

ただし、多くの場合レシートは感熱紙に印刷されているため、長い間保管すると文字が消えることがあります。

特に、感熱紙の文字が消える要因となるものは、光・熱・水分・アルコールなどがあります。レシートの印字は一度消えると再生できません。文字が消えないよう、風通しが良く涼しい場所で保管するよう心がけましょう。

領収書の保管義務は7年間です。文字が消えそうなレシートがあった場合、コピーを取っておくなどの対策を行いましょう。

出金伝票の活用

領収書がない場合、出金伝票を活用します。出金伝票とは企業から現金などを支払った取引を記録する伝票です。

出金伝票には以下のことを記載します。
・取引が発生した日付
・支払先
・適用
・金額
・勘定科目

特に、冠婚葬祭の慶弔費や電車・タクシーなどの交通費、自動販売機の飲み物代などで領収書の発行ができないときに、利用するとよいでしょう。

ただし、領収書と比較すると客観的な証明には欠けます。客観性をあげるためには、「冠婚葬祭時の会葬御礼」や「電車やタクシーを使った出張スケジュール」など、金銭支払いの必要性がわかる書類を添えておきましょう。

法人クレジットカードの活用

法人クレジットカードを利用した場合、基本的に領収書の添付は不要です。クレジットカード決済は信用取引となり、その場でお金をやりとりしていないためです。

法人クレジットカードを利用すると、従業員と経理との間で小口現金をやり取りする手間を省くことにもつながります。従業員も都度現金を持ち出さなくていいので、負担が減少します。

また、法人クレジットカードは会計ソフトとの自動連携が可能なものも少なくありません。

領収書の管理や、経費立替処理の手間などが激減するため、法人クレジットカードの利用を検討してみてもよいでしょう。

法人向けクレジットカードについて、詳しくはこちらです。

まとめ

領収書は商品やサービスの提供と引き換えに、金銭の授受を行ったことを証明するための書類です。

不正使用につながることがあるため、再発行をしてもらえないのが一般的です。領収書はなくさないよう大切に保管しておきましょう。

なお、法人クレジットカードを利用した場合、基本的に領収書は不要になります。領収書の管理が大変だと感じている担当者の方は、法人クレジットカードの利用を検討してみてもよいでしょう。

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