従業員のモチベーションアップを妨げるものとは

リモートワークで働き方の選択肢が増え、在宅とハイブリッドワークが主流になりました。その分、不便なことが増えてちょっとしたストレスを感じていませんか。

その理由のひとつが固定電話です。固定電話にはこんな不便なことがあります。

・席にいないと電話が取れない　―事務担当者―
バックオフィスの業務では電話番のためにオフィスから出られない、在宅勤務ができないという話をよく聞きます。担当者が離席してどこにいるかわからないと電話を取り次ぐこともできません。

・外出先でオフィスにかかってきた電話にすぐ対応できない　―営業担当者―
固定電話だと、営業担当者は外出先でオフィスにかかってきた電話を取ることができません。すぐに対応できず、取引先を待たせた経験がある方も多いのではないでしょうか。

・設定変更や全体の使用状況の把握が大変　―総務担当者（電話管理者）―
総務担当者は組織変更や人事異動のたびに内線番号を変更するために電話機のある拠点へ出張したり、業者の手配をしたりしなければなりません。また固定電話の使用状況を見える化することが難しいため、部門や従業員ごとの利用実態を把握することができず、リソース計画を立てるのが難しいという問題もあります。

Web会議やチャットツールで場所を選ばずにコミュニケーションができる環境が整備されているのに、固定電話だけ取り残されている状態です。働く人のモチベーションを阻害しないためにも、このモヤモヤを解消しなければなりません。

固定電話をクラウド化してストレスフリーに

固定電話のモヤモヤを解消するのが、シスコのクラウド電話ソリューション「Webex Calling」です。代表電話や部門電話をPCやスマホから受発信できるため、場所を選ばず電話ができます。

・どこにいても着信・転送できる
固定電話は構内にPBXを設置して電話機を配線するため、電話機がある場所にいないと受電することができません。PBXをクラウド化すれば、インターネットさえ繋がっていれば会社にかかってきた電話をどこにいても着信・転送できます。電話番でオフィスから出られない、ということもなくなります。

・スマホ1台で複数の電話番号を利用できる
既存の携帯番号以外に、Webex Callingアプリを利用することで固定電話、IP電話など、さまざまな電話番号をスマホ1台で発着信できます。外出中で、折り返しが必要だったお客さまからの電話にもすぐに応答できるため、ビジネスチャンスが広がります。

・設定変更や全体の使用状況を簡単管理
人事異動や組織変更に伴う内線番号の変更や使用状況の把握は、クラウドの管理ポータルから簡単にできるようになります。設定変更のたびに必要となっていた出社や出張、業者への作業依頼も不要です。

オフィスで働いている人も、自宅で働いている人も、外出が多い人も便利になり、電話管理も簡単になるクラウド電話は、新時代のオフィスのあり方に寄り添ったツールと言えるでしょう。

Webex Callingがもたらす 4つのメリット

Webex Callingは、クラウド上からPBX機能を提供することで、スマホやPCから信頼性の高い固定電話を使えます。050番号だけでなく、東京「03」大阪「06」といったこれまで使用している会社の電話番号で発着信が可能です。

Webex Callingには次のようなメリットがあります。

・メリット1：複数デバイス着信やグループ着信でお客さまを待たせない
固定電話とPC・スマホのどちらでも着信できます。また、グループ着信機能により、誰がどこにいてもオフィスにかかってきた電話をメンバー全員で対応することが可能です。

メリット2：スマホでも信頼ある固定電話番号が使える
自宅や外出先でお客さまと電話する際に、会社の電話番号を使って発着信が可能です。勤務時間以外は会社の電話を着信しないなど個別設定ができるため、スマホ1台でもしっかりと仕事とプライベートを区別できます。

メリット3：固定電話に関わるさまざまなコストを削減
Webex Callingのランニングコストは1日1人あたり缶コーヒー1本以下です。また、構内に置いていたPBXや配線が不要となり、固定電話機を廃止する場合は、設置に関わる工事費、保守費も削減できます。また、Webex Callingはクラウドサービスのため、資産計上や減価償却の必要もありません。

メリット4：電話管理者の運用負荷を大幅削減
電話管理者は、拠点ごとにバラバラに管理していた設定情報や利用状況をクラウドの管理画面から一元管理できるようになります。これまで人事異動やレイアウト変更の際は、現地での作業や業者への手配が必要でしたが、Webex Callingはこうした工数も大幅に削減できます。

このようにメリットを見るとWebex Callingは企業における電話環境の利便性を高めるだけでなく、コストを効率化できることがわかります。働く場所が多様化していく中で、Webex Callingによる固定電話のクラウド化は、従業員が高いモチベーションで仕事ができる環境づくりの重要な要素になっていると言えるでしょう。

進化した令和のクラウド電話はココが違う！

実は、クラウド電話は決して新しいテクノロジーではありません。しかし従来のクラウド電話は「音質が良くない」「短縮ダイヤルが使えず不便」「セキュリティが心配」といった課題があり、過去に採用を見送った企業も少なくありませんでした。もし当時と同じイメージを持っているなら、ぜひもう一度クラウド電話を検討してみてください。令和のクラウド電話はこれだけ進化しています。

・通話品質の進化
コーデック（音声データの圧縮技術）の進化により、以前に比べて大音量の音声データを高速で通信できるようになり、通話品質が向上しています。さらにWebex Callingはノイズキャンセリングを標準搭載しており、周囲が騒がしくても通話の相手に自分の声だけを届けることができます。

・使い勝手の進化
Webex Callingは既存の固定電話と同じように短縮ダイヤルなどをボタンへ設定できるIP電話が利用可能です。クラウドの利便性がありつつ、固定電話の使い勝手の良さもカバーしています。オフィス内では使い慣れた固定電話で、外出中はスマホで、といった使い分けもできます。

・セキュリティの進化
「クラウドはセキュリティが心配」というのは過去の話です。シスコが提供するWebex Callingは、セキュリティ対策に多額の投資をしています。音声データの暗号化技術も進化しており、安心して利用できます。

固定電話は高品質で高い安定性を誇る技術ですが、クラウド電話も追いつきつつあります。従来の課題をクリアし、固定電話と同等かそれ以上の品質・機能を提供するサービスも登場しています。今後さらに技術が進化すれば、クラウド電話の価値もますます高まることでしょう。

段階的な移行も可能。実績豊富なNTTコミュニケーションズが手厚くサポート

「クラウド電話の利便性は魅力だけど、一気に移行するのは不安…」と考える企業も多いかもしれません。NTTコミュニケーションズでは多数の導入実績を持ち、段階的な移行や既存の電話環境とWebex Callingを併用するハイブリッド環境の構築にもノウハウを持っています。

自社の環境に合わせWebex Callingを無理なく導入し、働くのがもっと楽しくなるオフィスづくりに取り組んでみませんか？