経費精算のキャッシュレス化｜メリットや方法をご解説

経費精算業務におけるキャッシュレスが必要な理由とは

経費精算業務のキャッシュレス化が求められる理由として、以下の2点がポイントとなります。

• リモートワークによる影響
• 電子帳簿保存法の改正

コロナ禍でリモートワークが進みました。しかし、経費精算を現金で行なっていると、申請書の作成や経理とのやり取りのために出社の必要がでてきます。経費の支払いをキャッシュレスにすることで出社の回数を減らすことが可能です。

また、電子帳簿保存法が改正され、領収書がなくても利用明細データのみで経費精算ができるようになりました。利用明細データであれば領収書のように紛失などのリスクがなくなるため、キャッシュレスにして業務効率化を進めたいと考える企業が増えています。

経費精算業務とは

経費精算業務は以下のような流れで行います。

1. 従業員が申請書を作成し、領収書などを添付し提出
2. 経理が内容を確認し、仕訳をする
3. 従業員に支払う

多くの場合、申請書を提出する前に上長承認が必要になります。

申請書には以下のような内容を記入します

• 目的
• 利用日時
• 商品名や交通費の経路
• 料金

現状の経費精算業務の問題点

現状の経費精算業務ではいくつかの問題点があります。次の内容を是非確認してみてください。

計算のミスや領収書の紛失がある

申請書作成時に起きる主なミスは、次の3つです。

• 記入漏れ
• 計算ミス
• 領収書の紛失

申請書に記入漏れがあると、差し戻しになるため手続きに時間がかかります。記入する際には全ての必要事項に記入されているか、経費精算すべき経費を全て記入したか、計算にミスはないかをチェックしながら作成します。

また、従業員は領収書を紛失しないように気をつけていると思いますが、紛失リスクをゼロにすることは難しいです。領収書は再発行できない場合もあります。

手数料などのコストがかかる

従業員に対して振り込みで支払いをする場合、手数料などのコストがかかります。1回ずつはそれほど大きなコストではありません。しかし、頻繁に振り込みがある企業ほど影響がでやすいでしょう。

現金管理が必要

多くの企業では「小口現金」と呼ばれる少額の現金を社内に置いておき、経費の精算に当てています。現金を管理する場合は帳簿と残高が合っているか確認し、合っていなかったらレシートや領収書の再確認をする必要があります。数百円のズレを修正するために、経理のスタッフが数時間かけて調べる可能性もあるのです。

また、必要な金額を手元に置いておけるように定期的に銀行へ出向き、出金作業をする必要もあります。

経費精算をキャッシュレス化するメリット

経費精算をキャッシュレスにすると以下のようなメリットがあります。

業務の効率化を図ることができる

業務の効率化とは「ムリ、ムダ、ムラ」を省くことや減らしたりすることです。経費精算をキャッシュレスにすると、業務の効率化を図れる可能性があります。一部を紹介します。

• 小口現金を引き出す業務の削減
• 小口現金管理のための帳簿記入業務の削減
• 申請書作成時の管理者承認や、各担当者の押印
• 利用明細データを経費計算ソフトに取り込める

キャッシュレスにすることで社内での小口現金の管理業務が減ります。現金管理が負担になっている企業にとっては大きなメリットです。また、経費計算ソフトにデータを取り込むことも可能なので、入力時間を削減できます。

申請ミスを防止できる

経費の支払いをキャッシュレスにすると、使用履歴を簡単に確認できるようになるので、申請ミスを防止しやすくなります。また、利用明細のデータを経費計算ソフトに取り込むことで入力時のミスや計算ミスを減らすことが可能です。

コストの削減ができる

コスト削減には次のことが関係します。

• 業務効率化によってコスト削減
• ポイント利用によって、安価に購入可能

業務効率化は、特に人件費のコスト削減に影響します。また、キャッシュレスによってペーパーレスも可能になる場合があり、小さな金額ですが紙やインクのコストが削減可能です。

クレジットカードを使ったキャッシュレス方法なら、使うたびにポイントやマイルを貯められます。貯まったポイントを利用して必要なものを購入したり、マイルを出張費用の一部にあてたりすると、コストを抑えることが可能です。

企業が経費精算をキャッシュレス化する方法

キャッシュレスにするには、電子マネーとクレジットカードの利用を組み合わせるのがおすすめです。

電子マネーの普及

日常生活で電子マネーを使う機会が増え、多くの人が何かしらの電子マネーを利用しています。特に利用者が多いのは交通系の電子マネーです。

外回りの従業員の交通費精算が課題になっているのであれば、交通系ICカードを導入してキャッシュレス化することによって交通費精算の効率化ができます。カードリーダーや駅の券売機を使って利用履歴が確認でき、カードリーダーを使った方法では経費計算ソフトに直接データを取り込むことも可能です。

また、車での移動が多い企業ではETCカードの利用もおすすめします。

法人向けクレジットカードの利用

法人向けクレジットカードは、複数枚の発行が可能です。必要な社員に貸与し、それぞれが経費を法人用クレジットカードで支払えば、立替の精算は不要になります。

法人用クレジットカードは使用者を指定してあり、複数人で使い回すことはできません。また、利用履歴を確認する際に、どのカードを利用したのかを確認できるのもポイントです。

法人用クレジットカードでは使いすぎや不正利用が起こらないように、従業員への注意喚起が大切になります。

法人用プリペイドカードを利用するのも良いでしょう。プリペイドカードは事前に専用口座からチャージして利用します。法人用クレジットカードよりも審査が易しく、限度額が設定されているので使いすぎや不正利用を防止しやすいのがメリットです。管理画面からのチャージが可能なので、交通系ICカードのように端末の場所まで行ってチャージする必要はありません。

既存システムと連携できるsmartGo® Staple

NTTコミュニケーションズが提供するsmartGo® Stapleは、キャッシュレス、ペーパーレス、立替レスの経費精算システムです。

モバイルSuicaと法人用プリペイドカードのStapleが連携したシステムで、次のような業務を省いたり自動化したりできます。

• 交通費の申請はモバイルSuicaで改札を通れば自動的に完了
• 交通費はシステムが自動でチェック
• 経費申請はレシート領収書を写真に撮って送信
• 既存の経理システムと連携

交通費の経費精算は、ほとんど全てが自動で完了します。私的な利用かどうかのチェックも自動でできるので、交通費の精算が多い企業では業務効率がアップします。交通費以外の申請はレシートなどを撮影します。プリペイドカードの利用履歴がそのままかデータベースに反映されるので、申請のミスや不正利用がなくなります。

使いやすいユーザーインターフェースで既存のシステムと連携できるので、導入の際に大きな混乱がないのもメリットです。

まとめ

経費精算のキャッシュレス化により、業務効率のアップが期待できます。特に小口現金の管理や交通費精算の多さが課題になっている企業では効果が大きいです。

法人がキャッシュレス化をする方法としては、交通系ICカードの利用と法人向けクレジットカードやプリペイドカードを組み合わせる方法がおすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleはキャッシュレス、ペーパーレス、立替レスの経費精算システムです。モバイルSuicaと法人用プリペイドカードのStapleが連携しており、さまざまな業務を自動化できます。

既存のシステムとの連携も可能で使いやすいユーザーインターフェースなので、導入時に長時間の研修などが必要ないこともポイントです。新しいシステムを使いこなせるか心配な方にもおすすめします。